Verstreute Dokumente kosten Zeit, die Sie nicht haben
Die Eingangsrechnung vom März liegt irgendwo zwischen E-Mail, Desktop und Papierordner. Wenn der Steuerberater sie braucht, beginnt die Suche, und die dauert oft länger als die eigentliche Arbeit.
- Aktenplan mit Aufbewahrungsfristen je Dokumentart
- Volltextsuche in digitalen Dokumenten mit Textebene
- Löschvorschlag bei Fristablauf, die Entscheidung trifft eine Person
Was ist ein Dokumentenmanagementsystem (DMS)?
Ein Dokumentenmanagementsystem ist die Anwendung, in der ein Unternehmen seine Dokumente elektronisch führt: Es erfasst sie, ordnet sie nach einem Aktenplan ein, schickt sie durch einen Freigabeworkflow, durchsucht sie nach dem Inhalt und bewahrt sie so lange auf, wie es die gesetzlichen Aufbewahrungsfristen verlangen. Es ersetzt die übliche Mischung aus Ordnerregal, Netzlaufwerk und einem nebenher geführten Eingangsbuch in Excel.
4docs.net ist ein solches System: elektronische Archivierung mit Versionsverlauf, digitales Dokumentenregister mit automatischer Registriernummer, Freigabeworkflows mit Frist je Schritt, Volltextsuche in digitalen Dokumenten und Aufbewahrungsfristen, die je Dokumentart hinterlegt und überwacht werden.
Was Sie mit 4docs.net tun können
Sechs Aufgaben, die Sie in derselben Anwendung erledigen, ohne Dateien zwischen mehreren Werkzeugen hin und her zu schieben.
Sie archivieren strukturiert, nicht im Netzlaufwerk
Dokumente werden versioniert und nach Aktenplan abgelegt. Nach der Archivierung wird nichts überschrieben: Eine Korrektur ist eine neue Version, die mit der alten verknüpft bleibt.
Sie führen das digitale Ein- und Ausgangsregister
Jedes Schriftstück bekommt eine fortlaufende Nummer ohne Lücken, eine zuständige Abteilung und eine Bearbeitungsfrist. Stornierte Einträge bleiben sichtbar, und Übergabelisten entstehen direkt aus dem Register.
Sie schicken Dokumente durch einen Freigabeweg
Sie bestimmen, wer prüft, in welcher Reihenfolge und bis wann. Ist jemand abwesend, geht die Freigabe an eine festgelegte Vertretung, und überfällige Vorgänge stehen auf einer eigenen Liste.
Sie suchen im Text, nicht im Dateinamen
Digitale Dokumente mit Textebene finden Sie über einen Betrag, einen Firmennamen oder eine Nummer, die im Dokument steht.
Sie halten Aufbewahrungsfristen ein
Jede Dokumentart trägt ihre Frist. Läuft sie ab, schlägt das System die Löschung vor, und eine Person entscheidet darüber.
Sie geben Zugriff, keine Kopie per E-Mail
Rechte nach Rolle und Links mit Ablaufdatum. Jede Öffnung bleibt im Zugriffsprotokoll stehen.
Was Sie gewinnen und worauf Sie sich einstellen sollten
Vorteile
- Sie finden jeden Beleg in Sekunden, auch ältere Scans mit Textebene, weil im Inhalt gesucht wird und nicht nur im Dateinamen.
- Die Registriernummer vergibt das System. Das nebenher in Excel geführte Eingangsbuch entfällt.
- Die Aufbewahrungsfristen überwacht die Anwendung, nicht das Gedächtnis einer Mitarbeiterin, die im nächsten Jahr in Pension geht.
- Dokumente kreisen nicht als E-Mail-Anhänge: Es gibt eine gültige Fassung, mit vollständigem Verlauf.
- Bei einer Prüfung ist sofort sichtbar, welche Unterlagen es gibt, wer sie geöffnet hat und wann.
- Weniger Regalmeter im Büro und weniger Fahrten zum externen Archiv.
Grenzen, die Sie kennen sollten
- Die Übernahme des Altbestands kostet Zeit. Papierakten scannen und erfassen bleibt echte Arbeit, intern oder über einen Scandienstleister.
- Gescannte Dokumente ohne Textebene werden nicht im Volltext durchsucht. Sie brauchen eine Textebene oder eine Prüfung von Hand, bevor Sie danach suchen können.
- Den Aktenplan muss man einmal sauber durchdenken. Improvisiert bleibt das Wiederfinden so mühsam wie vorher.
- 4docs ersetzt Ihre Verfahrensdokumentation nicht und macht Dokumente nicht rechtsverbindlich. Ob Unterlagen im Streitfall Bestand haben, hängt auch von Ihrem Prozess und von den Vorgaben für Ihre Branche ab.
So funktioniert 4docs.net in 4 Schritten
Sie bauen Ihren Aktenplan auf
Sie beschreiben Ihre Dokumentarten, etwa Eingangsrechnung, Lieferschein, Personalakt, Abnahmeprotokoll oder behördlichen Schriftverkehr, und hinterlegen für jede eine Aufbewahrungsfrist. Die Fristen richten sich nach den gesetzlichen Vorgaben für Ihr Unternehmen; Ihre Steuerberatung hilft Ihnen dabei.
Sie erfassen den Posteingang und laden Dokumente hoch
Jedes ein- und ausgehende Schriftstück erhält automatisch eine Registriernummer, Datum, Uhrzeit und eine zuständige Abteilung. Gescannte Belege werden nur dann durchsuchbar, wenn sie eine Textebene haben. Andernfalls prüfen Sie den Inhalt von Hand.
Sie geben Dokumente im Freigabeworkflow frei
Sie legen den Freigabeweg je Abteilung fest. Jeder Schritt hat eine verantwortliche Person und eine Frist, und der Stand ist in Echtzeit sichtbar, ohne dass Sie jemandem per E-Mail nachlaufen müssen.
Sie bewahren auf und löschen nachvollziehbar
Läuft eine Frist ab, schlägt das System die Löschung vor. Gelöscht wird erst nach Entscheidung einer Person, und der Vorgang bleibt im Zugriffsprotokoll vermerkt. So folgen Sie dem Grundsatz der Speicherbegrenzung der DSGVO.
4docs.net im Vergleich zu anderen Wegen, das Firmenarchiv zu führen
Jede Lösung hat ihren Platz. Die Tabelle vergleicht, worauf es ankommt, wenn Sie einen alten Beleg suchen oder eine Prüfung ansteht.
| Kriterium | 4docs.net | Ordner auf Server oder Netzlaufwerk | SharePoint | Papierarchiv bei externem Dienstleister | Klassisches DMS im eigenen Haus |
|---|---|---|---|---|---|
| Automatische Registriernummer | Ja, bei jedem Ein- und Ausgang | Nein, von Hand geführt, meist in einer Tabelle | Ja, aber nur mit eigener Einrichtung | Ja, im Papier-Eingangsbuch | Ja |
| Suche im Inhalt des Dokuments | Ja, bei digitalen Dokumenten mit Textebene | Nur über den Dateinamen | Ja, je nach Ausstattung | Nein, gesucht wird im Übergabeverzeichnis | Meist eigenes Modul, separat lizenziert |
| Aufbewahrungsfristen überwacht | Ja, nach Aktenplan | Nein | Ja, über Richtlinien, die eine Administration einrichtet | Ja, geführt vom Dienstleister | Ja, nach Einrichtung |
| Freigabeworkflow mit Fristen | Ja, enthalten | Per E-Mail, ohne Nachverfolgung | Ja, mit separat gebauten Automatisierungen | Nein | Ja |
| Zugriffsprotokoll je Dokument | Ja, bei jeder Öffnung | Nur über Ordnerrechte | Ja | Ausleihbuch auf Papier | Ja |
| Was der Start voraussetzt | Ein Konto und den Aktenplan Ihres Unternehmens | Nichts, die Unordnung bleibt | Lizenzen, Einrichtung und eine Administration | Lagervertrag, Transport, Wartezeit bei Abruf | Server, Lizenzen, Einführungsprojekt |
SharePoint und ein im eigenen Haus installiertes DMS erfüllen ähnliche Anforderungen, setzen aber Lizenzen, Einrichtung und eine verantwortliche Administration voraus. Ein externes Papierarchiv bleibt sinnvoll für Unterlagen, die im Original aufbewahrt werden müssen. 4docs ersetzt keine gesetzlichen Pflichten Ihres Unternehmens; zu Ihren Aufbewahrungspflichten beraten Sie Ihre Steuerberatung oder Wirtschaftstreuhand.
Zum Leitfaden: Dokumentenmanagement im UnternehmenWo die meisten Dokumente zusammenkommen
Das Papieraufkommen ist nicht überall gleich. In den Branchen unten kostet ein unauffindbarer Beleg abrechenbare Zeit, ein Bußgeld oder einen Tag Verzug. Für jede löst 4docs.net etwas anderes.
Zu den LeistungenSteuerberatungs- und Wirtschaftstreuhandkanzleien
Der Akt jedes Mandanten bleibt vollständig und durchsuchbar, ohne Ordnerregale und ohne Archiv im Keller.
Bau und Handwerk
Genehmigungen, Abnahmeprotokolle und Baudokumentation bleiben bei dem Projekt, zu dem sie gehören.
Transport und Logistik
Lieferscheine und Frachtdokumente finden Sie nach Nummer oder Inhalt, nicht nach dem Karton im Lager.
Gesundheitswesen
Dokumente der Einrichtung sind nach Rolle zugänglich, und jede Öffnung bleibt im Protokoll.
Öffentliche Verwaltung und Gemeinden
Das Eingangs- und Ausgangsregister vergibt Nummern automatisch, und Antwortfristen werden überwacht.
Produktion
Technische Unterlagen, Prüfberichte und Arbeitsanweisungen zirkulieren nur in der zuletzt freigegebenen Fassung.
Handel
Lieferanten- und Filialbelege landen im selben Register, unabhängig davon, wer sie einscannt.
Freiberufliche Dienstleister
Projektakten, Protokolle und Korrespondenz werden je Kunde mit vollständigem Verlauf archiviert.
4docs.net im 4b2b-Netzwerk
Das Dokumentenarchiv steht neben den Anwendungen, die Sie bereits nutzen: Dokumente werden im Panel hochgeladen oder aus einem Ordner importiert, erhalten eine Nummer, eine Frist und einen Freigabeweg, und Erinnerungen zu Fristen und Freigaben kommen per SMS oder WhatsApp – nur wenn Sie dem ausdrücklich zugestimmt haben. Alle 4b2b-Plattformen ansehen
- Es kommt aus mehreren Wegen hereinEin gescanntes PDF, eine im Panel hochgeladene Datei, ein Massenimport aus einem Ordner oder ein Upload-Link, über den ein Absender eine Datei übermittelt — das Dokument landet im selben Register, mit derselben Registriernummer.
- Es bleibt eine einzige VersionAnhänge kreisen nicht mehr. Kollegen erhalten einen Link zum Dokument, mit den Rechten ihrer Rolle, und die Historie bleibt vollständig.
- Fristen bleiben im BlickAufbewahrungsfristen und Fälligkeiten sind im Panel sichtbar. Wenn Sie die Benachrichtigungen aktivieren, erhält das Unternehmen vor Ablauf einer Frist eine SMS oder eine WhatsApp-Nachricht.
Sie finden das Dokument über seinen Inhalt, nicht über den Dateinamen
Die Suche umfasst den Text, der bereits im Dokument steht: digitale Dateien und PDFs mit Textebene. Scans ohne Textebene werden nicht automatisch gelesen und brauchen eine Textebene oder eine manuelle Prüfung. Sie tippen einen Betrag, einen Lieferantennamen oder eine Nummer von einem fünf Jahre alten Blatt ein und erhalten das Dokument, die Seite und die Akte, in der es liegt — auch für digitale Dateien, die vor Ihrem Wechsel zu 4docs.net hochgeladen wurden.
Gesucht wird ausschließlich in Dokumenten, auf die Ihre Rolle Zugriff hat.
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