Dokumentumkezelő rendszer KKV-knak
A 4docs.net a szerződéseit, számláit és iratait a beérkezéstől az irattározásig kezeli: rögzíti, ki mikor és mit látott, és jelzi, mikor jár le a megőrzési idő.
- Irattári terv a Számviteli törvény szerinti megőrzési időkkel
- Keresés iktatószám, szállító és digitális szöveg szerint
- Határidőre történő törlés, GDPR-kompatibilisen
Mi az a dokumentumkezelő rendszer (DMS)?
A dokumentumkezelő rendszer (DMS) az az alkalmazás, amelyben egy cég minden iratát elektronikus formában tartja: iktatja, irattári terv szerint osztályozza, jóváhagyási folyamatra küldi, a metaadatai és digitális szövege alapján keresi, és pontosan a törvény által előírt ideig megőrzi. Ez váltja ki a szokásos megoldást: a papírmappákat, a hálózati meghajtót és az Excelben vezetett iktatókönyvet.
A 4docs.net ilyen rendszer a magyar kis- és középvállalkozásoknak: elektronikus irattár automatikus iktatószámozással, osztályok közötti jóváhagyási körrel, keresést iktatószám, szállító és digitális szöveg szerint, valamint az iratfajtákhoz rendelt megőrzési idővel.
Mit tehet a 4docs.net-tel
Hat konkrét dolog, amit ugyanabban az alkalmazásban végez el, fájlok exportálása nélkül.
Irattár az irattári terv szerint, nem mappák szerint
Fond, osztály és iratfajta szerint rendszerezel. Minden iratfajta saját megőrzési idővel és selejtezési szabállyal rendelkezik.
Vezeted a bejövő és a kimenő iktatókönyvet
Automatikus iktatószám, dátum, osztály és felelős, valamint az iktatókönyvből generált átadási jegyzék.
Iratokat jóváhagyási körbe teszel
Eldöntöd, ki hagyja jóvá, milyen sorrendben és hány nap alatt. Az irat nem vész el többé két asztal között.
Nem a fájlnévben keresel, hanem iktatószámban és adatokban
Az iratot összeg, adószám vagy szállító neve alapján találod meg, a digitális szövegű dokumentumoknál pedig a szöveg alapján is.
Betartod a megőrzési időket
Megőrzési idő iratfajtánként, lejáratkor selejtezési javaslattal — nem meglepetés az ellenőrzés napján.
Profilalapú hozzáférést adsz, nem e-mailes másolatokat
Megosztás profilonkénti jogosultsággal és lejáró linkkel, és minden megnyitás bekerül a naplóba.
Mit nyer, és mire számítson
Előnyök
- Bármely iratot másodpercek alatt megtalál iktatószám, szállító vagy adószám alapján, a digitális szövegű iratoknál pedig a tartalom alapján is.
- Az iktatószámot a rendszer adja magától: megszűnik a kézzel vezetett, párhuzamos Excel-iktatókönyv.
- A megőrzési időket a rendszer követi, nem egy kolléga emlékezete.
- Az iratok nem keringenek mellékletként: marad egy verzió, a saját előzményeivel.
- Jelentősen csökken a fizikai tárolóhely és az irattárba szállítás költsége.
- Ellenőrzés esetén azonnal megvan az iratok listája, az, hogy ki nyitotta meg őket, és mikor.
Korlátok, amelyekre figyelni kell
- A régi irattár átvitele időt igényel: a papíralapú iratok beszkennelése és indexelése valódi munka, amelyet vagy belsőleg végeznek el, vagy beszkennelő szolgáltatóra bíznak.
- A beszkennelt iratok szövegét a rendszer nem teszi kereshetővé: ezeket iktatószám és metaadatok alapján találod meg, a tartalmukat pedig kézzel ellenőrzöd.
- Az irattári tervet egyszer, átgondoltan kell kialakítani. Ha alkalomszerűen állítod össze, az iratok megtalálása ugyanolyan nehéz marad, mint eddig.
- Az elektronikus irattározásnak saját szabályai vannak (a bizonylatok megőrzése, adatvédelem): a szoftver segít, de nem helyettesíti a felelős kijelölését, és nem dönti el helyette, mely papíralapú eredetiket kell még megőrizni.
Hogyan működik a 4docs.net, 4 lépésben
Kialakítja az irattári tervet
Megadja az iratfajtákat, az osztályokat és a bizonylattípusokat, és mindegyikhez hozzárendeli a megőrzési időt. Kiindulópontként a Számviteli törvény 169. §-ára épülő sablont kapja, amelyet a cég saját működéséhez igazít.
Feltölti vagy beszkenneli az iratokat
Minden irat automatikus iktatószámot, dátumot, osztályt és felelőst kap. A keresés az iktatószám, a szállító, az adószám és a dátum alapján működik, a digitális szövegű dokumentumoknál pedig a szöveg alapján is.
Jóváhagyási körbe küldi
Iratfajtánként beállítja, ki hagyja jóvá, milyen sorrendben és hány nap alatt. Innentől látja, melyik lépésnél áll az irat és mióta, anélkül hogy e-mailben kellene utánajárnia.
Megőrzi a törvényes határidőig, majd dokumentáltan selejtezi
A határidő lejártakor a rendszer selejtezést javasol. A törlés döntés alapján történik, és a naplóban rögzítve marad, együtt azzal, hogy ki nyitotta meg az iratot.
A 4docs.net összehasonlítva a cégek iratkezelésének többi módjával
Minden megoldásnak megvan a helye. Az alábbi táblázat azt hasonlítja össze, ami valóban számít, amikor egy régi iratot keresel, vagy amikor ellenőrzés érkezik.
| Szempont | 4docs.net | Hálózati mappa vagy NAS | Papíralapú iktatókönyv vagy Excel | Általános felhő (SharePoint, Drive, Dropbox) | Cégen belül telepített DMS |
|---|---|---|---|---|---|
| Automatikus iktatószám | Igen, bejövő és kimenő | Nem | Kézzel | Nem | Igen |
| Keresés az irat tartalmában | Igen, metaadatok és digitális szöveg szerint | Csak a fájlnévben | Nem, az iktatókönyvben keresel | Részben, általában csak a már szöveges fájlokon | Általában külön modul, saját licenccel |
| Megőrzési idők automatikus követése | Igen, az irattári terv alapján | Nem | Kézzel jegyzik fel | Nem | Igen, beállítás után |
| Jóváhagyási kör lépésenkénti határidővel | Igen, benne van | E-mailben, nyomkövetés nélkül | Nem | Alapvető jóváhagyás, lépésenkénti határidő nélkül | Igen |
| Napló az egyes iratokról | Igen, minden megnyitásnál | Csak a mappajogosultságig | Nem | Részleges | Igen |
| Mire van szükség az induláshoz | Egy fiók és a cég irattári terve | Semmi — de a rendetlenség marad | Semmi — de semmi nem kereshető | Licencek, beállítás és adminisztrátor | Szerver, licencek, bevezetési projekt |
A SharePoint és a cégen belül telepített DMS-ek hasonló igényeket fednek le, de licencet, beállítást és külön adminisztrátort kérnek. A papíralapú eredetiekhez, amelyeket fizikailag kell őrizni, a külső irattározás továbbra is hasznos. Az elektronikus aláírás és a szerződések életciklusa nem tartozik ebbe az összehasonlításba: ezeket a testvér-márka, a 4mycontracts.net kínálja.
Olvassa el az útmutatót: iratkezelés a cégbenHol gyűlik a legtöbb irat
A papírmennyiség nem mindenhol egyforma. Az alábbi ágazatokban a nehezen megtalálható irat elszámolható időbe, bírságba vagy egy nap késedelembe kerül. Mindegyiknél a 4docs.net mást old meg.
A szolgáltatásokhozKönyvelőirodák
Minden ügyfél dossziéja teljes és kereshető marad, polcok és pincei archívum nélkül.
Építőipar
Az engedélyek, az átadás-átvételi jegyzőkönyvek és a munkanaplók ahhoz a projekthez kapcsolódnak, amelyhez tartoznak.
Szállítás és logisztika
A szállítólevelek és a fuvarozási iratok a szám vagy a bennük szereplő adat alapján találhatók meg, nem a raktári doboz alapján.
Egészségügy és szociális ellátás
Az intézmény és a betegek iratai szerepkör szerint érhetők el, és minden megnyitás bekerül a naplóba.
Önkormányzat és közigazgatás
Az iktatókönyv automatikusan számoz, a válaszhatáridőket pedig a rendszer követi.
Gyártás
A műszaki lapok, a minőségi jelentések és a munkautasítások csak a legutolsó jóváhagyott verzióban keringenek.
Kereskedelem
A beszállítói iratok és a telephelyek dokumentumai ugyanabba az iktatókönyvbe kerülnek, függetlenül attól, ki szkenneli őket.
Szakmai szolgáltatások
A projektdossziék, a jegyzőkönyvek és a levelezés ügyfelenként, teljes előzménnyel archiválódnak.
A 4docs.net a 4b2b hálózatban
A vállalati irattár azokkal az alkalmazásokkal működik együtt, amelyeket már használ: a dokumentumokat a panelből tölti fel, vagy mappából importálja; mindegyik kap számot, határidőt és jóváhagyási folyamatot, a határidőkről és a jóváhagyásokról szóló értesítések pedig SMS-ben vagy WhatsApp-on érkeznek — csak ha ehhez hozzájárult. Az összes 4b2b platform megtekintése
- Több forrásból érkezhetEgy szkennelt PDF, a panelbe feltöltött fájl, egy mappából tömegesen importált tétel vagy az a beküldő link, amellyel a levelező elküldi a fájlt — az irat ugyanabba az iktatókönyvbe kerül, ugyanazzal az iktatószámmal.
- Egyetlen verzió maradNem keringenek többé mellékletek. A kollégák a dokumentumra mutató linket kapnak a saját hozzáférési jogaikkal, és az előzmények teljesek maradnak.
- A határidők nem maradnak észrevétlenülA megőrzési határidők és a lejáratok láthatók a panelen, így a cég a lejárat előtt időben tudja, mikor kell cselekedni.
A dokumentumot az iktatószám, a szállító és a dátum alapján találja meg
Minden irat iktatószámot, dátumot, osztályt és felelőst kap, és a saját mappájában archiválódik. Beír egy összeget, egy adószámot, egy szállító nevét vagy egy iktatószámot, és megkapja az iratot, a helyét a mappában és az adatait. A szövegkeresés a digitális, már szöveges dokumentumokat fedi le.
A keresés csak azokban a dokumentumokban történik, amelyekhez a szerepköre hozzáféréssel rendelkezik.
Partnerprogram
Visszatérő jutalékot kap, ha a 4docs.net-et ajánlja az Önnel együttműködő cégeknek