Archivage électronique des documents au Luxembourg
4docs range au même endroit les factures, contrats, courriers et dossiers RH de votre société. Vous classez, validez, retrouvez et conservez chaque document selon sa durée légale, puis vous le partagez avec un lien qui expire.
- Plan de classement avec durées de conservation par type de document
- Recherche plein texte dans les documents numériques avec couche de texte
- Proposition de suppression à échéance, la décision revient à une personne
Qu'est-ce qu'un système de gestion électronique de documents (GED) ?
Un système de gestion électronique de documents est l'application dans laquelle une entreprise tient ses documents sous forme numérique : elle les enregistre, les range selon un plan de classement, les fait circuler dans un processus de validation, les retrouve par leur contenu et les conserve pendant les durées de conservation légales. Il remplace le mélange habituel de classeurs, de lecteur réseau et d'un registre du courrier tenu à part dans un tableur.
4docs.net est un tel système : archivage électronique avec historique des versions, registre numérique avec numéro d'enregistrement automatique, circuits de validation avec délai à chaque étape, recherche plein texte dans les documents numériques et durées de conservation définies et suivies par type de document.
Ce que vous pouvez faire avec 4docs.net
Six tâches que vous accomplissez dans la même application, sans transférer des fichiers d'un outil à l'autre.
Vous archivez de façon structurée, pas sur un lecteur réseau
Les documents sont versionnés et classés selon le plan de classement. Après l'archivage, rien n'est écrasé : une correction est une nouvelle version, reliée à la précédente.
Vous tenez le registre électronique des entrées et des sorties
Chaque pièce reçoit un numéro continu sans trou, un service responsable et un délai de traitement. Les enregistrements annulés restent visibles, et les bordereaux de remise se créent directement à partir du registre.
Vous faites circuler les documents dans un circuit de validation
Vous définissez qui vérifie, dans quel ordre et jusqu'à quelle date. Si une personne est absente, la validation passe à un remplaçant désigné, et les dossiers en retard figurent sur une liste à part.
Vous cherchez dans le texte, pas dans le nom du fichier
Retrouvez un document numérique avec une couche de texte grâce à un montant, un nom de société ou un numéro figurant dans le document.
Vous respectez les durées de conservation
Chaque type de document porte sa durée. À l'échéance, le système propose la suppression, et une personne décide.
Vous donnez un accès, sans copie par e-mail
Droits selon le rôle et liens à date d'expiration. Chaque ouverture reste inscrite au journal des accès.
Ce que vous gagnez et ce à quoi il faut vous attendre
Avantages
- Vous retrouvez chaque justificatif en quelques secondes, y compris les anciens scans dotés d'une couche de texte, car la recherche porte sur le contenu et pas seulement sur le nom du fichier.
- Le numéro d'enregistrement est attribué par le système. Le registre du courrier tenu à part dans un tableur n'est plus nécessaire.
- Les durées de conservation sont suivies par l'application, et non par la mémoire d'une collaboratrice qui partira à la retraite l'an prochain.
- Les documents ne circulent plus en pièces jointes : il existe une seule version valide, avec tout son historique.
- Lors d'un contrôle, vous voyez immédiatement quels documents existent, qui les a ouverts et quand.
- Moins de classeurs dans le bureau et moins de déplacements vers un archivage externe.
Limites à connaître
- La reprise de l'historique papier demande du temps. Scanner et saisir les anciens dossiers reste un travail réel, en interne ou auprès d'un prestataire de numérisation.
- Les documents scannés sans couche de texte ne sont pas recherchés en plein texte. Il faut une couche de texte ou une vérification manuelle avant de pouvoir les chercher par leur contenu.
- Le plan de classement doit être réfléchi une fois pour toutes. Improvisé, il rend les retrouvailles aussi pénibles qu'avant.
- 4docs ne remplace pas votre documentation de procédure et ne rend pas les documents juridiquement contraignants. Qu'un document tienne en cas de litige dépend aussi de votre processus et des exigences de votre secteur.
Comment fonctionne 4docs.net en 4 étapes
Vous construisez votre plan de classement
Vous décrivez vos types de documents, par exemple facture d'achat, bon de livraison, dossier du personnel, procès-verbal de réception ou courrier administratif, et vous indiquez une durée de conservation pour chacun. Les durées suivent les règles légales applicables à votre entreprise ; votre expert-comptable ou votre fiduciaire vous aidera à les fixer.
Vous enregistrez le courrier et importez les documents
Chaque pièce entrante ou sortante reçoit automatiquement un numéro d'enregistrement, une date, une heure et un service responsable. Les justificatifs numérisés ne deviennent consultables en plein texte que s'ils ont une couche de texte. Sinon, vous vérifiez leur contenu à la main.
Vous faites valider les documents dans le circuit
Vous définissez le circuit de validation par service. Chaque étape a une personne responsable et un délai, et l'état d'avancement est visible en temps réel, sans avoir à relancer quelqu'un par e-mail.
Vous conservez et supprimez de façon traçable
À l'échéance d'une durée, le système propose la suppression. La suppression n'a lieu qu'après la décision d'une personne, et l'opération reste inscrite au journal des accès. Vous appliquez ainsi le principe de limitation de la conservation du RGPD.
4docs.net comparé à d'autres façons de tenir les archives de l'entreprise
Chaque solution a sa place. Le tableau compare ce qui compte lorsque vous cherchez un ancien justificatif ou lorsqu'un contrôle se profile.
| Critère | 4docs.net | Dossiers sur serveur ou lecteur réseau | SharePoint | Archivage papier chez un prestataire externe | GED classique installée en interne |
|---|---|---|---|---|---|
| Numéro d'enregistrement automatique | Oui, pour chaque entrée et sortie | Non, tenu à la main, souvent dans un tableur | Oui, mais seulement après un paramétrage propre | Oui, dans le registre papier du courrier | Oui |
| Recherche dans le contenu du document | Oui, pour les documents numériques avec couche de texte | Seulement par le nom du fichier | Oui, selon la configuration | Non, on cherche dans le registre de remise | Généralement un module à part, sous licence séparée |
| Durées de conservation suivies | Oui, selon le plan de classement | Non | Oui, par des règles configurées par un administrateur | Oui, tenu par le prestataire | Oui, après paramétrage |
| Circuit de validation avec délais | Oui, inclus | Par e-mail, sans suivi | Oui, avec des automatisations construites à part | Non | Oui |
| Journal des accès par document | Oui, à chaque ouverture | Seulement par les droits sur le dossier | Oui | Registre de prêt papier | Oui |
| Ce que demande le démarrage | Un compte et le plan de classement de votre entreprise | Rien, le désordre reste | Licences, mise en place et une administration | Contrat de stockage, transport, délai en cas de rappel | Serveur, licences, projet de déploiement |
SharePoint et une GED installée en interne répondent à des besoins proches, mais supposent des licences, une mise en place et une administration responsable. Un archivage papier externe reste pertinent pour les documents qui doivent être conservés en original. 4docs ne remplace pas les obligations légales de votre entreprise ; pour vos obligations de conservation, votre expert-comptable ou votre fiduciaire vous conseillera.
Au guide : gestion documentaire en entrepriseLà où les documents s'accumulent le plus
Le volume de papier n'est pas le même partout. Dans les secteurs ci-dessous, une pièce introuvable coûte du temps facturable, une pénalité ou un jour de retard. Pour chacun, 4docs.net résout autre chose.
Voir les servicesCabinets d'expertise comptable et fiduciaires
Le dossier de chaque client reste complet et consultable, sans classeurs ni archive à la cave.
Bâtiment et artisanat
Autorisations, procès-verbaux de réception et documentation de chantier restent avec le projet auquel ils appartiennent.
Transport et logistique
Bons de livraison et documents de transport se retrouvent par numéro ou par contenu, et non par le carton de l'entrepôt.
Santé
Les documents de l'établissement sont accessibles selon le rôle, et chaque ouverture est consignée au journal.
Administration publique et communes
Le registre des entrées et des sorties attribue les numéros automatiquement, et les délais de réponse sont suivis.
Production
Fiches techniques, rapports de contrôle et instructions de travail ne circulent que dans la dernière version validée.
Commerce de détail
Les justificatifs des fournisseurs et des magasins arrivent dans le même registre, quel que soit celui qui les numérise.
Prestataires de services libéraux
Dossiers de projet, comptes rendus et correspondance sont archivés par client, avec tout l'historique.
4docs.net dans l'écosystème 4b2b
L'archive documentaire de l'entreprise se place à côté des applications que vous utilisez déjà : les documents sont déposés depuis l'espace de gestion ou importés depuis un dossier, reçoivent un numéro, une échéance et un circuit de validation, et les rappels d'échéances et de validations vous parviennent par SMS ou WhatsApp, uniquement si vous l'avez accepté. Voir toutes les plateformes 4b2b
- Il entre par plusieurs voiesUn PDF numérisé, un fichier téléversé dans le panneau, un import en lot par dossier ou un lien de dépôt par lequel un correspondant transmet un fichier — le document arrive dans le même registre, avec le même numéro d'enregistrement.
- Il n'en reste qu'une seule versionLes pièces jointes cessent de circuler. Vos collègues reçoivent un lien vers le document, avec les droits de leur rôle, et l'historique reste entier.
- Les échéances ne passent pas inaperçuesLes durées de conservation et les échéances sont visibles dans le panneau. Si vous activez les alertes, l'entreprise reçoit un SMS ou un message WhatsApp avant qu'une échéance n'arrive à terme.
Vous retrouvez le document par ce qui est écrit dedans, pas par le nom du fichier
La recherche porte sur le texte déjà présent dans chaque document : fichiers numériques et PDF avec couche de texte. Les scans sans couche de texte ne sont pas lus automatiquement et demandent une couche de texte ou une vérification manuelle. Vous tapez un montant, un numéro de SIRET ou un nom de fournisseur lu sur une pièce de cinq ans d'âge, et vous obtenez le document, la page et le dossier où il est classé — y compris pour les fichiers numériques déposés avant votre passage à 4docs.net.
La recherche ne porte que sur les documents auxquels votre rôle donne accès.
Programme d'affiliation
Gagnez des commissions récurrentes en recommandant 4docs.net aux entreprises avec lesquelles vous travaillez