Guía: la gestión documental en la empresa
Ocho respuestas breves a las preguntas que se hace cualquier empresa al poner orden en sus documentos: qué conservas, durante cuánto tiempo y cómo lo encuentras rápido.
Gestionar documentos significa cuatro cosas: registrarlos al entrar, hacerlos pasar por un circuito interno, archivarlos de forma estructurada y eliminarlos cuando vence su plazo.
Las referencias son las mismas para cualquier empresa en España: el art. 30 del Código de Comercio (seis años) y el art. 66 de la Ley General Tributaria (prescripción de cuatro años) para los plazos, el modelo del registro de entrada y salida para el correo, y el RGPD con la LOPDGDD para los datos personales.
Cada página responde a una sola pregunta, en menos de dos minutos de lectura.
Archivo y validez legal
Qué significa un archivo digital bien construido y cuándo el documento conservado electrónicamente vale como el original.
¿Qué es el archivo electrónico de documentos?
El archivo electrónico es la conservación ordenada, durante el plazo legal, de los documentos de la empresa en formato digital.
¿Qué significa un archivo electrónico con validez legal?
Un documento conservado en digital solo vale como prueba si puedes demostrar que no se ha modificado después de registrarlo.
¿Archivo físico o archivo electrónico: cuál elegir?
La elección no cambia los plazos legales de conservación: cambia el coste, el tiempo de búsqueda y el riesgo de pérdida.
Plazos de conservación y cumplimiento
Cuánto tiempo conservas cada documento y cómo encajar los plazos legales con las obligaciones del RGPD.
¿Cuánto tiempo hay que conservar los documentos contables?
El plazo de conservación se fija por tipo de documento y se recoge en el cuadro de clasificación y en la política de conservación de la empresa.
¿Cómo definir una política de conservación de documentos conforme al RGPD?
Una política de conservación es un plazo escrito para cada tipo de documento y una supresión que de verdad se ejecuta.
El flujo diario de documentos
Cómo entran los documentos en la empresa, por dónde circulan y cómo los encuentras cuando llegan al archivo.
¿Cómo organizar el registro electrónico de entrada y salida de la empresa?
El registro de entrada y salida es la puerta por la que los documentos entran en la empresa y el primer paso hacia el archivo.
¿Cómo se buscan los documentos escaneados?
Una página escaneada es solo una imagen: se encuentra por sus palabras solo si tiene una capa de texto. El reconocimiento automático (OCR) solo está disponible para el rumano.
¿Cómo organizar el circuito de aprobación de documentos en la empresa?
Un buen circuito tiene tres elementos: documento registrado, pasos claros y un plazo para cada paso.
Los módulos de 4docs
Los seis módulos que cubren los temas de esta guía.
Archivo electrónico
Archivo digital estructurado por fondo e inventario, con plazos de conservación por tipo de documento.
Registro electrónico de entrada y salida
Entradas y salidas en un único registro, con número asignado automáticamente y relaciones de envío.
Circuito de documentos
Circulación interna por departamentos, aprobación con plazo y una persona responsable en cada paso.
Búsqueda de texto completo y capa de texto
Búsqueda en el contenido de los documentos, no solo en el nombre del archivo. Los escaneos se encuentran por su capa de texto.
Conservación y RGPD
Plazos legales de conservación, avisos de vencimiento, eliminación a tiempo y registro de eliminaciones.
Compartición segura
Permisos de acceso por rol, enlaces con caducidad para terceros y registro completo de accesos.
Pon orden en el archivo de tu empresa
Descubre qué módulos te encajan y cuánto cuestan, o escríbenos para contarnos tu volumen de documentos.