Vos documents introuvables au moment du contrôle ?
Factures, contrats et dossiers du personnel se dispersent entre boîtes e-mail, serveurs et classeurs. En Belgique, chaque type de pièce a sa propre durée de conservation. 4docs réunit tout dans un seul espace archivé, recherchable et partageable en toute sécurité.
- Plan de classement avec délais de conservation par type de document
- Recherche plein texte dans les documents numériques avec couche de texte
- Proposition de suppression à échéance, la décision revient à une personne
Qu'est-ce qu'un système de gestion électronique des documents (GED) ?
Un système de gestion électronique des documents est l'application dans laquelle une entreprise tient ses documents sous forme numérique : elle les enregistre, les classe selon un plan de classement, les fait valider par un circuit d'approbation, les retrouve par leur contenu et les conserve aussi longtemps que les délais légaux de conservation l'exigent. Il remplace le mélange habituel de classeurs, de lecteur réseau et d'un registre du courrier tenu à part dans un tableur.
4docs.net est un système de ce type : archivage électronique avec historique des versions, registre numérique des documents avec numéro d'enregistrement automatique, circuits d'approbation avec délai à chaque étape, recherche plein texte dans les documents numériques et délais de conservation définis par type de document, suivis par l'application.
Ce que vous pouvez faire avec 4docs.net
Six tâches que vous accomplissez dans la même application, sans transférer des fichiers d'un outil à l'autre.
Vous archivez de façon structurée, pas sur un lecteur réseau
Les documents sont versionnés et classés selon le plan de classement. Après archivage, rien n'est écrasé : une correction est une nouvelle version, liée à l'ancienne.
Vous tenez le registre numérique du courrier entrant et sortant
Chaque pièce reçoit un numéro continu, sans trou, un service responsable et un délai de traitement. Les enregistrements annulés restent visibles, et les bordereaux de remise se génèrent directement depuis le registre.
Vous faites circuler les documents dans un circuit d'approbation
Vous définissez qui vérifie, dans quel ordre et jusqu'à quelle date. En cas d'absence, la validation passe à un remplaçant désigné, et les dossiers en retard figurent sur une liste dédiée.
Vous recherchez dans le texte, pas dans le nom du fichier
Retrouvez un document numérique qui contient du texte à partir d'un montant, du nom d'une société ou d'un numéro figurant dans le document.
Vous respectez les délais de conservation
Chaque type de document porte son délai. À échéance, le système propose la suppression, et c'est une personne qui décide.
Vous donnez accès sans envoyer de copie par e-mail
Droits par rôle et liens à date d'expiration. Chaque ouverture reste inscrite dans le journal d'accès.
Ce que vous gagnez et ce à quoi vous devez vous attendre
Avantages
- Vous retrouvez chaque justificatif en quelques secondes, y compris les anciens scans avec couche de texte, car la recherche porte sur le contenu et pas seulement sur le nom du fichier.
- Le numéro d'enregistrement est attribué par le système. Le registre du courrier tenu à part dans un tableur n'est plus nécessaire.
- Les délais de conservation sont suivis par l'application, et non par la mémoire d'une collaboratrice qui prendra sa retraite l'an prochain.
- Les documents ne circulent plus en pièces jointes : il existe une version valide, avec tout l'historique.
- Lors d'un contrôle, vous voyez immédiatement quels documents existent, qui les a ouverts et quand.
- Moins de classeurs au bureau et moins de trajets vers l'archivage externe.
Limites à connaître
- Reprendre l'historique papier demande du temps. Numériser et saisir les anciens dossiers reste un vrai travail, en interne ou auprès d'un prestataire de numérisation.
- Les documents numérisés sans couche de texte ne sont pas recherchés en plein texte. Il faut une couche de texte ou une vérification manuelle avant de pouvoir les rechercher.
- Le plan de classement doit être réfléchi une fois pour toutes. Improvisé, il rend le retrouvage aussi laborieux qu'avant.
- 4docs ne remplace pas votre documentation de procédure et ne rend pas les documents juridiquement contraignants. Leur valeur en cas de litige dépend aussi de votre processus et des exigences propres à votre secteur.
Fonctionnement de 4docs.net en 4 étapes
Vous construisez votre plan de classement
Vous décrivez vos types de documents, par exemple facture d'achat, bon de livraison, dossier du personnel, procès-verbal de réception ou courrier administratif, et vous indiquez pour chacun un délai de conservation. Ces délais se fondent sur les obligations légales qui s'appliquent à votre entreprise ; votre expert-comptable vous aide à les fixer.
Vous enregistrez le courrier et déposez les documents
Chaque pièce entrante ou sortante reçoit automatiquement un numéro d'enregistrement, une date, une heure et un service responsable. Les justificatifs numérisés ne sont recherchables que s'ils ont une couche de texte ; sinon, vous vérifiez leur contenu à la main.
Vous faites valider les documents dans le circuit
Vous fixez le circuit d'approbation par service. Chaque étape a une personne responsable et un délai, et l'état est visible en temps réel, sans avoir à relancer quelqu'un par e-mail.
Vous conservez et supprimez de façon traçable
À l'échéance d'un délai, le système propose la suppression. Rien n'est supprimé avant la décision d'une personne, et l'opération reste inscrite dans le journal d'accès. Vous appliquez ainsi le principe de limitation de la conservation du RGPD.
4docs.net comparé à d'autres façons de tenir les archives de l'entreprise
Chaque solution a sa place. Le tableau compare ce qui compte quand vous cherchez un ancien justificatif ou qu'un contrôle approche.
| Critère | 4docs.net | Dossiers sur serveur ou lecteur réseau | SharePoint | Archives papier chez un prestataire externe | GED classique installée en interne |
|---|---|---|---|---|---|
| Numéro d'enregistrement automatique | Oui, à chaque entrée et sortie | Non, saisi à la main, souvent dans un tableau | Oui, mais seulement avec un paramétrage propre | Oui, dans le registre papier du courrier | Oui |
| Recherche dans le contenu du document | Oui, pour les documents numériques avec couche de texte | Seulement par nom de fichier | Oui, selon la configuration | Non, la recherche se fait dans le bordereau de remise | Souvent un module séparé, sous licence distincte |
| Délais de conservation suivis | Oui, par plan de classement | Non | Oui, par des règles qu'un administrateur configure | Oui, tenu par le prestataire | Oui, après paramétrage |
| Circuit d'approbation avec délais | Oui, inclus | Par e-mail, sans suivi | Oui, avec des automatisations créées à part | Non | Oui |
| Journal d'accès par document | Oui, à chaque ouverture | Seulement via les droits sur les dossiers | Oui | Registre des prêts papier | Oui |
| Ce que le démarrage demande | Un compte et le plan de classement de votre entreprise | Rien, mais le désordre reste | Des licences, une mise en place et un administrateur | Un contrat de stockage, le transport, un délai de récupération | Un serveur, des licences, un projet de déploiement |
SharePoint et une GED installée en interne répondent à des besoins proches, mais supposent des licences, une mise en place et un administrateur responsable. Un archivage papier externe reste pertinent pour les originaux qui doivent être conservés sous forme physique. 4docs ne remplace pas les obligations légales de votre entreprise ; pour vos obligations de conservation, adressez-vous à votre expert-comptable ou à votre réviseur.
Vers le guide : la gestion documentaire en entrepriseLà où les documents s'accumulent le plus
Le volume de papier n'est pas le même partout. Dans les secteurs ci-dessous, une pièce introuvable coûte du temps facturable, une pénalité ou un jour de retard. Pour chacun, 4docs.net résout autre chose.
Voir les servicesCabinets d'expertise comptable et de révision
Le dossier de chaque client reste complet et consultable, sans classeurs sur les étagères ni archive au sous-sol.
Construction
Autorisations, procès-verbaux de réception et documentation de chantier restent avec le projet auquel ils appartiennent.
Transport et logistique
Bons de livraison et documents de transport se retrouvent par numéro ou par contenu, pas par le carton de l'entrepôt.
Santé
Les documents de l'établissement sont accessibles selon le rôle, et chaque ouverture est consignée dans le journal.
Administration locale et communes
Le registre du courrier entrant et sortant attribue les numéros automatiquement, et les délais de réponse sont suivis.
Production
Les fiches techniques, rapports de contrôle et instructions de travail ne circulent que dans la dernière version validée.
Commerce de détail
Les justificatifs des fournisseurs et des magasins arrivent dans le même registre, quelle que soit la personne qui les numérise.
Services professionnels indépendants
Les dossiers de projet, comptes rendus et correspondances sont archivés par client, avec tout l'historique.
4docs.net dans l'écosystème 4b2b
L'archive documentaire de l'entreprise se place à côté des applications que vous utilisez déjà : les documents sont déposés depuis l'espace de gestion ou importés depuis un dossier, reçoivent un numéro, une échéance et un circuit de validation, et les rappels d'échéances et de validations vous parviennent par SMS ou WhatsApp, uniquement si vous l'avez accepté. Voir toutes les plateformes 4b2b
- Il entre par plusieurs voiesUn PDF numérisé, un fichier téléversé dans le panneau, un import en lot par dossier ou un lien de dépôt par lequel un correspondant transmet un fichier — le document arrive dans le même registre, avec le même numéro d'enregistrement.
- Il n'en reste qu'une seule versionLes pièces jointes cessent de circuler. Vos collègues reçoivent un lien vers le document, avec les droits de leur rôle, et l'historique reste entier.
- Les échéances ne passent pas inaperçuesLes durées de conservation et les échéances sont visibles dans le panneau. Si vous activez les alertes, l'entreprise reçoit un SMS ou un message WhatsApp avant qu'une échéance n'arrive à terme.
Vous retrouvez le document par ce qui est écrit dedans, pas par le nom du fichier
La recherche porte sur le texte déjà présent dans chaque document : fichiers numériques et PDF avec couche de texte. Les scans sans couche de texte ne sont pas lus automatiquement et demandent une couche de texte ou une vérification manuelle. Vous tapez un montant, un numéro de SIRET ou un nom de fournisseur lu sur une pièce de cinq ans d'âge, et vous obtenez le document, la page et le dossier où il est classé — y compris pour les fichiers numériques déposés avant votre passage à 4docs.net.
La recherche ne porte que sur les documents auxquels votre rôle donne accès.
Programme d'affiliation
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