Preguntas frecuentes sobre gestión documental

Significa que, una vez archivado, el documento no se edita. Si hay un error, se sube una versión nueva ligada a la anterior, y la versión original queda en el archivo. Así siempre se puede ver qué cambió, cuándo y quién lo hizo. Esto ayuda en una revisión, pero no garantiza por sí solo que el documento tenga validez ante terceros: eso depende del tipo de documento y de la asesoría de su contador.

Depende del tipo de documento. Algunos originales en papel deben conservarse según la normativa aplicable, y esa decisión la toma la empresa con su contador o asesor legal. 4docs deja el archivo ordenado, buscable y con historial. Para documentos cuyo original debe guardarse, lo habitual es un archivo mixto: el papel se conserva y 4docs permite encontrarlo en segundos.

Es la lista de series documentales de la empresa, cada una con su plazo de conservación y lo que sucede al vencer: conservación permanente o eliminación. Sin un cuadro así, la empresa no puede explicar por qué eliminó un documento ni por qué guardó otro. En 4docs el cuadro es configurable y el plazo se aplica automáticamente a cada documento nuevo de la serie.

En la infraestructura del ecosistema 4b2b. El acceso está protegido por inicio de sesión y permisos por rol, y cada consulta, descarga o cambio queda en el registro de accesos. La ubicación de los servidores y el detalle de las copias de respaldo se consultan por escrito con el proveedor.

Sí, con un enlace seguro. Usted define la fecha de caducidad, si el destinatario solo puede ver o también descargar, y puede poner una clave. Al caducar, el enlace deja de funcionar. En el registro queda quién lo creó, a quién se envió y cuántas veces se abrió. Puede revocarlo en cualquier momento.

No. 4docs es un sistema de gestión documental: archivo, registro, circuito de aprobación, búsqueda y conservación. No ofrece firma electrónica con validez frente a terceros y no se conecta con bancos ni con sistemas de facturación electrónica. Los documentos firmados por otra vía se suben al archivo como cualquier otro documento.

Cada documento que entra o sale recibe un número único, asignado automáticamente en orden estrictamente creciente, junto con la fecha y la hora. Así queda una trazabilidad verificable de cuándo llegó una carta notarial, un requerimiento o una notificación, y quién se hizo cargo. El número no se reutiliza ni se salta: si un asiento se anula, queda visible en el registro marcado como anulado. Puede tener registros separados por sede o por tipo (entrada, salida, interno), cada uno con su serie y, si lo desea, reinicio anual.

Sí, pero de forma manual. 4docs no recibe correos ni los importa automáticamente. Guarde el mensaje o el adjunto como archivo, súbalo y complete el número, la fecha y el remitente al registrarlo.

Sí. El registro se exporta en PDF o XLSX para cualquier periodo, filtrado por departamento, remitente, destinatario o serie. Para los envíos puede generar planillas de entrega con los documentos, los destinatarios y la firma de recepción.

Solo el responsable del registro, y solo mediante una anulación con motivo, nunca borrando. El motivo, el autor y la fecha quedan en el registro de accesos. El resto de usuarios solo puede registrar documentos nuevos y consultar lo que tiene permiso para ver.

Es el recorrido interno de un documento desde que llega hasta que se resuelve: quién lo recibe, quién lo revisa, quién lo aprueba y en qué plazo. Se define una vez por tipo de documento, por ejemplo factura recibida: bodega, jefe de área, administración. Los documentos nuevos de ese tipo siguen ese recorrido automáticamente.

Cada paso tiene un plazo. Cuando se acerca, el responsable recibe un aviso; cuando se supera, el documento aparece en la lista de atrasos del coordinador, con los días de retraso. En cualquier momento puede ver el mapa del circuito: pasos completados, quién aprobó y cuándo, y quién tiene el paso actual.

No, y la diferencia importa. La aprobación interna queda registrada con usuario, fecha, hora, decisión y observaciones, y sirve como prueba del recorrido dentro de la empresa. No es una firma electrónica con validez frente a terceros.

Sí. Cada usuario puede designar un reemplazante por un periodo, y los documentos que le llegarían pasan automáticamente al reemplazante. La delegación queda visible en el registro: consta que se aprobó por delegación, quién lo hizo y en qué periodo.

Los documentos que ya tienen texto, como PDF generados desde un programa, archivos de Word o planillas. Las imágenes escaneadas necesitan una capa de texto o una revisión manual antes de poder buscarse por su contenido. La escritura a mano no es localizable por texto.

Puede buscarlo igualmente por número de registro, serie, fecha, emisor o cualquier otro dato que haya cargado. Para encontrar palabras dentro de un escaneo, este necesita una capa de texto; si no la tiene, hace falta una revisión manual.

Cualquier palabra contenida en el documento que tenga texto, no solo el nombre del archivo: un número de factura, un RUT, un monto, el nombre de una persona o una frase de un acta. La búsqueda combina el texto con filtros de datos: serie, rango de fechas, departamento, emisor, número de registro.

No. Los resultados se filtran según sus permisos: un documento que no puede ver no aparece en la lista ni se indica de ninguna forma.

Los plazos los fija la normativa aplicable a cada tipo de documento, y la empresa los define junto a su contador o asesor. Muchos documentos contables y tributarios tienen plazos largos, así que conviene tomar como referencia el plazo más exigente que le aplique. En 4docs el plazo va asociado a la serie documental, así no tiene que recordarlo usted.

Cuando vence el plazo de un documento, no desaparece solo. Entra en una lista de propuestas de eliminación que el responsable revisa y aprueba. Después la eliminación se hace de forma definitiva y en el archivo queda solo constancia: serie, periodo, fecha y quién la aprobó.

El derecho de supresión que reconoce la ley de protección de datos no es absoluto: no aplica cuando existe una obligación legal de conservar el documento. Un currículum recibido de forma espontánea debe eliminarse si lo piden; una factura o una liquidación de sueldo debe mantenerse mientras dure el plazo legal. 4docs ayuda a tramitar la solicitud: localiza los documentos donde aparece la persona, revisa el plazo de cada uno y elimina lo que corresponda, dejando constancia de lo que se mantiene y por qué.

Con plazos asociados a las series documentales, no a cada documento suelto. Eso permite demostrar, para cada serie, cuánto tiempo se conserva y por qué. Los informes de 4docs muestran esa información, con los documentos que superaron su plazo destacados aparte.

Sí. Puede aplicar una retención por litigio a un documento o a un expediente completo: mientras esté activa, el documento no puede proponerse para eliminación aunque su plazo haya vencido. La retención, su motivo y quién la estableció quedan en el registro.

Los permisos se asignan por rol y por serie documental, no archivo por archivo. Un contador ve las series contables, un encargado de personal ve los expedientes de personal y un gerente ve lo de su área. Además, puede restringir expedientes sensibles a personas concretas. Cada consulta, descarga o compartición queda en el registro de accesos.

Usuario, acción (consulta, descarga, cambio de datos, compartición, eliminación), documento, fecha, hora y dirección IP. Así queda constancia de quién hizo qué con cada documento.

No se conecta con bancos, sistemas ERP ni programas de facturación electrónica, y no importa correos de forma automática. Los archivos de otros programas se suben a mano al archivo.

Sí. El registro se exporta en PDF o XLSX, y los documentos se descargan según los permisos de cada usuario. Para entregar documentos a un tercero, el sistema genera planillas de entrega con la lista de lo enviado.

Cada versión queda ligada a la anterior, con quién la subió y cuándo. Los usuarios con permiso ven el historial completo; los demás no lo ven.

Una cuenta y los documentos que ya tiene, escaneados o en formato digital: PDF, Word, Excel, JPG o correos guardados como archivo. Al activar la cuenta definimos juntos el cuadro de clasificación de la empresa (las series documentales, el plazo de cada una y lo que pasa al vencer) y después se importa el archivo existente. Para empezar no hace falta un escáner profesional, aunque la nitidez de la foto o del escaneo influye en lo que se puede buscar.

En dos etapas. Primero digitalice por series (facturas recibidas, boletas, actas, correspondencia, expedientes de personal) de forma clara y recta. Después súbalos: usted completa o confirma la serie, la fecha y el emisor de cada uno. Los originales en papel siguen bajo su responsabilidad: una copia digital no reemplaza automáticamente al original.

Se contrata por suscripción, con un plan según el espacio de archivo y el número de usuarios. Los planes y sus precios están en la página de planes.

Antes de terminar puede descargar los documentos y exportar el registro en PDF o XLSX, para llevarse una copia fuera de la aplicación.

No. Usar 4docs no sustituye las obligaciones legales de la empresa, ni las de conservación ni las de protección de datos. Le ayuda a cumplirlas de forma ordenada, pero la responsabilidad sigue siendo de la empresa.