Bilag, du ikke kan finde, koster dig tid hver uge
Når en faktura, en kontrakt eller et ansættelsesbrev ligger i en mappe, som ingen kender, går arbejdstiden til at lede, og det bliver usikkert, hvad du må slette.
- Opbevaringsregler efter bogføringsloven
- Søgning i dokumenter med tekstlag
- Sletning til tiden, i overensstemmelse med GDPR
Hvad er et dokumentstyringssystem (DMS)?
Et dokumentstyringssystem (DMS) er det program, hvor en virksomhed opbevarer alle sine dokumenter elektronisk: registrerer dem, klassificerer dem efter arkivplanen, sender dem til godkendelse, finder dem ud fra indholdet og gemmer dem præcis så længe loven kræver. Det erstatter den sædvanlige løsning: papirmapperne, det fælles drev og journalen i Excel.
4docs.net er et sådant system til danske små og mellemstore virksomheder: et elektronisk arkiv med automatisk registreringsnummer, godkendelsesforløb på tværs af afdelinger, søgning i dokumenter med tekstlag og opbevaringsfrister knyttet til dokumenttyperne.
Hvad du kan gøre med 4docs.net
Seks konkrete ting, du gør i samme program, uden at eksportere filer.
Du arkiverer hele virksomhedens dokumentation elektronisk
Dokumenterne ligger i et digitalt arkiv, organiseret efter arkivplanen, ikke i mapper opkaldt efter den person, der gemte dem.
Du fører indgående og udgående journal
Hvert modtaget eller afsendt dokument får automatisk et registreringsnummer, og oversigterne laves ud fra registret.
Du sender dokumenterne gennem godkendelse
Du bestemmer, hvem der godkender, i hvilken rækkefølge og inden for hvor lang tid. Dokumentet forsvinder ikke mellem to kontorer.
Du søger i teksten, ikke i filnavnet
Dokumenter med tekstlag kan findes efter et beløb, et leverandørnavn eller et nummer, der står i dem.
Du overholder de lovpligtige opbevaringsfrister
Hver dokumenttype har sin frist, som følges automatisk. Ved udløb får du forslag om sletning, ikke en overraskelse ved kontrol.
Du giver styret adgang i stedet for kopier på e-mail
Du deler med rettigheder efter rolle og med links, der udløber, og hver åbning bliver registreret i adgangsloggen.
Hvad du får, og hvad du skal være opmærksom på
Fordele
- Du finder ethvert dokument på få sekunder, også ældre scanninger med tekstlag, fordi søgningen går i indholdet.
- Registreringsnummeret gives automatisk, og det parallelle register i Excel forsvinder.
- Opbevaringsfristerne følges af systemet, ikke af en kollegas hukommelse.
- Dokumenterne cirkulerer ikke som vedhæftede filer: du har én version med historik.
- Pladsen til fysisk arkiv og transporten til arkivlokalet falder markant.
- Ved en kontrol har du straks listen over dokumenterne, og hvem der har åbnet dem, og hvornår.
Begrænsninger at kende til
- Det tager tid at flytte det gamle papirarkiv over: scanning og registrering af papirdokumenter er reelt arbejde, som du udfører internt eller med en scanningsleverandør.
- Tekstgenkendelse (OCR) på danske scannede bilag er endnu ikke sat op, og håndskrevne eller falmede dokumenter kræver manuel kontrol.
- Arkivplanen skal tænkes igennem på forhånd. Hvis du improviserer den, bliver det lige så svært at finde dokumenter som før.
- Papiroriginaler, som loven kræver at opbevare fysisk, forsvinder ikke af sig selv. Elektronisk arkivering har sine egne krav, og nogle originaler skal stadig gemmes fysisk.
Sådan virker 4docs.net, i 4 trin
Du opretter din arkivplan
Du definerer afdelinger og dokumenttyper og knytter en opbevaringsfrist til hver af dem. Du starter fra en skabelon bygget på bogføringsloven og tilpasser den til din virksomhed.
Du uploader eller scanner dokumenterne
Hvert dokument får automatisk registreringsnummer, dato, afdeling og ansvarlig. Scannede dokumenter er endnu ikke sat op til dansk tekstgenkendelse, så kontrollér dem, før du stoler på søgningen.
Du sender det til godkendelse
Du vælger godkendelsesforløbet pr. afdeling. Hvert trin har en frist og en ansvarlig, og du ser, hvor dokumentet står, uden at jagte nogen på e-mail.
Du opbevarer det i lovens frist og sletter kontrolleret
Når fristen udløber, får du forslag om sletning. Sletningen sker først efter din beslutning, og handlingen står i adgangsloggen.
4docs.net sammenlignet med andre måder at føre virksomhedens arkiv på
Hver løsning har sin plads. Tabellen sammenligner det, der betyder noget, når du leder efter et gammelt dokument, eller når Erhvervsstyrelsen eller Skattestyrelsen beder om materiale.
| Kriterium | 4docs.net | Mapper på server eller fælles drev | SharePoint | Fysisk arkiv med eksternt lager | Klassisk DMS installeret lokalt |
|---|---|---|---|---|---|
| Automatisk registreringsnummer | Ja, ved hver indgang og udgang | Nej — føres manuelt, typisk i Excel | Ja, men kræver dedikeret opsætning | Ja, i papirjournalen | Ja |
| Søgning i dokumentets indhold | Ja, for dokumenter med tekstlag | Kun efter filnavn | Ja, på planer der inkluderer indeksering | Nej — søgning sker i fortegnelsen | Typisk et separat modul med egen licens |
| Opbevaringsfrister følges automatisk | Ja, ud fra arkivplanen | Nej | Ja, via retentionspolitikker sat op af en administrator | Ja, varetaget af lagerleverandøren | Ja, efter opsætning |
| Godkendelsesforløb med frister | Ja, inkluderet | Via e-mail, uden opfølgning | Ja, med automatiseringer bygget særskilt | Nej | Ja |
| Adgangslog pr. dokument | Ja, for hver åbning | Begrænset til mappens rettigheder | Ja | Papirbaseret konsultationsregister | Ja |
| Hvad opstarten kræver | En konto og virksomhedens arkivplan | Intet — men rodet bliver | Licenser, opsætning og en administrator | Opbevaringsaftale, transport, leveringstid ved forespørgsel | Server, licenser, implementeringsprojekt |
SharePoint og lokalt installerede DMS-systemer dækker lignende behov, men kræver licenser, opsætning og en egen administrator. Et eksternt arkiv er stadig nyttigt til de papiroriginaler, du skal gemme. Elektronisk fakturering og elektronisk underskrift af kontrakter hører ikke til denne sammenligning: 4docs.net forvalter dokumentarkivet, men opretter ingen fakturaer og underskriver ingen kontrakter.
Læs guiden: dokumenthåndtering i virksomhedenHvor de fleste dokumenter samles
Mængden af papir er ikke ens overalt. I brancherne nedenfor koster et dokument, du ikke kan finde, fakturerbar tid, en bøde eller en dags forsinkelse. For hver af dem løser 4docs.net noget andet.
Se tjenesterneRevisions- og regnskabsvirksomheder
Hver kundes mappe forbliver komplet og søgbar, uden ringbind på hylderne og uden arkiv i kælderen.
Byggeri og installation
Tilladelser, afleveringsprotokoller og byggedokumentation hænger sammen med deres projekt.
Transport og logistik
Fragtbreve og transportdokumenter findes ud fra nummeret eller ud fra det, der står i dem, ikke ud fra kassen på lageret.
Sundhed og pleje
Dokumenter fra klinikker og plejehjem har adgang efter rolle, og hver åbning bliver registreret.
Kommunal forvaltning
Indgående og udgående journal nummererer selv, og svarfrister følges automatisk.
Produktion
Tekniske datablade, kvalitetsrapporter og arbejdsinstruktioner cirkulerer kun i den seneste godkendte version.
Detailhandel
Dokumenter fra leverandører og fra butikkerne havner i samme register, uanset hvem der scanner dem.
Professionelle services
Projektmapper, mødereferater og korrespondance arkiveres pr. kunde med fuld historik.
4docs.net i 4b2b-netværket
Virksomhedens dokumentarkiv står ved siden af de applikationer, du allerede bruger. Dokumenter uploades fra panelet eller importeres fra en mappe, hvert dokument får et nummer, en frist og en godkendelsesproces, og advarsler om frister og godkendelser når dig via SMS eller WhatsApp, men kun hvis du har tilvalgt det. Se alle 4b2b-platforme
- Det kommer ind fra flere vejeEn PDF, også scannet, en fil uploadet i panelet, en massimport fra en mappe eller et uploadlink, som en afsender leverer en fil igennem — dokumentet havner i samme register, med samme registreringsnummer.
- Kun én version bestårVedhæftede filer holder op med at cirkulere. Kolleger får et link til dokumentet med rettighederne for deres rolle, og historikken bevares.
- Frister glider ikke ubemærketOpbevaringsfrister og forfaldsdatoer er synlige i panelet, så du kan se, hvilke dokumenter der nærmer sig en frist.
Du finder dokumentet på registreringsnummer, leverandør og dato
Hvert dokument får et registreringsnummer, en dato, en afdeling og en ansvarlig og bliver arkiveret i sin mappe. Du skriver et beløb, et CVR-nummer, et leverandørnavn eller et registreringsnummer og får dokumentet, dets plads i mappen og dets oplysninger. Tekstsøgningen dækker dokumenter med tekstlag, altså digitale dokumenter der allerede indeholder læsbar tekst.
Søgningen dækker kun de dokumenter, din rolle har adgang til.
Partnerprogram
Tjen tilbagevendende provisioner ved at anbefale 4docs.net til virksomheder, du arbejder med