Arquivo digital de documentos para empresas no Brasil
Notas fiscais, contratos e pastas de RH ficam organizados em um só lugar. Você encontra qualquer arquivo em segundos e envia ao contador um link que expira na data que você escolher.
- Plano de classificação com prazo de conservação por tipo de documento
- Pesquisa de texto em documentos digitais com camada de texto
- Eliminação sugerida ao fim do prazo, decidida por uma pessoa
O que é um sistema de gestão eletrônica de documentos (GED)?
Um sistema de GED é o programa em que a empresa guarda os seus documentos em formato eletrônico: registra cada documento, organiza-o por um plano de classificação, encaminha-o para aprovação, pesquisa o conteúdo e mantém cada um pelo prazo de conservação exigido. Ele substitui a combinação habitual de pastas de papel, uma pasta compartilhada no servidor e um livro de protocolo mantido numa planilha.
O 4docs.net é um sistema desse tipo, pensado para empresas no Brasil: arquivo eletrônico com versões, protocolo com número automático, fluxo de aprovação com prazo em cada etapa, pesquisa de texto nos documentos digitais e prazos de conservação definidos por tipo de documento. Ele organiza e controla o arquivo; não substitui as obrigações fiscais, trabalhistas ou contábeis da empresa.
O que você pode fazer com o 4docs.net
Seis tarefas feitas no mesmo sistema, sem trocar arquivos entre várias ferramentas.
Você arquiva de forma organizada, não numa pasta de rede
Os documentos ficam em versões e organizados pelo plano de classificação da empresa. Depois de arquivado, nada é sobrescrito: uma correção vira uma nova versão, ligada à anterior, e o original continua no arquivo.
Você mantém o protocolo de entradas e saídas
Cada documento recebido ou enviado recebe número de protocolo automático, com data e hora. Os registros cancelados continuam visíveis, e as listagens de entrega saem direto do protocolo.
Você envia documentos por um fluxo de aprovação
Você define quem aprova, em que ordem e até quando. Se o responsável estiver ausente, a aprovação vai para o substituto indicado, e os processos atrasados aparecem numa lista própria.
Você pesquisa pelo conteúdo, não só pelo nome do arquivo
Nos documentos digitais que já têm texto, você encontra um número de nota, o nome de um fornecedor, um CNPJ ou uma frase escrita no documento. Digitalizações sem camada de texto precisam de conferência manual.
Você acompanha os prazos de conservação
Cada tipo de documento tem o seu prazo. Ao vencer, o sistema sugere a eliminação, e a decisão é de uma pessoa, registrada no histórico.
Você dá acesso controlado, sem cópias por e-mail
Permissões por perfil e links com data de validade. Cada abertura fica registrada no histórico de acessos.
O que você ganha e o que precisa considerar
Vantagens
- Você encontra qualquer documento em poucos segundos, inclusive os digitalizados que já têm texto, porque a pesquisa é feita no conteúdo.
- O número de protocolo é atribuído pelo sistema, e a planilha paralela de entradas deixa de ser necessária.
- Os prazos de conservação são acompanhados pelo sistema, e não pela memória de uma pessoa da equipe.
- Os documentos deixam de circular como anexos de e-mail: existe uma versão válida, com histórico.
- Diminuem o espaço físico ocupado por pastas e o custo de guardar papel em depósito externo.
- Numa fiscalização, você tem na hora a lista dos documentos, quem abriu cada um e quando.
Limites que você deve conhecer
- Digitalizar o arquivo antigo dá trabalho. A digitalização e a indexação dos papéis são uma etapa real, feita pela equipe ou por um prestador de digitalização.
- O reconhecimento automático de texto (OCR) não está disponível para português. Imagens escaneadas precisam de camada de texto ou de conferência manual antes de serem pesquisadas pelo conteúdo.
- O plano de classificação precisa ser pensado com cuidado. Se for improvisado, encontrar os documentos continua tão difícil quanto antes.
- O 4docs não substitui os procedimentos da sua empresa e não torna um documento válido por si só. Os originais que a lei ou o seu contador exigem em papel precisam continuar guardados como tal.
Como funciona o 4docs.net, em 4 passos
Você monta o plano de classificação
Liste os tipos de documento que de fato circulam na empresa, como notas fiscais recebidas, contratos, folhas de pagamento, atas e correspondência com órgãos públicos, e defina para cada um o prazo de conservação e a regra de eliminação. Você pode partir de um modelo e ajustá-lo à realidade da empresa; o contador ajuda a confirmar os prazos.
Você registra a correspondência e envia os documentos
Cada documento que entra ou sai recebe automaticamente número de protocolo, data, hora e setor responsável. Documentos digitalizados só ficam pesquisáveis pelo conteúdo se tiverem camada de texto; caso contrário, o conteúdo é conferido manualmente.
Você envia pelo fluxo de aprovação
Defina o caminho de aprovação por setor. Cada etapa tem responsável e prazo, e o andamento do documento aparece em tempo real, sem precisar cobrar por e-mail.
Você conserva pelo prazo e elimina com controle
Ao vencer o prazo, o sistema sugere a eliminação. A exclusão só acontece com a decisão de uma pessoa, e a operação fica registrada no histórico de acessos, em linha com a lei de proteção de dados.
O 4docs.net em comparação com outras formas de manter o arquivo da empresa
Cada opção tem o seu lugar. A tabela compara o que mais pesa quando você precisa encontrar um documento antigo ou quando chega uma fiscalização.
| Critério | 4docs.net | Pastas em servidor ou disco compartilhado | SharePoint | Arquivo físico em depósito externo | GED clássico instalado localmente |
|---|---|---|---|---|---|
| Número de protocolo automático | Sim, em cada entrada e saída | Não, feito à mão, geralmente em planilha | Sim, mas exige configuração própria | Sim, no livro de protocolo em papel | Sim |
| Pesquisa no conteúdo do documento | Sim, em documentos digitais com texto | Apenas pelo nome do arquivo | Sim, nos planos que incluem indexação | Não, pesquisa-se no inventário | Normalmente um módulo à parte, com licença separada |
| Prazos de conservação acompanhados automaticamente | Sim, pelo plano de classificação | Não | Sim, por políticas de retenção configuradas por um administrador | Sim, controlados pelo fornecedor do depósito | Sim, após configuração |
| Fluxo de aprovação com prazos | Sim, incluído | Por e-mail, sem acompanhamento | Sim, com automações montadas à parte | Não | Sim |
| Registro de acessos por documento | Sim, em cada abertura | Limitado às permissões da pasta | Sim | Livro de consulta em papel | Sim |
| O que é preciso para começar | Uma conta e o plano de classificação da empresa | Nada, mas a desorganização continua | Licenças, configuração e um administrador | Contrato de depósito, transporte e prazo de entrega sob demanda | Servidor, licenças e projeto de implantação |
O SharePoint e os sistemas de GED instalados na própria empresa atendem necessidades parecidas, mas exigem licenças, configuração e um administrador dedicado. O arquivo físico em depósito externo continua útil para os originais que a empresa decide manter em papel. A emissão de notas fiscais e a assinatura de contratos ficam fora desta comparação: o 4docs.net organiza o arquivo de documentos, não emite notas fiscais e não assina contratos. O sistema não substitui as obrigações legais da empresa; para os prazos, procure o seu contador.
Ler o guia: gestão de documentos na empresaOnde se acumula a maior parte dos documentos
O volume de papel não é igual em toda a parte. Nos setores abaixo, um documento difícil de encontrar custa tempo faturável, uma coima ou um dia de atraso. Em cada um, o 4docs.net resolve algo diferente.
Ver os serviçosEscritórios de contabilidade e auditoria
O processo de cada cliente fica completo e pesquisável, sem arquivos empilhados nem caixas no depósito.
Construção civil e obras
Alvarás, laudos, diários de obra e medições ficam ligados à obra a que pertencem.
Transporte e logística
Conhecimentos de transporte e canhotos se encontram pelo número ou pelo conteúdo, não pela caixa no galpão.
Saúde e clínicas
Contratos e documentos administrativos da clínica ficam acessíveis por perfil, e cada abertura fica registrada.
Administração pública municipal
O protocolo recebe números automáticos, e os prazos de resposta são acompanhados.
Indústria e produção
Fichas técnicas, relatórios de qualidade e instruções de trabalho circulam só na última versão aprovada.
Comércio e lojas
Notas e documentos de fornecedores e das lojas entram no mesmo protocolo, independentemente de quem os digitaliza.
Serviços profissionais
Processos de projeto, atas e correspondência são arquivados por cliente, com histórico completo.
O 4docs.net na rede 4b2b
O arquivo de documentos da sua empresa fica ao lado das aplicações que já usa: os documentos entram a partir do digitalizador ou dos ficheiros que já tem, e cada um fica registado com número e prazo de conservação. Ver todas as plataformas 4b2b
- Entra por várias viasUm PDF digitalizado, um ficheiro carregado no painel, uma importação em lote por pasta ou uma ligação de envio, pela qual um correspondente deposita um ficheiro num dossiê escolhido pela empresa.
- Continua a existir uma única versãoOs anexos deixam de circular. Os colegas recebem uma ligação para o documento, com os direitos do seu perfil, e o histórico fica completo.
- Os prazos não passam despercebidosOs prazos de conservação e os prazos do registo de entrada ficam visíveis no painel. Se ativar os alertas, a empresa recebe um SMS ou uma mensagem WhatsApp antes de um prazo expirar.
Encontra o documento pelo que está escrito nele, não pelo nome do ficheiro
Cada documento carregado entra no índice de pesquisa pelo texto que já contém; as digitalizações sem camada de texto precisam de verificação manual. Escreve um valor, o NIF de um fornecedor ou um número de uma folha em papel com cinco anos e obtém o documento, a página e o processo onde está — incluindo os ficheiros digitais carregados antes de passar a usar o 4docs.net.
A pesquisa limita-se aos documentos a que o seu perfil tem acesso.
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