Häufige Fragen zum Dokumentenmanagement

Ein archiviertes Dokument soll sich später als unverändert nachweisen lassen. Dafür erfasst das System einen digitalen Fingerabdruck der Datei, den Zeitpunkt der Archivierung und die Metadaten und führt ein Protokoll, wer das Dokument wann geöffnet hat. Ob ein Dokument im Streitfall Bestand hat, hängt aber auch von Ihrem Prozess ab, etwa davon, wie Sie Scans erstellen und dokumentieren.

Das hängt von der Art des Dokuments ab. Gescannte Belege können das Papier nur dann ersetzen, wenn der Scanvorgang in einer Verfahrensdokumentation beschrieben ist und tatsächlich so gelebt wird. Für Originale wie Urkunden, Wertpapiere und manche Abschlussunterlagen bleibt das Papier oft verpflichtend. Klären Sie das mit Ihrer Steuerberatung, bevor Sie Papier vernichten.

Der Aktenplan ist die Liste Ihrer Dokumentarten. Jede Art hat eine eigene Aufbewahrungsfrist und eine eigene Löschregel. Ein Unternehmen muss keinen Aktenplan nach einem Archivgesetz führen, aber ohne ihn lassen sich weder Ordnung halten noch Aufbewahrungsfristen nachweisen. In 4docs richten Sie den Aktenplan ein, und neue Dokumente der Kategorie erhalten Frist und Löschregel automatisch.

Nein. Nach der Archivierung wird die Datei nicht überschrieben. Eine Korrektur entsteht als neue Version, die mit der vorherigen verknüpft ist, und die ursprüngliche Version bleibt erhalten. Jede Version hat einen eigenen Fingerabdruck, sodass sich die Unveränderlichkeit jederzeit prüfen lässt.

Auf der Infrastruktur des 4b2b-Ökosystems. Der Zugriff ist durch Anmeldung sowie nach Rollen und Rechten geschützt. Angaben zum genauen Serverstandort und zur Datensicherung erhalten Sie auf Anfrage beim Anbieter.

Nein. 4docs ist ein Dokumentenmanagementsystem für Archiv, Dokumentenregister, internen Umlauf, Suche und Aufbewahrung. Eine qualifizierte oder rechtsverbindliche elektronische Signatur gegenüber Dritten bietet 4docs nicht. Unterschriebene Verträge können Sie aber ablegen und mit Aufbewahrungsfrist und Zugriffsrechten verwalten.

Jedes Dokument, das ins Unternehmen hinein- oder herausgeht, erhält eine eindeutige Registriernummer in streng aufsteigender Reihenfolge, mit Datum und Uhrzeit. Die Nummer wird weder wiederverwendet noch übersprungen. Wird ein Eintrag storniert, bleibt er mit dem Vermerk „storniert“ im Register sichtbar. Sie können getrennte Register je Standort oder Art führen, jedes mit eigener Nummernreihe.

Ja, aber manuell. 4docs empfängt keine E-Mails automatisch und hat keine eigene Posteingangsadresse. Sie speichern die Nachricht oder den Anhang als Datei, laden sie hoch und tragen Nummer, Datum und Absender bei der Registrierung ein.

Ja. Das Register lässt sich für jeden Zeitraum als PDF oder XLSX exportieren, gefiltert nach Abteilung, Absender, Empfänger oder Kategorie. Für Versendungen erstellen Sie Übergabelisten mit den Dokumenten, dem Empfänger und einer Empfangsbestätigung.

Nur Nutzer mit der Rolle Registerverantwortung, und nur mit begründeter Stornierung, nicht durch Löschen. Grund, Verfasser und Zeitpunkt bleiben im Protokoll. Alle anderen Nutzer können Dokumente erfassen und sehen nur, wozu sie berechtigt sind.

Der Weg, den ein Dokument vom Eingang bis zur Erledigung nimmt: wer es erhält, wer prüft, wer freigibt und in welcher Frist. Sie legen den Umlauf einmal je Dokumentkategorie fest, etwa für die Eingangsrechnung: Lager, dann Abteilungsleitung, dann Buchhaltung. Neue Dokumente dieser Kategorie laufen automatisch diesen Weg.

Jeder Schritt hat eine Frist. Vor Fristablauf erhält der Verantwortliche eine Benachrichtigung. Überschreitet ein Vorgang die Frist, erscheint er auf der Liste verspäteter Vorgänge mit der Anzahl der Tage. Die Umlaufkarte zeigt jederzeit die bisherigen Schritte, die Freigaben mit Datum und den aktuellen Bearbeiter.

Nein. Die Freigabe im Umlauf ist eine protokollierte interne Entscheidung mit Nutzer, Zeitpunkt und Anmerkung. Sie belegt den internen Ablauf, ist aber keine qualifizierte elektronische Signatur und ersetzt keine rechtsverbindliche Unterschrift gegenüber Dritten.

Ja. Jeder Nutzer kann für einen Zeitraum eine Vertretung festlegen. Dokumente, die ihn erreicht hätten, gehen automatisch an die Vertretung. Im Protokoll steht, dass die Freigabe im Rahmen einer Vertretung erfolgte, von wem und für welchen Zeitraum.

Nicht automatisch. 4docs bietet derzeit keine automatische Texterkennung für Deutsch. Gescannte Dokumente brauchen eine Textebene, oder Sie prüfen den Inhalt von Hand. Die Volltextsuche funktioniert in digitalen Dokumenten, die bereits Text enthalten; dieser wird direkt aus der Datei gelesen.

Sie füllen die Metadaten aus, etwa Registriernummer, Kategorie, Datum, Absender oder Betrag. Über diese Felder finden Sie das Dokument auch ohne Volltextsuche. Alternativ laden Sie eine Fassung mit Textebene hoch.

Den Inhalt digitaler Dokumente mit Textebene, nicht nur den Dateinamen: eine Rechnungsnummer, einen Firmennamen, eine UID, einen Betrag oder eine Formulierung aus einem Protokoll. Die Suche kombiniert den Text mit Filtern wie Kategorie, Zeitraum, Abteilung, Absender oder Registriernummer.

Nein. Die Suche ergänzt den Aktenplan. Die Ordnung bleibt wichtig, weil Fristen und Zuständigkeiten an der Kategorie hängen. Die Suche hilft Ihnen, ein Dokument schnell zu finden, wenn Sie den genauen Ort nicht mehr wissen.

Das richtet sich nach den gesetzlichen Aufbewahrungsfristen für Ihre Unterlagen und Ihre Unternehmensform. 4docs speichert für jede Dokumentart die Frist, die Sie festlegen. Welche Frist für Ihr Unternehmen gilt, klären Sie am besten mit Ihrer Steuerberatung. Das System setzt Ihre Vorgabe um, bestimmt sie aber nicht selbst.

Läuft die Aufbewahrungsfrist eines Dokuments ab, schlägt das System die Löschung vor. Gelöscht wird nur, wenn eine berechtigte Person sie bestätigt. Jede Löschung bleibt im Zugriffsprotokoll vermerkt.

Solche Anfragen bearbeiten Sie als verantwortliche Stelle. 4docs hilft Ihnen, die betroffenen Dokumente zu finden, und Sie können sie nach Prüfung löschen. Ob eine Löschung zulässig ist oder gesetzliche Aufbewahrungspflichten entgegenstehen, entscheiden Sie im Einzelfall.

Über Aufbewahrungsfristen je Dokumentart und Löschvorschläge bei Fristablauf. Dazu kommen Zugriffsrechte nach Rolle und befristete Links. So werden personenbezogene Daten nicht länger gespeichert als nötig. Ein vollständiges Löschkonzept bleibt Aufgabe Ihres Unternehmens.

Eine Person. Das System schlägt die Löschung nur vor, wenn eine Frist abgelaufen ist. Die Entscheidung trifft ein Nutzer, und sie wird im Zugriffsprotokoll vermerkt.

Über Rollen mit abgestuften Rechten. Ein Nutzer sieht nur, was seine Rolle freigibt. Die Rechte legen Sie zentral fest und passen sie an, wenn sich Zuständigkeiten ändern.

Sie erstellen einen Link mit Ablaufdatum. Jede Öffnung des Links wird im Protokoll festgehalten. Ein Dokument per E-Mail zu verschicken, ist dafür nicht nötig.

Jede Öffnung eines Dokuments und jede Löschung, jeweils mit Nutzer und Zeitpunkt. Wie lange der Anbieter das Protokoll speichert, sollten Sie vor dem Einsatz beim Anbieter erfragen.

Nein. Es gibt keine Anbindung an Buchhaltungs-, ERP- oder Banksysteme und keine automatische E-Mail-Anbindung. Dokumente laden Sie hoch.

4docs enthält keine KI-Funktionen, keine Bank- oder ERP-Anbindung und keine elektronische Rechnungsstellung. Eine Garantie für die Beweiskraft eines Dokuments gibt es nicht. Die Hinweise dazu finden Sie in den Fragen zur Archivierung.

Ein Benutzerkonto und einen Aktenplan für Ihre wichtigsten Dokumentarten. Sie können mit wenigen Kategorien beginnen und den Plan nach und nach erweitern.

Schrittweise. Beginnen Sie mit den Unterlagen, deren Frist noch läuft. Scannen und Erfassen bleibt Arbeit, die Sie intern oder über einen Dienstleister erledigen. Gescannte Dokumente erhalten Metadaten, und ohne Textebene müssen sie von Hand geprüft werden.

Ja. Die verfügbaren Tarife finden Sie auf der Seite mit den Preisen. Einen Wechsel zwischen Tarifen sollten Sie vorab mit dem Anbieter abstimmen.

Die Bedingungen für die Beendigung und für den Export Ihrer Dokumente nennt der Anbieter vor Vertragsabschluss. Klären Sie diesen Punkt, bevor Sie Dokumente einpflegen.

Jeder Nutzer mit der passenden Rolle. Die Rolle bestimmt, ob jemand erfassen, freigeben, einsehen oder verwalten darf.