Digitaal archiveren en postregistratie voor Nederlandse bedrijven
Je ordent volgens een ordeningsplan, niet in mappen. Elk inkomend en uitgaand document krijgt automatisch een registratienummer, elke goedkeuringsroute heeft een termijn per stap en elke documentsoort draagt zijn eigen bewaartermijn. Zoeken op volledige tekst werkt op de tekst die in het bestand staat: een pakbon uit 2019 vind je op het bedrag of de naam van de leverancier, mits de scan een tekstlaag heeft.
- Archiefplan met fiscale bewaarplicht (7 jaar)
- Zoeken in de tekst van documenten
- Vernietiging na afloop van de termijn — AVG
Wat is een documentmanagementsysteem (DMS)?
Een documentmanagementsysteem is de applicatie waarin een bedrijf al zijn documenten digitaal bijhoudt: het registreert ze, deelt ze in, stuurt ze door een goedkeuringsroute, doorzoekt ze op inhoud en bewaart ze precies zo lang als de wet vraagt. Het vervangt de gebruikelijke combinatie van ordners, een netwerkmap en een postregister in Excel.
4docs.net is zo'n systeem, ingericht op de Nederlandse praktijk: digitaal archiveren volgens een archiefplan, postregistratie van inkomende en uitgaande post met automatisch volgnummer, goedkeuringsroutes met een termijn per stap, zoeken in de tekst van pdf's en bewaartermijnen die per documentsoort worden bewaakt — de fiscale bewaarplicht van 7 jaar uit art. 52 AWR en art. 2:10 BW.
Wat u met 4docs.net kunt doen
Zes concrete dingen, vanuit dezelfde applicatie, zonder bestanden van het ene programma naar het andere te exporteren.
U archiveert volgens een archiefplan, niet in losse mappen
U deelt in per afdeling en documentsoort. Elke documentsoort krijgt zijn eigen bewaartermijn en vernietigingsregel.
U houdt de postregistratie bij
Elk inkomend of uitgaand stuk krijgt automatisch een registratienummer, datum, afdeling en behandelaar — zonder parallelle lijst in Excel.
U zet documenten in een goedkeuringsroute
U bepaalt wie goedkeurt, in welke volgorde en binnen hoeveel dagen. Het document raakt niet meer zoek tussen twee bureaus.
U zoekt in de tekst, niet in de bestandsnaam
PDF's met tekst zijn doorzoekbaar: u vindt een document op een bedrag, een KvK-nummer of de naam van een leverancier die erin staat.
U houdt u aan de bewaartermijnen
Elke documentsoort heeft zijn termijn — 7 jaar voor de administratie onder de fiscale bewaarplicht — automatisch bewaakt, met een vernietigingsvoorstel na afloop.
U geeft toegang per rol, geen kopieën per e-mail
U deelt met rechten per rol en verlopende links, en elke opening blijft in het toegangslogboek staan.
Wat het oplevert en waar u rekening mee moet houden
Voordelen
- U vindt elk document binnen seconden, ook oude scans, omdat de zoekfunctie in de inhoud kijkt.
- Het registratienummer wordt automatisch toegekend: de parallelle postlijst in Excel verdwijnt.
- Bewaartermijnen worden door het systeem bewaakt, niet door het geheugen van een collega.
- Documenten gaan niet meer rond als bijlage: er blijft één versie, met haar historie.
- Fysieke opslagruimte en de kosten van een extern archief dalen flink.
- Bij een controle hebt u direct de lijst met stukken, wie ze heeft geopend en wanneer.
Beperkingen om te kennen
- Het oude archief overzetten kost tijd: papier scannen en indexeren blijft echt werk, intern of via een scanbedrijf.
- Scans zonder tekstlaag zijn niet doorzoekbaar; bij handgeschreven stukken, verbleekt papier of scans met lage resolutie blijft een menselijke controle nodig.
- Het archiefplan moet één keer goed worden doordacht. Wie het improviseert, vindt documenten net zo moeilijk terug als voorheen.
- Digitaliseren neemt niet alle verplichtingen weg: het bedrijf bepaalt welke papieren originelen het bewaart en blijft verantwoordelijk voor de wettelijke termijnen en voor het verwijderen van persoonsgegevens volgens de AVG — de software helpt daarbij, maar vervangt dat niet.
Zo werkt 4docs.net, in 4 stappen
U stelt het archiefplan op
U somt de documentsoorten op die echt rondgaan — inkoopfacturen, pakbonnen, loonstroken, correspondentie, notulen — en geeft elk een bewaartermijn en een vernietigingsregel. U begint met een model op basis van de fiscale bewaarplicht (art. 52 AWR, art. 2:10 BW) en past het aan uw bedrijf aan.
U uploadt of scant de documenten
Elk document krijgt een registratienummer, datum, afdeling en behandelaar. PDF's met tekst zijn doorzoekbaar; scans zonder tekst moeten met de hand worden gecontroleerd.
U stuurt het door de interne goedkeuringsroute
U kiest de route per afdeling. Elke stap heeft een termijn en een verantwoordelijke, en de status van het document is live te zien, zonder na te vragen per e-mail.
U bewaart het zo lang als nodig en vernietigt het aantoonbaar
Na afloop van de termijn krijgt u een vernietigingsvoorstel. De verwijdering gebeurt op basis van een besluit en wordt vastgelegd in het toegangslogboek; voor het verwijderen van persoonsgegevens geldt de AVG.
4docs.net vergeleken met andere manieren om het bedrijfsarchief bij te houden
Elke oplossing heeft haar plek. De tabel vergelijkt precies wat telt als u een oud stuk zoekt of als de Belastingdienst om een controle vraagt.
| Criterium | 4docs.net | Netwerkmap of NAS | Papieren postboek of Excel | Algemene cloud (SharePoint, Drive, Dropbox) | Klassiek DMS op eigen server |
|---|---|---|---|---|---|
| Automatisch registratienummer | Ja, voor inkomende en uitgaande post | Nee | Handmatig | Nee | Ja |
| Zoeken in de inhoud van het document | Ja, op de tekst van pdf's | Alleen op bestandsnaam | Nee, er wordt in het postboek gezocht | Gedeeltelijk, meestal alleen in tekstbestanden | Vaak een aparte module met eigen licentie |
| Bewaartermijnen automatisch bewaakt | Ja, volgens het archiefplan | Nee | Met de hand genoteerd | Nee | Ja, na inrichting |
| Goedkeuringsroute met termijn per stap | Ja, inbegrepen | Per e-mail, zonder opvolging | Nee | Eenvoudige goedkeuringen, zonder termijn per stap | Ja |
| Toegangslogboek per document | Ja, bij elke opening | Beperkt tot maprechten | Nee | Gedeeltelijk | Ja |
| Wat u nodig hebt om te starten | Een account en het archiefplan van het bedrijf | Niets — maar de wanorde blijft | Niets — maar niets is doorzoekbaar | Licenties, inrichting en een beheerder | Server, licenties en een implementatieproject |
SharePoint en lokaal geïnstalleerde DMS'en dekken vergelijkbare behoeften, maar vragen licenties, inrichting en een eigen beheerder. Een extern archief blijft nuttig voor de papieren originelen die u wilt bewaren. E-facturatie en het ondertekenen van contracten horen niet in deze vergelijking: 4docs.net beheert het documentarchief, maar maakt geen facturen en ondertekent geen contracten.
Lees de gids: documentbeheer in het bedrijfWaar de meeste documenten samenkomen
De hoeveelheid papier is niet overal gelijk. In de sectoren hieronder kost een onvindbaar document declarabele tijd, een boete of een dag vertraging. Voor elke sector lost 4docs.net iets anders op.
Bekijk de dienstenAccountantskantoren en administratiekantoren
Het dossier van elke klant blijft compleet en doorzoekbaar, zonder meters ordners en zonder archief in de kelder.
Bouw en installatietechniek
Vergunningen, opleveringsrapporten en bouwdocumentatie blijven gekoppeld aan het project waar ze bij horen.
Transport en logistiek
Vrachtbrieven en pakbonnen vindt u op nummer of op wat erin staat, niet op de doos in het magazijn.
Zorg en welzijn
Documenten van de instelling en van cliënten zijn toegankelijk per rol, en elke opening blijft in het logboek staan.
Overheid en publieke instellingen
De postregistratie nummert inkomende en uitgaande post zelf, en reactietermijnen lopen automatisch mee.
Industrie en productie
Productbladen, kwaliteitsrapporten en werkinstructies circuleren alleen in de laatst goedgekeurde versie.
Handel en filiaalbedrijven
Documenten van leveranciers en van filialen komen in dezelfde registratie, wie ze ook scant.
Zakelijke dienstverlening
Projectdossiers, notulen en correspondentie worden per klant gearchiveerd, met volledige historie.
4docs.net binnen het 4b2b-netwerk
Het documentarchief van je bedrijf werkt samen met de applicaties die je al gebruikt: documenten upload je in het paneel of je importeert ze uit een map, elk document krijgt een nummer, een termijn en een goedkeuringsroute, en herinneringen over termijnen en goedkeuringen komen per sms of WhatsApp – alleen als je dat hebt aangezet. Bekijk alle 4b2b-platforms
- Het komt binnen via meerdere wegenEen gescande pdf, een bestand dat in het paneel is geüpload, een bulkimport uit een map of een uploadlink waarmee een afzender een bestand aanlevert — het document komt in hetzelfde register, met hetzelfde registratienummer.
- Er blijft één versie overBijlagen gaan niet meer rond. Collega's krijgen een link naar het document, met de rechten van hun rol, en de historie blijft compleet.
- Termijnen blijven in beeldBewaartermijnen en vervaldata zijn zichtbaar in het paneel. Als u de meldingen inschakelt, ontvangt het bedrijf een sms of WhatsApp-bericht voordat een termijn verloopt.
U vindt het document op wat erin staat, niet op de bestandsnaam
Zoeken omvat de tekst die al in elk document staat: digitale bestanden en pdf’s met een tekstlaag. Scans zonder tekstlaag worden niet automatisch gelezen en hebben een tekstlaag of een handmatige controle nodig. U typt een bedrag, een KvK-nummer of de naam van een leverancier van een papiertje van vijf jaar oud en krijgt het document, de pagina en het dossier waarin het zit — ook voor digitale bestanden die vóór uw overstap naar 4docs.net zijn geüpload.
Er wordt alleen gezocht in documenten waartoe uw rol toegang heeft.
Partnerprogramma
Verdien terugkerende commissies door 4docs.net aan te bevelen bij de bedrijven waarmee u samenwerkt