Conservación de documentos y RGPD

Plazos de conservación definidos por serie y aplicados automáticamente, con propuestas de eliminación al vencimiento, aprobación humana y registro de las solicitudes de los interesados.

Cumplir en materia de documentos tiene dos caras que parecen contradictorias. Por un lado, la ley le exige conservar ciertas series durante años: seis años los libros, la correspondencia y los justificantes del negocio (art. 30 del Código de Comercio), y los documentos con trascendencia tributaria mientras no prescriba el derecho de la Administración a comprobar (cuatro años según el art. 66 de la Ley General Tributaria). Por otro, el RGPD y la LOPDGDD le prohíben conservar datos personales más tiempo del necesario. Las dos exigencias solo se cumplen con una política de conservación explícita, escrita por series y no por ficheros. 4docs.net es el lugar donde vive esa política: cada serie tiene un plazo, el plazo se aplica a todos sus documentos y al vencimiento recibe una propuesta de eliminación que aprueba una persona.

Plazo de conservación definido por serie del cuadro de clasificación, no por documento: se configura una vez y se aplica en todas partes.
Cálculo automático de la fecha de vencimiento a partir de la fecha del documento o del cierre del expediente.
Aviso previo y lista de propuestas de eliminación, agrupadas por serie y por año.
Eliminación con aprobación humana y acta: nada desaparece de forma automática y silenciosa.
Registro de las solicitudes de los interesados — acceso, rectificación, supresión — con plazo de respuesta controlado.
Bloqueo de la eliminación de documentos que siguen sujetos a una obligación legal de conservación, aunque se pida su supresión.
Retención por litigio («legal hold») para documentos o expedientes implicados en un conflicto.
Informes de cumplimiento por serie: qué se conserva, durante cuánto tiempo y con qué base jurídica.

Los plazos legales de conservación, en resumen

Mercantil: seis años para libros, correspondencia, documentación y justificantes del negocio, desde el último asiento (art. 30 del Código de Comercio). Tributario: el derecho de la Administración a comprobar prescribe a los cuatro años (art. 66 de la Ley General Tributaria), plazo que se alarga en la práctica cuando hay bases imponibles negativas o deducciones pendientes. Por eso muchas empresas trabajan con un mínimo de seis años para la documentación contable. Otras series — personal, calidad, prevención — tienen sus propios plazos, que la empresa fija en su cuadro de clasificación.

Lo que exige el RGPD además de los plazos legales

El art. 5.1.e del RGPD obliga a no conservar los datos personales más tiempo del necesario para su finalidad. En la práctica, eso significa poder demostrar, para cada serie, cuánto tiempo la guarda y por qué. La LOPDGDD añade el deber de bloqueo: cuando procede suprimir datos, se conservan bloqueados únicamente a disposición de jueces y autoridades durante el plazo en que puedan exigirse responsabilidades, y después se destruyen.

Cómo se ve, en la plataforma, la eliminación al vencimiento

Cuando vence el plazo, el documento no desaparece solo: entra en una lista de propuestas de eliminación agrupadas por serie y año. El responsable del archivo la revisa, excluye lo que deba seguir conservándose — por ejemplo, lo que está bajo retención por litigio — y aprueba. Tras la aprobación, el fichero se elimina definitivamente y queda un acta: serie, periodo, fecha y quién aprobó.

Las solicitudes de los interesados, en un solo lugar

Cuando una persona ejerce su derecho de acceso, rectificación o supresión, la solicitud se registra con su plazo de respuesta. La plataforma localiza los documentos donde aparece la persona, muestra para cada uno la base jurídica y el plazo, y permite eliminar lo que puede eliminarse y documentar de forma motivada lo que debe mantenerse. La respuesta motivada queda documentada por si la Agencia Española de Protección de Datos la solicita.

Referencias legales

Reglamento (UE) 2016/679 (RGPD), art. 5.1.e — limitación del plazo de conservación
Reglamento (UE) 2016/679 (RGPD), art. 17 — derecho de supresión, que no se aplica cuando el tratamiento es necesario para cumplir una obligación legal
Ley Orgánica 3/2018 (LOPDGDD) — deber de bloqueo de los datos durante el plazo de posibles responsabilidades
Código de Comercio, art. 30 — seis años para libros, correspondencia, documentación y justificantes
Ley 58/2003, General Tributaria, art. 66 — prescripción de cuatro años del derecho de la Administración a determinar la deuda tributaria

Preguntas frecuentes

¿Cuánto tiempo debo conservar los documentos de la empresa?

Depende de la serie. Libros, correspondencia y justificantes del negocio: seis años desde el último asiento (art. 30 del Código de Comercio). Documentos con trascendencia tributaria: mientras no prescriba el derecho de la Administración a comprobar, cuatro años como regla general (art. 66 LGT). Las demás series se fijan en el cuadro de clasificación, dentro del límite del RGPD.

Si alguien me pide que suprima sus datos, ¿tengo que borrarlo todo?

No. El derecho de supresión no se aplica cuando el tratamiento es necesario para cumplir una obligación legal de conservación. Se elimina lo que puede eliminarse — por ejemplo, un currículum guardado «por si acaso» — y se documenta de forma motivada lo que debe mantenerse, como una factura o una nómina.

¿Los documentos se borran automáticamente al vencer?

No. Al vencer, entran en una lista de propuestas de eliminación que aprueba una persona responsable. Tras la aprobación se eliminan definitivamente y queda un acta.

¿Qué hago con los documentos implicados en un litigio?

Aplique una retención por litigio al documento o al expediente: mientras esté activa, no puede proponerse su eliminación aunque el plazo haya vencido. La retención y su motivo quedan registrados.

¿Cómo demuestro a un auditor la política de conservación?

Con los informes por serie: qué se conserva, durante cuánto tiempo y con qué base jurídica, junto con las actas de eliminación y el registro de las solicitudes de los interesados.

¿El plazo se cuenta desde la fecha del documento?

Según la serie, desde la fecha del documento o desde el cierre del expediente o del ejercicio. La regla de cálculo se define en el cuadro de clasificación y se aplica automáticamente.

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