Termeni și condiții

1. Acceptarea termenilor

Prin accesarea sau utilizarea Serviciului, confirmi că ai citit și accepți acești Termeni. Dacă nu ești de acord, nu utiliza Serviciul.

2. Eligibilitate și conturi

Trebuie să ai capacitate legală pentru a încheia un contract. Ești responsabil(ă) pentru confidențialitatea credențialelor contului și pentru toate activitățile desfășurate prin contul tău.

3. Descrierea Serviciului

Serviciul este o platformă de management al documentelor de firmă (DMS), oferită ca software furnizat ca serviciu (SaaS). În limitele planului contractat, Serviciul include: arhivarea electronică a documentelor pe o structură de fond și inventar, registratura electronică cu alocarea automată a numerelor de înregistrare pentru intrări și ieșiri, circuitul intern de avizare a documentelor, recunoașterea optică a caracterelor (OCR) cu căutare full-text, regulile de retenție pe categorii de documente și partajarea securizată cu jurnal de acces.

Serviciul nu include gestiunea ciclului de viață al contractelor și nu include emiterea sau validarea semnăturilor electronice. Aceste servicii sunt oferite separat, în cadrul aceluiași ecosistem, de 4mycontracts.net.

Funcționalitățile pot fi modificate sau actualizate în timp. Unele funcționalități pot fi în versiune beta și sunt oferite „ca atare”.

4. Abonamente, tarife și plată

Dacă Serviciul este oferit contra cost, ești de acord să plătești tarifele și taxele aplicabile, conform descrierii din paginile de achiziție sau dintr-un formular de comandă/contract. În lipsa unei mențiuni contrare, tarifele nu sunt rambursabile.

Trecerea la un plan superior (upgrade). Poți trece oricând la un plan cu preț mai mare, direct din panoul contului. Upgrade-ul produce efecte imediat: funcțiile și limitele noului plan se activează de îndată ce upgrade-ul este confirmat. La upgrade plătești prețul întreg al noului plan pentru intervalul de facturare curent, din care se scade valoarea neconsumată a planului curent, calculată proporțional cu zilele rămase din ciclu, după formula: prețul planului nou − (prețul planului curent × zile rămase ÷ numărul total de zile ale ciclului de facturare curent). Data de reînnoire nu se modifică; începând cu următoarea reînnoire, abonamentul se facturează la prețul întreg al noului plan. Suma datorată la upgrade se încasează la momentul upgrade-ului, prin metoda de plată a abonamentului (card salvat sau transfer bancar pe bază de proformă).

Dacă upgrade-ul schimbă intervalul de facturare (de exemplu de la lunar la anual), noul abonament începe la momentul upgrade-ului, iar valoarea neconsumată a perioadei rămase se scade din prima factură sub forma unui credit intern de servicii asociat contului, aplicat până la epuizare. Creditul de servicii nu reprezintă bani: nu are valoare în numerar, nu este rambursabil, nu este transferabil și nu poate fi plătit în bani, în concordanță cu caracterul nerambursabil al tarifelor prevăzut în această secțiune. Trecerea la un plan cu preț mai mic (downgrade) nu implică nicio plată și nicio rambursare: valoarea neconsumată a planului curent se transformă în zile suplimentare la noul preț, iar data de reînnoire se prelungește corespunzător.

Trecerea la un plan cu spațiu de arhivă mai mic nu șterge documentele deja încărcate. Dacă volumul arhivei depășește limita noului plan, încărcarea de documente noi poate fi blocată până la eliberarea de spațiu sau până la revenirea pe un plan corespunzător; documentele existente rămân accesibile și exportabile.

5. Utilizare permisă

Te obligi să nu:

• încalci legea, drepturile altor persoane sau confidențialitatea;
• încerci acces neautorizat, scanare sau testare de securitate fără permisiune;
• perturbi funcționarea Serviciului (malware, boți, scraping, atacuri de tip DoS);
• decompilezi, faci reverse engineering sau ocolești limitări tehnice, cu excepția cazurilor permise de lege;
• încarci în Serviciu documente pe care nu ai dreptul legal să le stochezi sau să le prelucrezi.

6. Documentele și conținutul clientului

Păstrezi drepturile asupra documentelor, metadatelor și conținutului încărcat sau generat în Serviciu („Datele Clientului”). Acorzi Furnizorului o licență limitată de a găzdui, procesa, transmite și afișa Datele Clientului exclusiv pentru furnizarea și îmbunătățirea Serviciului și pentru conformare legală.

Stabilirea categoriilor de documente, a termenelor de păstrare aplicabile și a drepturilor de acces rămâne în sarcina ta. Furnizorul aplică regulile de retenție pe care le configurezi, dar nu verifică și nu garantează corectitudinea lor juridică pentru activitatea ta.

Ștergerea documentelor la expirarea termenului de păstrare nu se execută automat: propunerile de eliminare sunt supuse aprobării unui utilizator desemnat de tine. Odată aprobată, ștergerea este definitivă și ireversibilă; în arhivă rămâne doar înregistrarea în jurnal a faptului că documentul a existat și a fost eliminat.

7. Protecția datelor

În raport cu documentele și datele cu caracter personal încărcate în Serviciu, tu ai calitatea de operator, iar Furnizorul pe cea de persoană împuternicită, în sensul Regulamentului (UE) 2016/679 (GDPR). Poate fi necesară semnarea unui acord de prelucrare a datelor (DPA).

Ești responsabil(ă) să ai un temei legal pentru introducerea datelor personale în Serviciu și pentru soluționarea cererilor persoanelor vizate, inclusiv a cererilor de ștergere întemeiate pe art. 17 GDPR. Serviciul îți pune la dispoziție instrumentele de căutare, de verificare a termenelor de păstrare și de ștergere necesare pentru a răspunde acestor cereri.

Datele sunt stocate pe infrastructură situată în Uniunea Europeană și nu sunt transferate în afara acesteia.

8. Valoarea juridică a documentelor arhivate

Serviciul aplică documentelor arhivate măsuri tehnice de integritate — amprentă criptografică, versionare imutabilă, marcaj temporal și jurnal de acces — destinate să susțină dovada că un document nu a fost modificat după arhivare.

Furnizorul nu are calitatea de administrator de arhivă electronică acreditat în sensul Legii nr. 135/2007 privind arhivarea documentelor în formă electronică (republicată). Utilizarea Serviciului nu te exonerează de obligațiile legale de păstrare a documentelor și nu înlocuiește, prin ea însăși, obligația de a păstra originalul pe suport hârtie acolo unde legea o impune, inclusiv în temeiul Legii nr. 16/1996 a Arhivelor Naționale sau al Legii contabilității nr. 82/1991.

Informațiile despre termenele legale de păstrare publicate pe 4docs.net au caracter orientativ și nu constituie consultanță juridică.

9. Drepturi de proprietate intelectuală

Furnizorul și licențiatorii săi dețin toate drepturile de proprietate intelectuală asupra Serviciului (software, design, mărci etc.). Acești Termeni nu îți conferă drepturi de proprietate asupra Serviciului.

10. Servicii terțe

Serviciul poate integra servicii terțe și alte aplicații ale ecosistemului. Furnizorul nu răspunde pentru serviciile terților, termenii acestora, disponibilitatea sau securitatea lor.

11. Disponibilitate și suport

Depunem eforturi rezonabile pentru disponibilitate, însă nu garantăm funcționarea neîntreruptă. Orice niveluri de servicii (SLA) se aplică doar dacă sunt convenite expres în scris.

12. Suspendare, încetare și restituirea arhivei

Putem suspenda sau înceta accesul dacă încalci Termenii, dacă legea impune, sau pentru protejarea Serviciului și a utilizatorilor. Poți înceta utilizarea Serviciului oricând.

La încetarea abonamentului, îți punem la dispoziție un export complet al documentelor și al indexului de metadate, disponibil 30 de zile de la data încetării. După expirarea acestui termen, datele se șterg definitiv de pe sistemele noastre de producție. Îți revine responsabilitatea de a descărca exportul în interiorul acestui termen, în special pentru documentele pe care legea te obligă să le păstrezi în continuare.

13. Declinări de garanții

SERVICIUL ESTE OFERIT „CA ATARE” ȘI „ÎN FUNCȚIE DE DISPONIBILITATE”. ÎN MĂSURA MAXIMĂ PERMISĂ DE LEGE, FURNIZORUL DECLINĂ ORICE GARANȚII, INCLUSIV PRIVIND VANDABILITATEA, POTRIVIREA PENTRU UN SCOP ANUME ȘI NEÎNCĂLCAREA DREPTURILOR TERȚILOR.

Rezultatele recunoașterii optice a caracterelor (OCR) depind de calitatea documentelor scanate și sunt furnizate ca instrument de indexare și căutare; ele nu constituie o transcriere garantată a conținutului documentului.

14. Limitarea răspunderii

În măsura maximă permisă de lege, Furnizorul nu răspunde pentru daune indirecte, incidentale, speciale, consecutive sau punitive și nici pentru pierderi de profit, venit, date sau reputație.

15. Despăgubiri

Ești de acord să despăgubești și să ții Furnizorul nevinovat pentru pretenții rezultate din utilizarea Serviciului, Datele Clientului sau încălcarea Termenilor ori a legii.

16. Modificări

Putem actualiza Termenii. Versiunea actualizată va fi publicată pe 4docs.net și se aplică de la data afișată.

17. Legea aplicabilă și litigii

Termenii sunt guvernați de legea Romania. Instanțele competente de la sediul Furnizorului vor avea jurisdicție exclusivă, cu excepția cazurilor în care legea imperativă prevede altfel.

18. Contact

Pentru notificări legale sau întrebări: [email protected].