Ofte stillede spørgsmål om dokumenthåndtering

Det betyder, at det elektronisk arkiverede dokument kan bruges over for en tredjepart (en myndighed, en domstol, en revisor), fordi du kan dokumentere, at det ikke er ændret siden arkiveringen. I praksis kræves fire ting: en pålidelig identifikation af dokumentet (kryptografisk fingeraftryk), dato og tidspunkt for arkiveringen, metadata der beskriver dokumentet, og en adgangslog der viser, hvem der har gjort hvad. Om det er nok for netop din dokumenttype, bør du afstemme med din revisor eller jurist.

Det afhænger af dokumenttypen, og der skal udvises forsigtighed. Mange steder accepteres elektroniske kopier, men under bestemte betingelser. 4docs gemmer for hvert dokument fingeraftrykket, tidspunktet for arkiveringen, metadata og en fuld log, men afgør ikke for dig, hvilket originalt papir der må makuleres. Hvor originalen skal bevares, anbefaler vi et blandet arkiv: papiret bliver i mappen, og med 4docs finder du det på få sekunder.

Det er listen over de dokumentkategorier, virksomheden opretter, hver med sin opbevaringsfrist. Arkiveringsreglerne forventer den fra dem, der opretter og opbevarer dokumenter, og i praksis er den rygraden i arkivet: uden den ved du ikke, hvor længe et dokument skal gemmes, og hvad der sker bagefter.

Nej. Når et dokument er arkiveret, kan filen ikke redigeres: enhver rettelse sker som en ny version, knyttet til den forrige, og den oprindelige version bliver i arkivet. Hver version har sit eget kryptografiske fingeraftryk, så du til enhver tid kan kontrollere, om en kopi er originalen.

På infrastrukturen i 4b2b-økosystemet. Adgangen beskyttes af login og af roller og rettigheder. Serverens præcise placering og backup-ordningen skal du anmode om skriftligt hos udbyderen.

Nej. 4docs er et dokumenthåndteringssystem: arkiv, journal, intern gang, fritekstsøgning og opbevaringsfrister. Kontraktens livscyklus og elektronisk underskrift dækkes af en særskilt applikation i økosystemet, 4mycontracts.net, som vi henviser til.

Hvert dokument, der kommer ind eller går ud af virksomheden, får automatisk et unikt journalnummer i strengt stigende rækkefølge, sammen med dato og tidspunkt. Nummeret kan ikke genbruges og ikke springes over: hvis en post annulleres, bliver den stående i journalen.

Ja, men manuelt. Journalen har ingen egen e-mailadresse, og 4docs modtager ikke e-mails automatisk: du gemmer beskeden eller bilaget som en fil (for eksempel en eksporteret e-mail), uploader den og udfylder nummer, dato og afsender.

Ja. Journalen eksporteres til PDF eller XLSX for enhver periode, filtreret efter afdeling, afsender, modtager eller kategori. Til udgående post kan du generere afleveringsbilag med listen over dokumenter, modtagerne og kurerens eller modtagerens kvittering.

Kun brugere med rollen journalansvarlig, og kun med en begrundet annullering, aldrig ved sletning. Begrundelsen, forfatteren og tidspunktet bliver i loggen. Andre brugere kan kun oprette nye dokumenter og se det, de har rettighed til.

Den interne rute et dokument følger fra modtagelse til afslutning: hvem der modtager det, hvem der gennemgår det, hvem der godkender det, og inden for hvilken tid. Gangen opsættes én gang pr. dokumentkategori, for eksempel en indgående faktura: lager → regnskab → godkendelse af ledelsen.

Hvert trin har en frist. Når fristen nærmer sig, får den ansvarlige en notifikation; efter fristen dukker dokumentet op på koordinatorens liste over forsinkelser med antallet af overskredne dage. Du kan til enhver tid se gangens status trin for trin.

Nej, og forskellen har betydning. En godkendelse i gangen er en intern handling, der registreres i loggen (autentificeret bruger, tidspunkt, beslutning, noter), og den bruges som dokumentation for den interne kontrol. Den er ikke en elektronisk underskrift i juridisk forstand. Hvis dokumentet skal underskrives, sker det i 4mycontracts.net.

Ja. Enhver bruger kan udpege en stedfortræder for en periode, og dokumenter, der ville være nået frem til vedkommende, sendes automatisk til stedfortræderen. Delegationen fremgår af loggen: det registreres, at godkendelsen blev givet ved delegation, af hvem og i hvilken periode.

I dokumenter, der har digital tekst: for eksempel tekstbaserede PDF-filer, DOCX- og XLSX-filer og eksporterede e-mails. Her dækker søgningen hele teksten. For scannede billeder uden tekstlag bygger søgningen på metadata (kategori, dato, journalnummer, afsender) og den beskrivelse, du selv skriver.

Ethvert ord i dokumentets indhold, ikke kun filnavnet: et fakturanummer, et personnavn, et CVR-nummer, et beløb, en sætning fra en rapport. Søgningen kombinerer teksten med metadatafiltre: kategori, periode, afdeling, afsender, journalnummer.

Nej. Resultaterne filtreres efter dine rettigheder: et dokument, du ikke må se, vises ikke på listen og markeres ikke på nogen måde. Ellers ville søgningen afsløre eksistensen af fortrolige dokumenter.

Ja. Du kan rette den tekst, søgningen bruger, manuelt uden at røre den originale fil: rettelsen påvirker kun søgelaget. Filnavn, metadata og den manuelle beskrivelse kan ændres når som helst, og ændringerne registreres i loggen.

Opbevaringsfristen afhænger af dokumenttypen og de nationale regnskabsregler, så der findes ikke ét generelt tal, der gælder for alle dokumenter. 4docs tildeler hver kategori en egen frist i arkiveringsskemaet. Få den præcise frist bekræftet af din revisor, før noget slettes.

Når et dokuments opbevaringsfrist udløber, forsvinder det ikke automatisk. Det kommer på en liste over forslag til sletning, som den arkivansvarlige gennemgår og godkender. Det er præcis den logik, som den klassiske arkiveringsbeslutning bygger på: et menneske træffer beslutningen, og systemet forbereder den.

Retten til sletning (GDPR artikel 17) er ikke absolut: den gælder ikke, når behandlingen er nødvendig for at opfylde en retlig opbevaringsforpligtelse. I praksis slettes en uopfordret ansøgning, der gemmes "til senere", efter anmodning, mens et lønbilag bliver, indtil den lovbestemte frist er udløbet. Hver anmodning registreres sammen med begrundelsen for afgørelsen.

Ved at knytte opbevaringsfrister til kategorier frem for enkeltdokumenter. GDPR artikel 5, stk. 1, litra e, kræver, at persondata ikke opbevares længere end nødvendigt; i praksis betyder det, at du for hver kategori kan vise, hvor længe den gemmes, og hvorfor.

Ja. Du kan sætte en bevaringsspærring ("juridisk spærring") på et dokument eller en hel sag: så længe den er aktiv, kan dokumentet ikke foreslås slettet, også selvom fristen er udløbet. Spærringen, begrundelsen og den, der satte den, bliver i loggen.

Rettigheder tildeles efter rolle og dokumentkategori, ikke fil for fil. En bogholder ser de økonomiske kategorier, en HR-medarbejder ser personalemapperne, en direktør ser alt, der hører til hans eller hendes afdeling. Oven i det kan du begrænse enkelte dokumenter yderligere.

Ja, via et sikkert link: du angiver udløbsdato, om modtageren kun kan se eller også hente dokumentet, og eventuelt en adgangskode. Efter udløb virker linket ikke, og loggen gemmer, hvem der oprettede det, hvem det blev sendt til, og hvor mange gange det blev åbnet.

Brugeren, handlingen (visning, hentning, ændring af metadata, deling, sletning), dokumentet, tidspunktet og IP-adressen. Loggen kan ikke redigeres eller slettes af brugerne, kan eksporteres til revision og gemmes mindst så længe det dokument, den vedrører, eksisterer.

Ja, i den forstand at 4docs er en del af 4b2b-økosystemet: samme konto og samme adgangsrettigheder til de applikationer, du bruger. Filer fra andre programmer uploades til arkivet manuelt, og kontrakter underskrevet i 4mycontracts.net kan arkiveres her.

Ja. Partnerprogrammet giver dig en unik anbefalingskode og en tilbagevendende månedlig provision af abonnementet hos hver virksomhed, der tilmelder sig via dig, i hele abonnementets løbetid.

En konto og de dokumenter, du allerede har: scannede eller digitalt oprettede (PDF, DOCX, XLSX, JPG, eksporterede e-mails). Ved aktivering fastlægger vi sammen virksomhedens arkiveringsskema (dokumentkategorierne, opbevaringsfristen for hver og skæbnen efter udløb), og derefter uploader du materialet.

I to trin. Først digitaliseringen: du scanner efter kategori (indgående fakturaer, følgesedler, referater, korrespondance, personalesager), tydeligt og lige. Derefter upload og indeksering: ved upload læser 4docs den digitale tekst, hvor den findes, foreslår kategori, dato og afsender, og brugeren bekræfter. Scannede billeder søges via metadata, og filer med digital tekst søges også på hele teksten.

Ét månedligt eller årligt abonnement i euro, dimensioneret efter arkivplads, antal brugere og mængden af gemte sider. Du betaler ikke pr. uploadet dokument, pr. søgning eller pr. dokument sendt i gangen. Betaling sker med kort eller bankoverførsel mod faktura.

Ja, når som helst. Ved opgradering modregnes den resterende værdi af det nuværende abonnement dagsforholdsmæssigt. Ved nedgradering træder ændringen i kraft i næste abonnementsperiode, så du har fuld adgang til den periode, du har betalt for.

Vi eksporterer hele arkivet til dig: de oprindelige filer og et indeks i et åbent format (CSV/XML) med alle metadata (kategori, journalnummer, dato, afsender, opbevaringsfrist), så du kan genopbygge arkivet i et andet system. Adgangen gælder til udgangen af den periode, du har betalt for.