Document management for companies in Romania
Archive every company document electronically, register it automatically in the registry, route it through the internal approval circuit and find it again in seconds by what's written in it — not by the file name. Legal retention periods run on their own, and whatever must be deleted is deleted when it falls due.
- Records kept for the periods you set
- Full-text search across document content
- Scheduled deletion, GDPR-compliant
¿Qué es un sistema de gestión documental (DMS)?
Un sistema de gestión documental es la aplicación en la que una empresa guarda todos sus documentos en formato electrónico: los registra, los clasifica, los envía a un circuito de aprobación, los busca por sus datos y por su contenido digital, y los conserva el tiempo que la empresa haya fijado para cada tipo de documento. Reemplaza la combinación habitual de carpetas físicas, una carpeta compartida en una computadora y un libro de registro llevado en planilla.
4docs.net es un sistema de este tipo, pensado para la práctica de las empresas paraguayas: archivo electrónico sobre un cuadro de clasificación por series, registro de entrada y salida con numeración automática, circuitos de aprobación con plazo por paso y un calendario de conservación que la empresa configura para cada serie documental.
Qué puede hacer con 4docs.net
Seis cosas concretas, desde la misma aplicación, sin exportar archivos de una herramienta a otra.
Archiva por cuadro de clasificación, no por carpetas
Organice por área, departamento y serie documental. Cada serie lleva su propio plazo de conservación, que usted configura, y su propia regla de supresión.
Lleve el registro de entrada y salida
Cada documento recibido o enviado obtiene número de registro automático, fecha, área y responsable, sin un libro paralelo en planilla.
Envíe los documentos a un circuito de aprobación
Defina quién aprueba, en qué orden y en cuántos días. El documento deja de perderse de un escritorio a otro.
Busque en el texto digital, no solo en el nombre del archivo
Encuentre un documento por un importe, un proveedor o una palabra de su contenido digital. Los escaneos se encuentran por sus datos de registro y sus campos de indexación.
Cumpla los plazos de conservación
Cada serie documental tiene el plazo que la empresa configura. El sistema lo vigila y, al vencer, propone la supresión del documento.
Dé acceso por rol, no copias por correo
Comparta con permisos por rol y enlaces con vencimiento, y cada apertura queda en el historial de accesos.
Qué gana y qué debe tener en cuenta
Ventajas
- Encuentra cualquier documento en segundos, por sus datos y por el texto digital que contiene.
- El número de registro se asigna solo: desaparece el libro de registro paralelo en planilla.
- Los plazos de conservación los vigila el sistema, no la memoria de una persona.
- Los documentos dejan de circular como adjuntos: queda una sola versión, con su historial.
- Se reduce de forma notable el espacio de archivo físico y el tiempo perdido buscando papeles.
- Ante un control, tiene al momento la lista de documentos, quién los abrió y cuándo.
Límites que conviene conocer
- Migrar el archivo antiguo lleva tiempo: digitalizar el papel sigue siendo trabajo real, interno o con un proveedor.
- Los escaneos se encuentran por sus datos de registro; la búsqueda dentro del contenido vale para documentos con texto digital.
- El cuadro de clasificación conviene pensarlo una vez, con criterio. Si se improvisa, encontrar documentos sigue siendo difícil.
- Digitalizar no reemplaza todas las obligaciones: la empresa decide qué originales en papel conserva y responde por sus plazos legales y por la protección de los datos personales. El software lo facilita, no lo sustituye.
Cómo funciona 4docs.net, en 4 pasos
Defina el cuadro de clasificación
Enumere los tipos de documento que circulan de verdad (facturas recibidas, notas de remisión, planillas de sueldos, correspondencia, actas) y agrúpelos en series. Asigne a cada serie su plazo de conservación y su regla de supresión.
Registre los documentos
Cada documento recibe número de registro de entrada o salida, fecha, área y responsable. Los digitales se buscan por su texto; los escaneados, por sus datos de registro.
Envíelo al circuito de aprobación
Elija el recorrido por áreas. Cada paso tiene plazo y responsable, y el estado del documento se ve en tiempo real, sin preguntar por mensajes.
Consérvelo el tiempo fijado y suprímalo de forma documentada
Al vencer el plazo, el sistema propone la supresión. La eliminación se decide, queda anotada en el historial de accesos y respeta la protección de los datos personales.
4docs.net frente a otras formas de llevar el archivo de la empresa
Cada opción tiene su lugar. La tabla compara lo que realmente importa cuando se busca un documento antiguo o cuando llega un control.
| Criterio | 4docs.net | Carpeta compartida o servidor de archivos | Libro de registro en papel o planilla | Nube genérica (SharePoint, Drive, Dropbox) | DMS instalado en la empresa |
|---|---|---|---|---|---|
| Número de registro automático | Sí, de entrada y de salida | No | Manual | No | Sí |
| Búsqueda dentro del contenido del documento | Sí, en texto digital | Solo por nombre de archivo | No, se busca en el libro | Parcial, según el tipo de archivo | Suele ser un módulo aparte, con licencia propia |
| Plazos de conservación vigilados automáticamente | Sí, por serie configurada | No | Anotados a mano | No | Sí, tras configurarlo |
| Circuito de aprobación con plazo por paso | Sí, incluido | Por correo, sin seguimiento | No | Aprobaciones básicas, sin plazo por paso | Sí |
| Registro de accesos por documento | Sí, en cada apertura | Limitado a permisos de carpeta | No | Parcial | Sí |
| Qué necesita para empezar | Una cuenta y el cuadro de clasificación | Nada, pero el desorden sigue | Nada, pero nada se localiza | Licencias, configuración y un administrador | Servidor, licencias y un proyecto de implantación |
SharePoint y los DMS instalados en la propia empresa cubren necesidades parecidas, pero requieren licencias, configuración y un administrador dedicado. El archivo físico sigue siendo útil para los originales en papel que la empresa decida guardar. La firma electrónica y la gestión de contratos no entran en esta comparación: 4docs.net gestiona el archivo documental, no emite facturas ni firma contratos.
Leer la guía: la gestión documental en la empresaWhere most documents pile up
Paper volume is not the same everywhere. In the sectors below, a document that cannot be found costs billable time, a fine or a day's delay. For each one, 4docs.net solves something different.
See the servicesAccounting and tax practices
Each client's file stays complete and easy to find, with no shelves of binders and no archive in the basement.
Construction and trades
Permits, handover records and site documentation stay linked to the project they belong to.
Transport and logistics
Delivery notes and transport documents are found by number or by content, not by a box in the warehouse.
Healthcare and care providers
Practice and patient records are available by role, and every opening is logged.
Local government and public bodies
The register numbers each incoming and outgoing item automatically, and response deadlines stay visible to whoever must reply.
Manufacturing
Technical sheets, quality reports and work instructions circulate only in their latest approved version.
Retail and wholesale
Supplier paperwork and branch documents land in the same register, whoever uploads them.
Professional services
Engagement letters, project files and correspondence are archived per client, with their full history.
4docs.net in the 4b2b network
The company's document archive sits alongside the applications you already use: documents are uploaded from the panel or imported from a folder, each one gets a number, a due date and an approval circuit, and alerts about deadlines and approvals reach you by SMS or WhatsApp, only if you have opted in. See all 4b2b platforms
- It comes in from several routesA scanned PDF, a file uploaded in the panel, a bulk import from a folder, or an upload link through which a sender delivers a file — the document lands in the same register, with the same registration number.
- One single version remainsAttachments stop circulating. Colleagues get a link to the document, with the rights of their role, and the history stays intact.
- Deadlines don't slip byRetention periods and due dates are visible in the panel. If you turn on alerts, the company gets an SMS or a WhatsApp message before a deadline expires.
You find the document by what is written inside it, not by the file name
Search covers the text already in each document: digital files and PDFs with a text layer. Scans without a text layer are not read automatically and need a text layer or a manual check. You type an amount, a supplier name or a number off a five-year-old sheet of paper and you get the document, the page and the file it sits in — including for digital files uploaded before you moved to 4docs.net.
The search covers only documents your role has access to.
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