Dokumente sicher archivieren, finden und fristgerecht teilen
4docs.net ersetzt Papierablage und lose Ordnerstrukturen. Sie laden ein Dokument hoch, legen es in der Registratur ab und geben es mit Ablaufdatum frei. Alles bleibt an einem Ort und lässt sich wiederfinden.
- Ablage nach Ablageplan, Dokumente nach Abschluss unveränderbar
- Volltextsuche in digitalen Dokumenten
- Löschvorschlag bei Fristablauf, Entscheid durch eine Person
Was ist ein Dokumentenmanagementsystem (DMS)?
Ein Dokumentenmanagementsystem ist die Anwendung, in der ein Unternehmen seine Dokumente elektronisch führt: Es erfasst sie, ordnet sie nach einem Ablageplan ein, schickt sie in einen Freigabeprozess, durchsucht sie nach ihrem Inhalt und bewahrt sie so lange auf, wie es die gesetzlichen Vorgaben verlangen. Es ersetzt die übliche Mischung aus Ordnerregal, Netzlaufwerk und einem nebenher geführten Eingangsbuch in Excel.
4docs.net ist ein System dieser Art für Schweizer Unternehmen: elektronische Ablage mit Versionen, Registratur mit automatischer Registriernummer, Freigabeprozess mit Frist pro Schritt, Volltextsuche in digitalen Dokumenten und Aufbewahrungsfristen, die je Dokumentart hinterlegt und überwacht werden.
Was Sie mit 4docs.net tun können
Sechs konkrete Aufgaben, die Sie in derselben Anwendung erledigen, ohne Dateien von einem Werkzeug ins andere zu exportieren.
Sie legen Dokumente strukturiert ab, nicht im Netzlaufwerk
Dokumente werden nach Ablageplan geordnet — nach Bereich, Dokumentart und Vorgang, nicht in einem Ordnerbaum, der nach der Person benannt ist, die zuletzt gespeichert hat. Nach der Ablage werden sie nicht mehr überschrieben: Eine Korrektur entsteht als neue Version, die mit der bisherigen verknüpft bleibt.
Sie führen Ihr Ein- und Ausgangsregister
Jedes eingegangene oder versandte Dokument erhält automatisch eine fortlaufende Registriernummer mit Datum und Uhrzeit. Stornierte Einträge bleiben im Register sichtbar, und Übergabelisten entstehen direkt aus dem Register.
Sie schicken Dokumente in einen Freigabeprozess
Sie legen je Dokumentart fest, wer freigibt, in welcher Reihenfolge und innerhalb welcher Frist. Der Stand ist in Echtzeit sichtbar, und bei Abwesenheit setzen Sie eine Stellvertretung ein.
Sie suchen im Inhalt, nicht im Dateinamen
Digitale Dokumente mit Text finden Sie über einen Betrag, eine Rechnungsnummer oder einen Firmennamen, der darin steht. Gescannte Dokumente ohne Textebene finden Sie über ihre Metadaten.
Sie halten Aufbewahrungsfristen ein
Jede Dokumentart hat ihre Frist, die automatisch überwacht wird. Bei Ablauf erhalten Sie einen Löschvorschlag. Gelöscht wird erst nach dem Entscheid einer verantwortlichen Person.
Sie geben Zugriff, keine Kopien per E-Mail
Rechte nach Rolle und Links mit Ablaufdatum. Jeder Zugriff, jede Freigabe und jede Löschung bleibt im Zugriffsprotokoll stehen.
Was Sie gewinnen — und womit Sie rechnen sollten
Vorteile
- Sie finden jedes Dokument in Sekunden, auch ältere digitale Dateien, weil die Suche im Inhalt läuft.
- Die Registriernummer vergibt das System: das parallel in Excel geführte Register entfällt.
- Die Aufbewahrungsfristen überwacht die Anwendung, nicht das Gedächtnis einzelner Mitarbeitender.
- Dokumente kursieren nicht mehr als E-Mail-Anhänge: Es gibt eine Version, mit vollständiger Historie.
- Bei einer Revision oder Steuerkontrolle haben Sie sofort die Liste der Dokumente, wer sie geöffnet hat und wann.
- Der Platzbedarf für Ordner im Büro und die Fahrten ins externe Archiv gehen deutlich zurück.
Grenzen, die Sie kennen sollten
- Die Übernahme des bestehenden Archivs kostet Zeit: Scannen und Indexieren von Papierakten ist echte Arbeit, intern erledigt oder an einen Dienstleister vergeben.
- Gescannte Dokumente werden nicht automatisch durchsuchbar. Ohne Textebene bleiben Suche und Ablage auf Metadaten und eine Kontrolle von Hand angewiesen.
- Der Ablageplan muss einmal sorgfältig festgelegt werden. Wer ihn improvisiert, findet Dokumente danach kaum schneller wieder.
- Nicht jedes Original lässt sich durch einen digitalen Eintrag ersetzen. Welche Papierunterlagen Sie behalten müssen, klären Sie mit Ihrer Treuhand- oder Revisionsstelle. Die Verantwortung für die Aufbewahrung bleibt bei Ihrem Unternehmen; die Software übernimmt sie nicht.
So funktioniert 4docs.net in 4 Schritten
Sie bauen Ihren Ablageplan auf
Sie beschreiben Ihre Dokumentarten — Eingangsrechnung, Lieferschein, Personaldossier, Vertrag, Korrespondenz mit Behörden — und hinterlegen zu jeder die Aufbewahrungsfrist. Sie starten mit einer Vorlage und passen sie an Ihr Unternehmen an.
Sie erfassen den Eingang und laden Dokumente hoch
Jedes ein- und ausgehende Schreiben erhält automatisch eine Registriernummer, ein Datum und eine zuständige Abteilung. Gescannte Dokumente sind nicht automatisch durchsuchbar: Dafür brauchen sie eine Textebene oder eine Kontrolle von Hand.
Sie geben es im Freigabeprozess frei
Sie legen den Weg je Abteilung fest. Jeder Schritt hat eine verantwortliche Person und eine Frist, und der Stand des Dokuments ist in Echtzeit sichtbar, ohne dass man per E-Mail nachfragen muss.
Sie bewahren auf und löschen danach kontrolliert
Läuft die Frist ab, schlägt das System die Löschung vor. Gelöscht wird erst nach dem Entscheid einer verantwortlichen Person, und der Vorgang bleibt im Zugriffsprotokoll vermerkt.
4docs.net im Vergleich zu anderen Wegen, das Firmenarchiv zu führen
Jede Lösung hat ihren Platz. Die Tabelle vergleicht, worauf es ankommt, wenn Sie einen alten Beleg suchen oder wenn eine Revision ansteht.
| Kriterium | 4docs.net | Ordner auf Server oder Netzlaufwerk | SharePoint | Papierarchiv beim externen Dienstleister | Klassisches DMS im eigenen Haus |
|---|---|---|---|---|---|
| Automatische Registriernummer | Ja, bei jedem Ein- und Ausgang | Nein — von Hand, meist in einer Tabelle | Ja, aber nur mit eigener Einrichtung | Ja, im Papierregister | Ja |
| Suche im Inhalt des Dokuments | Ja, bei digitalen Dokumenten mit Textebene | Nur über den Dateinamen | Ja, mit passender Konfiguration | Nein — gesucht wird im Übergabeverzeichnis | Meist ein eigenes, separat lizenziertes Modul |
| Aufbewahrungsfristen automatisch überwacht | Ja, nach Ablageplan | Nein | Ja, über Richtlinien, die eine Administration einrichtet | Ja, geführt vom Dienstleister | Ja, nach Einrichtung |
| Freigabeprozess mit Fristen | Ja, enthalten | Per E-Mail, ohne Nachverfolgung | Ja, mit separat gebauten Abläufen | Nein | Ja |
| Zugriffsprotokoll je Dokument | Ja, bei jeder Öffnung | Nur über die Ordnerrechte | Ja | Ausleihbuch auf Papier | Ja |
| Was der Start voraussetzt | Ein Konto und den Ablageplan des Unternehmens | Nichts — die Unordnung bleibt | Lizenzen, Einrichtung und eine Administration | Lagervertrag, Transport, Wartezeit bei Abruf | Server, Lizenzen, Einführungsprojekt |
SharePoint und im Haus installierte DMS-Systeme decken ähnliche Bedürfnisse ab, verlangen aber Lizenzen, Einrichtung und eine zuständige Administration. Ein externes Archiv bleibt sinnvoll für Papieroriginale, die aufbewahrt werden müssen. Welche Papierunterlagen Sie behalten müssen, klären Sie mit Ihrer Treuhand- oder Revisionsstelle; 4docs.net nimmt Ihnen diese Prüfung nicht ab.
Zum Leitfaden: Dokumentenmanagement im UnternehmenWo die meisten Dokumente zusammenkommen
Das Papieraufkommen ist nicht überall gleich. In den Branchen unten kostet ein unauffindbarer Beleg abrechenbare Zeit, ein Bußgeld oder einen Tag Verzug. Für jede löst 4docs.net etwas anderes.
Zu den LeistungenTreuhand und Revisionsstellen
Die Mandantenakte bleibt vollständig und durchsuchbar — ohne Bundesordner im Regal und ohne Archiv im Keller.
Bau und Handwerk
Baubewilligungen, Abnahmeprotokolle und Bautagebücher bleiben bei dem Projekt, zu dem sie gehören.
Transport und Logistik
Lieferscheine und Frachtpapiere findet man über die Nummer oder den Inhalt — nicht über die Kiste im Lager.
Gesundheit und Soziales
Unterlagen der Institution und der betreuten Personen sind nach Rolle zugänglich, und jede Öffnung bleibt im Protokoll stehen.
Öffentliche Verwaltung und Gemeinden
Der digitale Posteingang und -ausgang vergibt seine Nummern selbst, und Bearbeitungsfristen laufen automatisch mit.
Industrie und Fertigung
Datenblätter, Prüfberichte und Arbeitsanweisungen zirkulieren nur in der zuletzt freigegebenen Fassung.
Handel und Filialbetrieb
Lieferantenbelege und Unterlagen aus den Filialen laufen ins selbe Register, unabhängig davon, wer sie einscannt.
Professionelle Dienstleistungen
Projektakten, Protokolle und Schriftverkehr werden je Kunde archiviert, mit vollständiger Historie.
4docs.net im 4b2b-Netzwerk
Das Dokumentenarchiv steht neben den Anwendungen, die Sie bereits nutzen: Dokumente werden im Panel hochgeladen oder aus einem Ordner importiert, erhalten eine Nummer, eine Frist und einen Freigabeweg, und Erinnerungen zu Fristen und Freigaben kommen per SMS oder WhatsApp – nur wenn Sie dem ausdrücklich zugestimmt haben. Alle 4b2b-Plattformen ansehen
- Es kommt aus mehreren Wegen hereinEin gescanntes PDF, eine im Panel hochgeladene Datei, ein Massenimport aus einem Ordner oder ein Upload-Link, über den ein Absender eine Datei übermittelt — das Dokument landet im selben Register, mit derselben Registriernummer.
- Es bleibt eine einzige VersionAnhänge kreisen nicht mehr. Kollegen erhalten einen Link zum Dokument, mit den Rechten ihrer Rolle, und die Historie bleibt vollständig.
- Fristen bleiben im BlickAufbewahrungsfristen und Fälligkeiten sind im Panel sichtbar. Wenn Sie die Benachrichtigungen aktivieren, erhält das Unternehmen vor Ablauf einer Frist eine SMS oder eine WhatsApp-Nachricht.
Sie finden das Dokument über seinen Inhalt, nicht über den Dateinamen
Die Suche umfasst den Text, der bereits im Dokument steht: digitale Dateien und PDFs mit Textebene. Scans ohne Textebene werden nicht automatisch gelesen und brauchen eine Textebene oder eine manuelle Prüfung. Sie tippen einen Betrag, einen Lieferantennamen oder eine Nummer von einem fünf Jahre alten Blatt ein und erhalten das Dokument, die Seite und die Akte, in der es liegt — auch für digitale Dateien, die vor Ihrem Wechsel zu 4docs.net hochgeladen wurden.
Gesucht wird ausschließlich in Dokumenten, auf die Ihre Rolle Zugriff hat.
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