El archivo de la empresa, bien llevado: cada documento registrado, indexado, localizable en segundos, conservado exactamente el tiempo que exige la ley y eliminado al vencimiento, con aprobación y trazabilidad.
Sobre 4docs: es un sistema de gestión documental pensado para cómo trabaja de verdad una empresa en España. Partimos de una observación sencilla: los documentos de una empresa no se pierden porque no existan, sino porque nadie sabe ya dónde están ni cuánto tiempo hay que guardarlos. Facturas recibidas, albaranes, actas, decisiones internas, requerimientos de la Administración, expedientes de personal, autorizaciones, informes — todo acaba en archivadores, en servidores de ficheros o en el correo, cada uno con su propia lógica. 4docs los reúne en un solo lugar: los anota en el registro de entrada y salida con número y fecha, los envía a un circuito interno de aprobación con plazos, los encuentra por texto completo, los conserva el tiempo que exigen el artículo 30 del Código de Comercio y la normativa tributaria y los elimina al vencimiento, conforme al principio de limitación del plazo de conservación del RGPD. Lo que no hacemos: no gestionamos el ciclo de vida de los contratos ni emitimos firmas electrónicas — para contratos y firma existe 4mycontracts.net, una aplicación independiente del mismo ecosistema; el documento firmado allí se archiva aquí.
Un archivo electrónico sin cuadro de clasificación no es más que una carpeta más grande. Por eso la primera fase de cualquier implantación es la lista de series documentales de la empresa, cada una con su plazo de conservación y su destino al vencimiento. A partir de ahí, todo lo demás — la numeración en el registro de entrada y salida, el circuito de aprobación, las propuestas de eliminación — se aplica automáticamente.
Cada documento archivado tiene una huella criptográfica, un sello de tiempo y versiones inmutables; cada consulta, descarga o compartición queda en un registro que los usuarios no pueden modificar. Cuando llega una inspección o una auditoría, no tiene que explicar cómo debería funcionar el archivo — lo demuestra.
No afirmamos que lo digital sustituya automáticamente a cualquier original en papel. Si una copia digitalizada puede reemplazar al original depende del tipo de documento y de la norma que lo regula, y en materia tributaria la digitalización con valor de original exige un procedimiento específico. 4docs prepara los documentos para ese proceso — metadatos, huella, sello de tiempo, registro de accesos — pero le decimos con claridad dónde termina la responsabilidad de la plataforma y dónde empieza la suya.
Detrás de 4docs hay un equipo mixto de archiveros, especialistas en protección de datos e ingenieros de software, con sede en la Unión Europea. Le ayudamos a configurar el cuadro de clasificación y los plazos de conservación, los libros de registro de entrada y salida, los circuitos de aprobación por departamento y la importación del archivo existente — incluido el que se digitaliza desde los archivadores.
Los documentos se guardan cifrados, en infraestructura situada en la Unión Europea, con copias de seguridad diarias y sin transferencias fuera de la UE. El acceso se concede por rol y por tipo de documento, y el registro de accesos es inalterable y exportable para auditoría. Los plazos legales de conservación — seis años para los libros, la correspondencia, la documentación y los justificantes del negocio (art. 30 del Código de Comercio), y los documentos con trascendencia tributaria mientras la Administración pueda comprobar, con el plazo de prescripción de cuatro años del art. 66 de la Ley General Tributaria — se asocian a las series documentales, no a la memoria de alguien. La eliminación al vencimiento pasa obligatoriamente por una aprobación, y las solicitudes de supresión basadas en el art. 17 del RGPD y la LOPDGDD se tramitan tras comprobar las obligaciones legales de conservación.
4docs no es una aplicación aislada. Forma parte del ecosistema 4b2b: una sola cuenta, los mismos permisos de acceso y una sola factura para todas las aplicaciones de negocio que utilice. Los documentos generados en las demás aplicaciones del ecosistema pueden llegar directamente al archivo, con la serie y el plazo de conservación aplicados automáticamente. Para contratos y firma electrónica, el ecosistema tiene una aplicación dedicada — 4mycontracts.net.
Configuramos el cuadro de clasificación y los plazos de conservación de la empresa, abrimos los libros de registro de entrada y salida, definimos los circuitos de aprobación por departamento e importamos los documentos que ya tiene. Las consultas abiertas desde el panel reciben respuesta en un día laborable.
