Häufige Fragen zum Dokumentenmanagement

Nach der Ablage lässt sich eine Datei nicht mehr stillschweigend ändern. Jede Korrektur entsteht als neue Version, die mit der vorherigen verknüpft ist; die ursprüngliche Version bleibt im Archiv erhalten. Entscheidend ist, dass jede Änderung sichtbar bleibt — nicht, dass gar nichts korrigiert werden kann.

Das hängt von der Dokumentart ab. Ob Papieroriginale nach dem Scannen vernichtet werden dürfen, bestimmt Ihre Verfahrensdokumentation und nicht die Software. Manche Originale müssen ohnehin in Papier aufbewahrt werden. Klären Sie das mit Ihrer Treuhand- oder Revisionsstelle. 4docs.net hilft Ihnen, Dokumente in Sekunden wiederzufinden; es ersetzt Ihre Pflichten nicht.

Der Ablageplan ist die Liste der Dokumentarten, die Ihr Unternehmen erzeugt, je mit Aufbewahrungsfrist und Löschregel. Er zeigt, was Sie wie lange aufbewahren, und bildet die Grundlage, wenn Sie bei einer Revision oder einer Datenschutzanfrage Auskunft geben müssen. In 4docs.net richten Sie den Ablageplan ein; Frist und Löschregel gelten danach automatisch für jedes neue Dokument der Kategorie.

Nein. Nach der Ablage lässt sich die Datei nicht mehr überschreiben. Eine Korrektur wird als neue Version erfasst, die mit der bisherigen verknüpft ist; das Original bleibt erhalten und sichtbar. So ist Unveränderbarkeit gemeint: Eine Korrektur bleibt als Korrektur nachvollziehbar.

Auf Servern des Anbieters. Der Zugriff ist durch Anmeldung und Rollenrechte geschützt. Den genauen Standort der Server und die Regelung der Datensicherung erfragen Sie schriftlich beim Anbieter.

Nein. 4docs.net ist ein Dokumentenmanagementsystem: Ablage, Register, Freigabeprozess, Volltextsuche und Aufbewahrung. Es erstellt keine qualifizierten oder rechtsverbindlichen elektronischen Signaturen. Ein unterschriebener Vertrag lässt sich hier ablegen und mit seiner Aufbewahrungsfrist verwalten; die Unterschrift selbst holen Sie anderswo.

Jedes ein- oder ausgehende Dokument erhält automatisch eine eindeutige Registriernummer in strikt aufsteigender Reihenfolge, zusammen mit Datum und Uhrzeit. Eine Nummer wird nicht wiederverwendet und nicht übersprungen. Wird ein Eintrag storniert, bleibt er mit dem Vermerk «storniert» im Register sichtbar, wie eine durchgestrichene Zeile in einem Papierregister.

Ja, aber von Hand. Das Register hat keine eigene E-Mail-Adresse, und 4docs.net empfängt keine E-Mails automatisch. Sie speichern die Nachricht oder den Anhang als Datei, laden sie hoch und erfassen Nummer, Datum und Absender.

Ja. Das Register lässt sich für einen beliebigen Zeitraum als PDF oder XLSX exportieren, gefiltert nach Abteilung, Absender, Empfänger oder Kategorie. Für Versandstücke erstellen Sie Übergabelisten mit den Dokumenten und dem Empfangsvermerk.

Nur die Person mit der Rolle der Registerverantwortung, und nur mit einer begründeten Stornierung, nicht durch Löschung. Grund, Verfasser und Zeitpunkt bleiben im Protokoll. Alle anderen erfassen und sehen nur, wozu sie berechtigt sind.

Der interne Weg, den ein Dokument vom Eingang bis zur Erledigung nimmt: wer es erhält, wer es prüft, wer es freigibt und in welcher Frist. Sie legen den Weg einmal je Dokumentart fest, zum Beispiel Eingangsrechnung: Lager, dann Abteilungsleitung, dann Buchhaltung. Neue Dokumente dieser Art starten automatisch auf diesem Weg.

Jeder Schritt hat eine Frist. Überschrittene Fristen erscheinen auf der Verzugsliste mit der Anzahl der überfälligen Tage. Die Laufkarte zeigt die durchlaufenen Schritte, wer wann freigegeben hat und wer den Vorgang gerade bearbeitet.

Nein. Die Freigabe im Prozess ist eine protokollierte interne Handlung mit angemeldeter Person, Zeitpunkt, Entscheidung und Bemerkung. Sie belegt den internen Ablauf, ist aber keine elektronische Signatur gegenüber Dritten. Für eine rechtsverbindliche Unterschrift brauchen Sie ein anderes Verfahren.

Ja. Jede Person kann für einen Zeitraum eine Stellvertretung bestimmen, an die Aufgaben weitergeleitet werden. Im Protokoll bleibt sichtbar, dass die Freigabe in Vertretung erfolgte, von wem und für welchen Zeitraum.

Eine Texterkennung für deutschsprachige Scans gibt es in 4docs.net nicht. Gescannte Dokumente brauchen eine Textebene oder eine Kontrolle von Hand. Die Volltextsuche funktioniert auf digitalen Dokumenten, die bereits Text enthalten: Der Text wird direkt aus der Datei gelesen.

Die Volltextsuche erfasst gescannte Dokumente ohne Textebene nicht. Finden Sie sie über ihre Metadaten: Registriernummer, Datum, Absender, Kategorie und die Beschreibung, die Sie beim Ablegen eingetragen haben. Bei solchen Dokumenten sind gute Metadaten der wichtigste Schlüssel.

Den Inhalt digitaler Dokumente mit Textebene, nicht nur den Dateinamen: eine Rechnungsnummer, einen Personennamen, eine UID-Nummer, einen Betrag, eine Formulierung aus einem Protokoll. Die Suche verbindet den Text mit Filtern wie Kategorie, Zeitraum, Abteilung, Absender oder Registriernummer.

Nein. Die Ergebnisse werden nach Ihren Rechten gefiltert. Ein Dokument, das Sie nicht öffnen dürfen, erscheint nicht in der Liste und ist in keiner Form sichtbar.

Das richtet sich nach der Art des Dokuments und den gesetzlichen Aufbewahrungsfristen, die für Ihre Rechtsform und Branche gelten. Buchhaltungsunterlagen, Geschäftsbriefe und Personalunterlagen haben unterschiedliche Fristen. In 4docs.net legen Sie die Frist je Dokumentart fest: Ändern sich die Vorgaben, passen Sie einen Wert an und nicht Ihre Gewohnheit. Für eine verbindliche Auskunft wenden Sie sich an Ihre Treuhandstelle.

Läuft die Aufbewahrungsfrist ab, verschwindet das Dokument nicht stillschweigend. Das System schlägt die Löschung vor, und eine verantwortliche Person entscheidet. Nach dem Entscheid wird die Datei gelöscht; die Löschung bleibt im Zugriffsprotokoll stehen.

Das hängt von den Pflichten ab, die für das Dokument gelten. Ein Dokument, das Sie aufgrund einer gesetzlichen Pflicht aufbewahren müssen, bleibt vorerst erhalten; ein Dokument ohne solche Pflicht lässt sich nach Prüfung entfernen. 4docs.net hilft Ihnen, die Anfrage nachvollziehbar zu bearbeiten: Sie finden alle Dokumente zur Person, sehen je Dokument die Frist, löschen, was gelöscht werden darf, und halten fest, was aus welchem Grund bleibt.

Über Aufbewahrungsfristen, die den Dokumentarten zugeordnet sind. Für jede Art lässt sich zeigen, wie lange sie aufbewahrt wird und warum. Dokumente, deren Frist abgelaufen ist, erscheinen in der Löschliste, bis eine Person entschieden hat.

Ja. Der Löschvorschlag ist keine automatische Löschung: Die verantwortliche Person entscheidet, ob das Dokument bleibt. Auch diese Entscheidung wird protokolliert, mit Datum und Person.

Die Rechte vergeben Sie nach Rolle, und jede Rolle erhält Zugriff auf die Dokumentarten, die sie braucht. Eine Buchhalterin sieht die Finanzdokumente, eine Personalverantwortliche die Personaldossiers, eine Geschäftsleitung das, was ihre Bereiche betrifft. Jeder Zugriff, Download und jede Freigabe wird protokolliert.

Ja, über einen Link mit Ablaufdatum. Nach Ablauf funktioniert er nicht mehr. Jede Öffnung über den Link wird im Protokoll festgehalten.

Die handelnde Person, die Aktion (Ansicht, Download, Änderung der Metadaten, Freigabe, Löschung), das Dokument und den Zeitpunkt. Jede Änderung der Zugriffsrechte und jede Löschung steht darin, damit sich später nachvollziehen lässt, was mit einem Dokument geschehen ist.

Ja. Jeder Zugriff und jede Löschung wird protokolliert, unabhängig von der Rolle der handelnden Person.

Nein. Es gibt keine Schnittstellen zu Banken, Buchhaltungssystemen oder E-Rechnungsplattformen. Dokumente laden Sie manuell hoch, und E-Mails werden nicht automatisch übernommen.

Ein Konto und die Dokumente, die Sie bereits haben — gescannt oder digital erstellt, zum Beispiel PDF, DOCX, XLSX, JPG oder exportierte E-Mails. Den Ablageplan legen Sie mit Ihrer Verwaltung fest. Für den Anfang brauchen Sie keinen professionellen Scanner; mit dem Smartphone aufgenommene Fotos lassen sich hochladen. Gescannte Dokumente brauchen eine Textebene oder eine Kontrolle von Hand.

In zwei Schritten. Zuerst digitalisieren Sie nach Kategorien, etwa Eingangsrechnungen, Lieferscheine, Protokolle, Korrespondenz oder Personalakten, mit klaren, geraden Scans. Dann laden Sie die Dateien hoch und erfassen Kategorie, Datum und Absender. Ob die Papieroriginale danach vernichtet werden dürfen, entscheidet Ihre Verfahrensdokumentation, nicht der Scanner.

Nein. Neue Dokumente erfassen Sie von Anfang an. Das bestehende Archiv übertragen Sie Schritt für Schritt, Kategorie für Kategorie.

Die aktuellen Tarife stehen auf der Preisseite. Dort sehen Sie auch, welche Leistungen in welchem Tarif enthalten sind.

Ja. Dokumente lassen sich herunterladen, und jeder Download wird im Zugriffsprotokoll festgehalten. Das Register selbst exportieren Sie als PDF oder XLSX, etwa für eine Revision.