Dokumenti, ki jih ne najdete, ko jih najbolj potrebujete
Digitalni arhiv za pogodbe, račune in sklepe z iskanjem po besedilu, roki hrambe in varnim deljenjem dokumentov s povezavo.
- ZR: računovodske listine
- ZVDAGA: arhivsko gradivo
- GDPR / SUVP: osebni podatki
Kaj je sistem za upravljanje dokumentov (DMS)?
Sistem za upravljanje dokumentov (DMS) je program, v katerem podjetje hrani vse svoje dokumente v elektronski obliki: jih vpisuje, razvršča po načrtu klasifikacije, pošilja v odobritev, najde po vsebini in hrani natanko toliko časa, kolikor zahteva zakon. Nadomešča običajno ureditev: registratorje na polici, skupni disk in vložni dnevnik v Excelu.
4docs.net je tak sistem za slovenska mala in srednja podjetja: elektronski arhiv s samodejno vpisno številko, odobritveni tok med oddelki, iskanje po številki, dobavitelju in digitalnem besedilu ter roki hrambe, vezani na vrste dokumentov.
Kaj lahko z 4docs.net počnete
Šest konkretnih opravil, ki jih opravite v isti aplikaciji brez izvažanja datotek.
Arhivirate sistematično, ne na mrežnem disku
Dokumenti so različicirani in razvrščeni po načrtu klasifikacije. Po arhiviranju se nič ne prepiše: popravek je nova različica, povezana s prejšnjo.
Vodite vložni dnevnik brez vzporednega Excela
Vhodne in izhodne pošiljke dobijo samodejno zaporedno številko. Iskanje po številki pokaže dokument, njegov rok in osebo, ki ga obravnava.
Pošljite dokument v odobritev po korakih
Vsak odobritelj dobi dokument z rokom za odgovor. Odobritev ali zavrnitev se zabeleži z datumom in imenom, dokument pa ostane v zgodovini.
Poiščete dokument po vsebini
Iščete po besedilu v digitalnih dokumentih ter po številki in dobavitelju. Skenirani dokumenti brez besedilnega sloja se najdejo po metapodatkih, ne po vsebini.
Roki hrambe tečejo sami
Vsaka vrsta dokumenta ima rok hrambe. Ob izteku sistem opozori na dokument, brisanje pa se opravi po odobritvi in v skladu z GDPR.
Delite dokument, ne priloge
Zunanji partner dobi povezavo z rokom veljavnosti in določenimi pravicami. Dostop lahko kadarkoli prekličete, kopija v e-pošti ne ostane.
Kaj dobite in na kaj morate paziti
Prednosti
- Dokument najdete v nekaj sekundah, tudi starega ali skeniranega, če ima besedilni sloj, ker iskanje gre v vsebino.
- Vpisna številka se dodeli samodejno, vzporedni register v Excelu pa izgine.
- Roke hrambe spremlja sistem, ne spomin sodelavca.
- Dokumenti ne krožijo kot priloge: imate eno različico z zgodovino.
- Fizičnega arhiva in selitev v arhivski prostor bo bistveno manj.
- Ob pregledu imate takoj seznam dokumentov ter podatke, kdo jih je odprl in kdaj.
Omejitve, ki jih morate poznati
- Selitev starega papirnatega arhiva zahteva delo: skeniranje in vpisovanje dokumentov opravite sami ali z ponudnikom.
- Prepoznavanje besedila (OCR) trenutno deluje samo za romunske dokumente. Iskanje v slovenskih dokumentih zajame digitalno besedilo, ne pa ročno pisanega ali zbledelega skena.
- Načrt dokumentov je treba premisliti vnaprej. Pri improvizaciji bo iskanje ostalo enako težko kot doslej.
- Papirni originali, ki jih zakon zahteva hraniti fizično, se sami od sebe ne spremenijo v elektronske. Elektronski arhiv ima svoje zahteve, nekaterih pa ne more nadomestiti.
Kako deluje 4docs.net v 4 korakih
Sestavite načrt dokumentov
Določite oddelke in vrste dokumentov ter vsaki pripišete rok hrambe po Zakonu o varstvu dokumentarnega in arhivskega gradiva ter po Zakonu o računovodstvu, prilagojen vaši dejavnosti.
Vnašajte dokumente, ki dobijo vpisno številko
Dokument naložite ali pošljete v arhiv in sistem mu samodejno dodeli vpisno številko, datum in oddelek. Prepisovanje v Excel odpade.
Pošljite v odobritev
Določite zaporedje podpisnikov in rok za vsakega. Vsak korak ima svoj rok, vsak odgovor pa ostane zabeležen v dokumentu.
Najdite in delite varno
Iščete po številki, dobavitelju ali besedilu dokumenta. Sodelavcu ali zunanjemu partnerju pošljete povezavo z rokom veljavnosti, namesto priloge po e-pošti.
4docs.net v primerjavi z drugimi načini vodenja podjetniškega arhiva
Vsaka rešitev ima svoje mesto. Tabela primerja tisto, kar šteje, ko iščete star dokument ali ko se napoveduje inšpekcijski nadzor.
| Merilo | 4docs.net | Datoteke na strežniku ali skupnem disku | SharePoint | Papirni arhiv z zunanjim skladiščem | Klasičen lokalni DMS |
|---|---|---|---|---|---|
| Samodejna vpisna številka | Da, za vsak prejem in pošiljanje | Ne – vpisuje se ročno, pogosto v Excelu | Da, vendar je potrebna ločena nastavitev | Da, v papirnem dnevniku | Da |
| Iskanje po vsebini dokumenta | Da, za dokumente z besedilnim slojem | Ne – samo po imenu datoteke ali mape | Da, z dodatno licenco in indeksiranjem | Ne – samo po vpisni številki ali kartoteki | Da, po ročnem indeksiranju |
| Odobritev z zabeleženimi koraki | Da, z rokom za vsak korak | Ne – po e-pošti, brez zapisa | Da, z dodatnim modulom | Ne – s podpisom na papirju | Da |
| Roki hrambe in brisanje | Da, samodejno po vrsti dokumenta | Ne – brisanje se opravi ročno, če se sploh | Delno, odvisno od nastavitve | Ročno, po seznamu v kartoteki | Da |
| Varno deljenje z zunanjimi osebami | Da, povezava z rokom veljavnosti | Ne – priloga po e-pošti ali USB | Da, z gostujočimi računi | Ne – fizični prenos ali kurir | Delno |
| Pregled hrambe ob inšpekciji | Da, seznam in dnevnik dostopa | Ne – iskanje ročno, po mapah | Da, s konfiguracijo | Ne – iskanje po kartotekah | Da |
SharePoint in lokalno nameščeni DMS sistemi pokrivajo podobne potrebe, a zahtevajo licence, nastavitev in lastnega skrbnika. Zunanji arhiv je še vedno uporaben za papirne originale, ki jih je treba hraniti fizično. Elektronsko izdajanje računov in elektronsko podpisovanje pogodb nista del te primerjave: 4docs.net upravlja arhiv dokumentov, računov ne izdaja in pogodb ne podpisuje.
Preberite vodnik: upravljanje dokumentov v podjetjuKje se dokumenti najbolj kopičijo
Količina papirja ni povsod enaka. V panogah spodaj dokument, ki ga je težko najti, stane zaračunljive ure, kazen ali dan zamude. Pri vsaki 4docs.net rešuje drugačno težavo.
Prikaži storitveRačunovodski servisi
Dosje vsake stranke ostane popoln in iskan, brez polic z registratorji in arhiva v kleti.
Gradbeništvo
Dovoljenja, zapisniki o primopredaji in gradbena dokumentacija ostanejo povezani s svojim projektom.
Prevoz in logistika
Tovorni listi in prevozni dokumenti se najdejo po številki ali po vsebini, ne po škatli v skladišču.
Zdravstvo
Dokumenti ustanove in pacientov so dostopni po vlogah, vsako odprtje pa ostane v dnevniku.
Lokalna uprava
Vložišče samodejno oštevilči vhodne in izhodne pošiljke, roke za odgovor pa sistem spremlja sam.
Proizvodnja
Tehnični listi, poročila o kakovosti in delovna navodila krožijo samo v zadnji odobreni različici.
Trgovina
Dokumenti dobaviteljev in s prodajnih mest se vodijo v istem vložišču, ne glede na to, kdo jih skenira.
Poklicne storitve
Projektni dosjeji, zapisniki in dopisi se arhivirajo po stranki, s celotno zgodovino.
4docs.net v omrežju 4b2b
Arhiv dokumentov podjetja deluje poleg aplikacij, ki jih že uporabljate: dokumente naložite iz plošče ali uvozite iz mape, vsak dobi številko, rok in odobritveni krog, opozorila o rokih in odobritvah pa vam pridejo po SMS-u ali WhatsAppu, le če ste se za to odločili. Oglejte si vse platforme 4b2b
- Dokumenti prihajajo na več načinovPDF datoteka, naložena v aplikacijo, množični uvoz iz mape ali povezava, s katero zunanji sodelavec pošlje datoteko v izbrano mapo.
- Ostane ena različicaPriloge več ne krožijo po e-pošti. Sodelavci dobijo povezavo do dokumenta z ustreznimi pravicami, zgodovina pa ostane celotna.
- Roki ne ostanejo neopaženiRoki hrambe in zapadlosti so vidni na nadzorni plošči aplikacije, zato podjetje pravočasno ve, kaj mora storiti pred iztekom roka.
Dokument najdete po številki vpisa ali dobavitelju, ne po imenu datoteke
Vsak dokument dobi vpisno številko, datum, oddelek in odgovorno osebo ter se arhivira v svojo mapo. Vpišete znesek, ime dobavitelja, davčno številko ali številko vpisa in dobite dokument, njegovo mesto v arhivu ter podatke o njem. Iskanje zajema digitalno besedilo dokumentov.
Iskanje zajema samo dokumente, do katerih ima vaša vloga pravico dostopa.
Partnerski program
Ponavljajoče se provizije dobite, ko priporočite 4docs.net podjetjem, s katerimi sodelujete