Document management for companies in Romania

What is a document management system (DMS)?

A document management system is the application in which a company keeps all its documents in electronic form: it registers them, classifies them, routes them for approval, finds them by their content and keeps them for as long as the rules require. It replaces the usual mix of ring binders, a shared folder on a server and a register kept in a spreadsheet.

4docs.net ist ein System dieser Art, ausgelegt auf den Geschäftsalltag im deutschsprachigen Raum: elektronische Archivierung mit Versionshistorie, Prüfsumme und Zugriffsprotokoll, digitale Registratur mit automatischer Registriernummer, Freigabeworkflows mit Frist je Schritt, Volltextsuche im Text der PDF und Aufbewahrungsfristen, die je Dokumentart hinterlegt und überwacht werden.

• Electronic archive
• Electronic register
• Approval routes
• Full-text search
• Retention and GDPR
• Secure sharing

What you can do with 4docs.net

Six concrete tasks, done in the same application, without exporting files from one tool into another.

• You archive in a structured way, not on a network drive

  Documents are versioned and filed under your filing plan. Nothing is overwritten after filing: a correction is a new version, linked to the one before it.

• You keep an electronic register of incoming and outgoing documents

  Each item gets a continuous number with no gaps, a responsible department and a processing deadline. Cancelled entries stay visible, and delivery notes are created straight from the register.

• You route documents through an approval process

  You define who checks, in what order and by which date. If someone is away, approval passes to a named deputy, and overdue files appear on a separate list.

• You search the text inside documents, not just the file name

  Find a digital document with a text layer by an amount, a company name or a reference number that appears in it.

• You follow retention periods

  Each document type carries its own period. When it expires, the system proposes deletion, and a person decides.

• You give access without sending copies by e-mail

  Access follows each user's role, and links expire on a set date. Every opening is recorded in the access log.

What you gain and what to expect

How 4docs.net works, in 4 steps

1. Sie bauen Ihren Aktenplan auf

   Sie beschreiben Ihre Dokumentarten — Eingangsrechnung, Lieferschein, Personalakte, Abnahmeprotokoll, behördlicher Schriftverkehr — und hinterlegen zu jeder die Aufbewahrungsfrist. Sie starten mit einer Vorlage nach den Aufbewahrungspflichten in Liechtenstein und passen sie an Ihr Unternehmen an.

2. Sie erfassen den Posteingang und laden Dokumente hoch

   Jedes ein- und ausgehende Schriftstück erhält automatisch eine Registriernummer, ein Datum und eine zuständige Abteilung. Gescannte Belege werden nicht automatisch durchsuchbar: Die Texterkennung (OCR) gibt es derzeit nur für rumänischsprachige Dokumente. Für deutsche Scans braucht es eine Textebene oder eine Prüfung von Hand.

3. Sie geben es im Freigabeworkflow frei

   Sie legen den Freigabeweg je Abteilung fest. Jeder Schritt hat eine verantwortliche Person und eine Frist, und der Stand des Dokuments ist in Echtzeit sichtbar — ohne jemandem per E-Mail hinterherzulaufen.

4. Sie bewahren fristgerecht auf und löschen danach nachvollziehbar

   Läuft die Frist ab, schlägt das System die Löschung vor. Gelöscht wird auf Entscheidung, entlang Ihres Löschkonzepts, und der Vorgang bleibt im Zugriffsprotokoll vermerkt. Das Löschen folgt dem Grundsatz der Speicherbegrenzung der DSGVO.

4docs.net compared with other ways of keeping company records

Each option has its place. The table compares what matters when you look for an old invoice or when an inspection is coming.

SharePoint und im eigenen Haus installierte DMS decken ähnliche Anforderungen ab, setzen aber Lizenzen, eine Einrichtung und eine zuständige Administration voraus. Das externe Archiv bleibt für die Unterlagen sinnvoll, die im Original aufbewahrt werden sollen. Elektronische Signatur und Vertragslebenszyklus gehören nicht in diesen Vergleich: dafür steht die Schwestermarke 4mycontracts.net.