Digitalna arhiva dokumenata za hrvatske tvrtke
Računi, ugovori i interni akti na jednom mjestu, s rokovima čuvanja, odobrenjima i pravima pristupa. Bez papira u ormaru i bez traženja po mapama.
- Plan klasifikacije i rokovi čuvanja po Zakonu o računovodstvu
- Pretraga po digitalnom tekstu dokumenata
- Brisanje po isteku roka, u skladu s GDPR-om
Što je sustav za upravljanje dokumentima (DMS)?
Sustav za upravljanje dokumentima je aplikacija u kojoj tvrtka čuva sve dokumente u elektroničkom obliku: upisuje ih, razvrstava prema arhivskom planu, šalje na tijek odobravanja, pretražuje prema sadržaju i čuva onoliko koliko zahtijeva zakon. Zamjenjuje uobičajenu kombinaciju registratora, mape na serveru i upisnika vođenog u Excelu.
4docs.net je takav sustav, izrađen za hrvatsku praksu: elektronička arhiva s arhivskim planom, elektronički urudžbeni zapisnik s automatskim brojevima, tijek odobravanja s rokovima i rokovi čuvanja po vrsti dokumenta. Pretraga radi nad digitalnim tekstom dokumenta, a pravila čuvanja potvrđujete s računovođom.
Što možete raditi s 4docs.net
Šest konkretnih stvari koje radite u istoj aplikaciji, bez prenošenja datoteka iz jednog dijela u drugi.
Arhivirate elektronički svu dokumentaciju tvrtke
Dokumenti su u digitalnoj arhivi organiziranoj po fondu i inventaru, a ne u mapama imenovanim prema osobi koja ih je spremila.
Vodite ulazni i izlazni urudžbeni zapisnik
Svaki primljeni ili poslani dokument dobiva broj upisa automatski, a popis pošiljki stvara se iz zapisnika.
Dokumente šaljete na put odobravanja
Određujete tko odobrava, kojim redom i u kojem roku. Dokument se više ne gubi između dva ureda.
Tražite po tekstu, a ne po nazivu datoteke
Pretražujete po iznosu, nazivu dobavljača ili broju koji stoji u dokumentu, ako dokument ima digitalni tekst.
Poštujete zakonske rokove čuvanja
Svaka vrsta dokumenta ima svoj rok, a sustav ga prati. Kad rok istekne, dobijete prijedlog za brisanje, a ne iznenađenje na kontroli.
Dajete kontrolirani pristup, bez kopija e-poštom
Dijelite prema ulozi i poveznicama koje istječu. Svako otvaranje ostaje zabilježeno u dnevniku pristupa.
Što dobivate i na što se treba pripremiti
Prednosti
- Dokument nalazite za nekoliko sekundi, po nazivu, broju upisa ili digitalnom tekstu, bez listanja mapa.
- Broj upisa dodjeljuje se automatski, pa paralelni registar u Excelu nestaje.
- Rokove čuvanja prati sustav, a ne sjećanje pojedinog kolege.
- Dokumenti ne kruže kao privitci: imate jednu verziju s poviješću.
- Manje papira u ormarima i manji troškovi fizičkog skladištenja.
- Na reviziji ili kontroli odmah imate popis dokumenata te tko ih je otvorio i kada.
Ograničenja na koja treba paziti
- Prijenos stare arhive traje: skeniranje i indeksiranje papirnatih dokumenata stvaran je posao, koji radite interno ili uz vanjskog pružatelja skeniranja.
- Pretraga radi nad digitalnim tekstom dokumenta. Prepoznavanje teksta (OCR) trenutno radi samo za rumunjske dokumente, pa skenirane stranice bez tekstnog sloja, rukopis i blijede dokumente treba ručno provjeriti.
- Arhivski plan treba osmisliti dobro. Ako ga improvizirate, pronalaženje dokumenata ostaje jednako teško kao i prije.
- Dokumenti s posebnim režimom čuvanja ne nestaju automatski iz papirnate arhive: za elektroničku arhivu vrijede zakonski uvjeti, a neki originali i dalje se čuvaju fizički.
Kako radi 4docs.net u 4 koraka
Izradite arhivski plan
Određujete fond, odjele i vrste dokumenata te svakoj vrsti dodijelite rok čuvanja. Krenete od predloška i prilagodite ga poslovanju tvrtke, uz provjeru s računovođom.
Unesite ili učitajte dokumente
Svaki dokument dobiva automatski broj upisa, datum, odjel i odgovornu osobu. Dokumente pronalazite po nazivu, vrsti, broju upisa i digitalnom tekstu.
Pošaljite ga na tijek odobravanja
Birate put odobravanja po odjelima. Svaki korak ima rok i odgovornu osobu, a stanje dokumenta vidi se odmah, bez upita e-poštom.
Čuvajte ga do roka, zatim ga kontrolirano obrišite
Kad rok istekne, dobijete prijedlog za brisanje. Brisanje se provodi odlukom, a radnja ostaje zabilježena u dnevniku pristupa.
4docs.net u usporedbi s drugim načinima vođenja arhive tvrtke
Svako rješenje ima svoje mjesto. Tablica uspoređuje ono što zaista vrijedi kad tražite stari dokument ili kad dođe kontrola.
| Kriterij | 4docs.net | Mape na serveru ili zajedničkom disku | SharePoint | Fizička arhiva s vanjskim skladištem | DMS instaliran lokalno |
|---|---|---|---|---|---|
| Automatski broj upisa | Da, za svaki ulaz i izlaz | Ne, ručno, najčešće u Excelu | Da, uz posebnu konfiguraciju | Da, u papirnatom upisniku | Da |
| Pretraga po sadržaju dokumenta | Da, po digitalnom tekstu | Samo po nazivu datoteke | Da, u paketima koji uključuju indeksiranje | Ne, traži se u popisu | Obično zaseban modul s posebnom licencom |
| Rokovi čuvanja praćeni automatski | Da, prema arhivskom planu | Ne | Da, prema pravilima koja postavlja administrator | Da, prati ih skladište | Da, nakon konfiguracije |
| Tijek odobravanja s rokovima | Da, uključeno | Putem e-pošte, bez praćenja | Da, uz zasebno izrađene automatizacije | Ne | Da |
| Dnevnik pristupa po dokumentu | Da, za svako otvaranje | Ograničen na dopuštenja mape | Da | Upisnik pregleda na papiru | Da |
| Što je potrebno za početak | Račun i arhivski plan tvrtke | Ništa, ali nered ostaje | Licence, konfiguracija i administrator | Ugovor o skladištenju, prijevoz i rok isporuke na zahtjev | Server, licence i projekt implementacije |
SharePoint i lokalno instalirani DMS pokrivaju slične potrebe, ali traže licence, konfiguraciju i posebnog administratora. Vanjsko skladište ostaje korisno za originale koje treba čuvati fizički. Elektronički potpis i životni ciklus ugovora nisu dio ove usporedbe: to radi sestrinska aplikacija 4mycontracts.net.
Pročitajte vodič: upravljanje dokumentima u tvrtkiGdje se najviše dokumenata nakuplja
Količina papira nije svugdje ista. U djelatnostima ispod dokument koji se teško pronalazi košta naplative sate, kaznu ili dan kašnjenja. Za svaku 4docs.net rješava nešto drugo.
Pogledajte uslugeRačunovodstveni uredi
Dokumentacija klijenata, knjigovodstvene isprave i dopisivanje čuvaju se po klijentu, a rokovi čuvanja prate se automatski.
Građevinarstvo
Građevinski dnevnici, podizvođačke fakture i ugovori s naručiteljima ostaju u istoj arhivi, a uvijek vrijedi zadnja odobrena verzija.
Promet i logistika
Otpremnice, teretnice i računi dobavljača spremaju se odmah i nalaze se po iznosu ili broju pošiljke.
Zdravstvo
Dokumenti kruže prema ulozi, uz ograničena prava, a svaki pristup ostaje zabilježen u dnevniku.
Lokalna uprava
Zapisnici, odluke i akti ostaju sljedivi i brzo se pronalaze.
Proizvodnja
Tehničke karte, izvještaji o kvaliteti i radne upute kruže samo u zadnjoj odobrenoj verziji.
Trgovina
Dokumenti dobavljača i poslovnica upisuju se u isti registar, bez obzira na to tko ih skenira.
Profesionalne usluge
Projektne mape, zapisnici i dopisivanje arhiviraju se po klijentu, s punom poviješću.
4docs.net u mreži 4b2b
Arhiva dokumenata vaše tvrtke uz aplikacije 4b2b mreže koje već koristite: svaki dokument unosite ručno, dobiva broj i rok čuvanja te prolazi kroz tijek odobravanja, a pristup je ograničen na ovlaštene korisnike. Pogledajte sve platforme mreže 4b2b
- Dokumenti stižu na više načinaPDF datoteka učitana u aplikaciju, masovni uvoz iz mape ili poveznica kojom vanjski suradnik dostavlja datoteku u odabranu mapu.
- Ostaje jedna verzijaPrivitci više ne kruže e-poštom. Kolege dobivaju poveznicu na dokument sa svojim pravima pristupa, a povijest ostaje cijela.
- Rokovi ne prolaze nezamijećenoRokovi čuvanja i dospijeća vidljivi su u ploči aplikacije, pa tvrtka na vrijeme zna što treba učiniti prije isteka roka.
Dokument nalazite po broju upisa ili dobavljaču, a ne po nazivu datoteke
Svaki dokument dobiva broj upisa u urudžbenom zapisniku, datum, odjel i odgovornu osobu te se arhivira u vlastitu mapu. Upišete iznos, naziv dobavljača, OIB ili broj upisa i dobijete dokument, mjesto gdje se nalazi i pripadajuće podatke. Pretraga pokriva digitalni tekst dokumenata kojima vaša uloga ima pravo pristupa.
Pretraga se odnosi samo na dokumente kojima vaša uloga ima pravo pristupa.
Partnerski program
Ostvarujete ponavljajuće provizije preporučujući 4docs.net tvrtkama s kojima surađujete