Questions fréquentes sur la gestion documentaire

Un document archivé doit pouvoir être démontré inchangé plus tard. Pour cela, le système enregistre une empreinte numérique du fichier, la date d'archivage et les métadonnées, et tient un journal de qui a ouvert le document et quand. Qu'un document tienne en cas de litige dépend aussi de votre processus, par exemple de la façon dont vous numérisez et documentez vos scans.

Cela dépend du type de document. Un justificatif numérisé ne peut remplacer le papier que si la procédure de numérisation est décrite et réellement appliquée. Pour les originaux, comme les actes, les titres et certains documents de clôture, le papier reste souvent obligatoire. Vérifiez-le avec votre expert-comptable avant de détruire un original.

Le plan de classement est la liste de vos types de documents. Chaque type a sa propre durée de conservation et sa propre règle de suppression. Sans lui, on ne peut ni garder de l'ordre ni démontrer les durées de conservation. Dans 4docs, vous créez le plan, et les nouveaux documents de la catégorie reçoivent automatiquement la durée et la règle de suppression.

Non. Après l'archivage, le fichier n'est pas écrasé. Une correction devient une nouvelle version, reliée à la précédente, et la version d'origine est conservée. Chaque version a sa propre empreinte, ce qui permet de vérifier à tout moment qu'elle n'a pas été modifiée.

Sur l'infrastructure de l'écosystème 4b2b. L'accès est protégé par une authentification ainsi que par des rôles et des droits. Les informations sur l'emplacement exact des serveurs et sur les sauvegardes vous sont communiquées sur demande auprès du fournisseur.

Non. 4docs est un système de gestion de documents pour l'archivage, le registre, la circulation interne, la recherche et la conservation. 4docs n'offre pas de signature électronique qualifiée ni de signature ayant valeur juridique vis-à-vis de tiers. Vous pouvez toutefois déposer des contrats signés et les gérer avec une durée de conservation et des droits d'accès.

Chaque document qui entre ou sort de l'entreprise reçoit un numéro d'enregistrement unique, attribué dans un ordre strictement croissant, avec la date et l'heure. Le numéro n'est ni réutilisé ni sauté. Si une inscription est annulée, elle reste visible dans le registre avec la mention « annulé ». Vous pouvez tenir des registres distincts par site ou par type de courrier, chacun avec sa propre suite de numéros.

Oui, mais manuellement. 4docs ne reçoit pas les e-mails automatiquement et n'a pas d'adresse de réception propre. Vous enregistrez le message ou la pièce jointe comme fichier, vous l'importez, puis vous saisissez le numéro, la date et l'expéditeur lors de l'enregistrement.

Oui. Le registre s'exporte en PDF ou en XLSX pour la période de votre choix, filtré par service, expéditeur, destinataire ou catégorie. Pour les envois, vous créez des bordereaux de remise avec les documents, le destinataire et un accusé de réception.

Seuls les utilisateurs ayant le rôle de responsable du registre, et uniquement par une annulation motivée, jamais par suppression. Le motif, l'auteur et la date restent dans le journal. Les autres utilisateurs peuvent saisir des documents et ne voient que ce à quoi ils ont droit.

C'est le parcours d'un document, de son arrivée jusqu'à son traitement : qui le reçoit, qui le vérifie, qui le valide et dans quel délai. Vous définissez le circuit une fois par catégorie de document, par exemple pour la facture d'achat : magasin, puis responsable de service, puis comptabilité. Les nouveaux documents de cette catégorie suivent automatiquement ce parcours.

Chaque étape a un délai. Avant l'échéance, le responsable reçoit une notification. Si un dossier dépasse le délai, il apparaît dans la liste des dossiers en retard, avec le nombre de jours. La fiche de circulation montre à tout moment les étapes déjà franchies, les validations avec leur date et la personne qui traite le dossier.

Non. La validation dans le circuit est une décision interne enregistrée, avec l'utilisateur, la date et une annotation. Elle prouve le déroulement interne du processus, mais ce n'est ni une signature électronique qualifiée ni une signature qui remplace un engagement juridique vis-à-vis de tiers.

Oui. Chaque utilisateur peut désigner un remplaçant pour une période donnée. Les documents qui lui auraient été adressés arrivent automatiquement chez le remplaçant. Le journal indique que la validation a été faite en remplacement, par qui et pour quelle période.

Pas automatiquement. 4docs n'offre pas à ce jour de reconnaissance de texte automatique pour les documents scannés dans les langues étrangères. Les documents scannés ont besoin d'une couche de texte, ou bien vous vérifiez leur contenu à la main. La recherche plein texte fonctionne sur les documents numériques qui contiennent déjà du texte, lu directement dans le fichier.

Vous remplissez les métadonnées, par exemple le numéro d'enregistrement, la catégorie, la date, l'expéditeur ou le montant. Grâce à ces champs, vous retrouvez le document même sans recherche plein texte. Vous pouvez aussi importer une version disposant d'une couche de texte.

Le contenu des documents numériques avec couche de texte, et pas seulement leur nom de fichier : un numéro de facture, un nom de société, un numéro de TVA intracommunautaire, un montant ou une formulation d'un procès-verbal. La recherche combine le texte avec des filtres comme la catégorie, la période, le service, l'expéditeur ou le numéro d'enregistrement.

Non. La recherche complète le plan de classement. L'ordre reste important, car les délais et les responsabilités sont rattachés à la catégorie. La recherche vous aide à retrouver rapidement un document lorsque vous ne vous souvenez plus de son emplacement exact.

Cela dépend des durées de conservation légales applicables à vos documents et à la forme de votre entreprise. 4docs enregistre pour chaque type de document la durée que vous fixez. Quelle durée vaut pour votre entreprise, votre expert-comptable ou votre fiduciaire vous le confirmera. Le système applique votre règle, il ne la détermine pas.

Lorsque la durée de conservation d'un document arrive à son terme, le système propose sa suppression. Le document n'est supprimé qu'après confirmation d'une personne autorisée. Chaque suppression reste inscrite au journal des accès.

Vous traitez ces demandes en tant que responsable du traitement. 4docs vous aide à retrouver les documents concernés, puis vous pouvez les supprimer après vérification. Savoir si l'effacement est admissible, ou si une obligation légale de conservation s'y oppose, vous appartient de le décider au cas par cas.

Par des durées de conservation définies pour chaque type de document et des propositions de suppression à échéance. S'y ajoutent des droits d'accès selon le rôle et des liens temporaires. Ainsi, les données personnelles ne sont pas conservées plus longtemps que nécessaire. Un plan complet d'effacement reste la responsabilité de votre entreprise.

Une personne. Le système ne propose la suppression que lorsqu'un délai est échu. La décision est prise par un utilisateur et enregistrée dans le journal des accès.

Par des rôles aux droits gradués. Un utilisateur ne voit que ce que son rôle lui permet. Vous définissez les droits de manière centralisée et vous les adaptez lorsque les responsabilités changent.

Vous créez un lien à date d'expiration. Chaque ouverture du lien est consignée au journal. Il n'est pas nécessaire d'envoyer le document par e-mail.

Chaque ouverture d'un document et chaque suppression, avec l'utilisateur et l'heure. Demandez au fournisseur, avant de commencer, combien de temps il conserve ce journal.

Non. Il n'existe pas de liaison avec les systèmes de comptabilité, d'ERP ou de banque, ni de connexion automatique aux e-mails. Vous importez les documents vous-même.

4docs ne comporte pas de fonctions d'intelligence artificielle, pas de liaison bancaire ou ERP, et pas de facturation électronique. Aucune garantie de valeur probante d'un document n'est donnée. Les précisions à ce sujet figurent dans les questions sur l'archivage.

D'un compte utilisateur et d'un plan de classement pour vos principaux types de documents. Vous pouvez commencer avec quelques catégories et compléter le plan progressivement.

Progressivement. Commencez par les documents dont la durée de conservation n'est pas encore échue. Le scan et la saisie restent un travail que vous réalisez en interne ou avec un prestataire. Les documents numérisés reçoivent des métadonnées, et sans couche de texte, ils doivent être vérifiés à la main.

Oui. Les formules disponibles figurent sur la page des tarifs. Convenez au préalable avec le fournisseur de tout changement de formule.

Le fournisseur indique les conditions de fin de contrat et d'export de vos documents avant la signature. Clarifiez ce point avant d'importer vos documents.

Tout utilisateur disposant du rôle adéquat. Le rôle détermine s'il peut saisir, valider, consulter ou administrer.