¿Qué es el archivo electrónico de documentos?
El archivo electrónico es la conservación ordenada, durante el plazo legal, de los documentos de la empresa en formato digital.
Respuesta breve
- Archivar electrónicamente significa conservar los documentos de la empresa en formato digital, de forma estructurada y con un plazo de conservación definido para cada tipo documental.
- No es lo mismo que "escaneo y guardo los PDF en una carpeta compartida": un archivo de verdad tiene un cuadro de clasificación, un inventario y un registro de accesos.
- El soporte digital no cambia los plazos legales: se calculan por tipo de documento, no por el soporte en el que se guarda.
- En España los plazos de referencia son los seis años del artículo 30 del Código de Comercio y la prescripción tributaria de cuatro años de la Ley General Tributaria, siempre dentro de los límites del RGPD y la LOPDGDD.
Qué dice la ley (en resumen)
- Código de Comercio, art. 30: los libros, la correspondencia, la documentación y los justificantes del negocio se conservan durante seis años desde el último asiento, y el Código admite expresamente su llevanza por medios electrónicos.
- Ley General Tributaria (Ley 58/2003), art. 66: el derecho de la Administración a comprobar y liquidar prescribe a los cuatro años, y la documentación con trascendencia tributaria debe poder aportarse mientras ese plazo no haya vencido.
- Reglamento (UE) 910/2014 (eIDAS), art. 46: no se deniegan efectos jurídicos ni admisibilidad como prueba a un documento por el mero hecho de estar en formato electrónico.
- Reglamento (UE) 2016/679 (RGPD), art. 5.1.e), y Ley Orgánica 3/2018 (LOPDGDD): los datos personales no se conservan más tiempo del necesario para la finalidad, y durante los plazos legales se mantienen bloqueados.
Ejemplos prácticos
- Una empresa de 40 empleados escanea 12 archivadores de actas y decisiones internas, los clasifica por año y departamento y libera tres estanterías del almacén.
- Un albarán recibido en formato electrónico se registra directamente en digital, con su número de registro de entrada, y ya no se imprime.
- El expediente de un trabajador se cierra cuando causa baja, pero los registros de jornada siguen conservándose cuatro años.
- Una licencia de actividad concedida en 2019 se localiza en 2026 tal como se archivó, con todo el historial de accesos.
Errores frecuentes
- El "archivo" es en realidad una carpeta compartida: sin cuadro de clasificación, sin inventario y sin plazos.
- Los documentos se escanean sin OCR: están en el archivo, pero nadie los encuentra por su contenido.
- Se borra "cuando el disco se llena", no cuando vence el plazo legal.
- Nadie puede decir quién abrió o descargó un documento, ni cuándo.
- Se destruye el papel sin comprobar antes si ese tipo de documento exige conservar el original.
Cómo te ayuda 4docs
- Estructuras el archivo por cuadro de clasificación, expediente y tipo documental, igual que en el manual de gestión documental de la empresa.
- Cada archivo recibe un plazo de conservación y una fecha de vencimiento calculada automáticamente.
- Buscas dentro del contenido de los documentos escaneados, no solo en el nombre del archivo.
- El registro de accesos muestra quién ha consultado, descargado o compartido cada documento.
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