Wie organisieren Sie das elektronische Dokumentenregister eines Unternehmens?

Das elektronische Dokumentenregister ist das Eingangstor der Dokumente ins Unternehmen und der erste Schritt zum Archiv.

Kurze Antwort

1. Sie richten ein einziges Ein- und Ausgangsregister für das gesamte Unternehmen ein.
2. Jedes empfangene oder versandte Dokument erhält eine eindeutige Registriernummer in chronologischer Reihenfolge.
3. Die Nummer wird automatisch zum Zeitpunkt der Erfassung vergeben und kann danach nicht mehr geändert werden.
4. Das erfasste Dokument wird einer verantwortlichen Person mit einer Antwortfrist zugewiesen.
5. Am Ende des Ablaufs geht das Dokument mit seiner gesamten Historie ins Archiv über.

Was das Gesetz sagt (kurz)

• In Deutschland schreibt kein Gesetz ein Posteingangsbuch vor — die Registratur ergibt sich aus den GoBD: geordnete, vollständige und zeitgerechte Erfassung, jederzeit nachvollziehbar.
• § 146 Abs. 1 AO verlangt, dass Aufzeichnungen vollständig, richtig, zeitgerecht und geordnet vorgenommen werden — daraus folgt die lückenlose, unveränderbare Nummernvergabe im Eingangsregister. Der Ablauf gehört in die Verfahrensdokumentation.
• Empfangene und abgesandte Handels- und Geschäftsbriefe, die durch das Register laufen, sind nach § 257 HGB und § 147 AO sechs Jahre aufzubewahren; Buchungsbelege acht Jahre.
• Verordnung (EU) 2016/679: Das Register enthält personenbezogene Daten (Namen, Anschriften, teils Vertragsdaten), daher wird der Zugriff nach Rolle beschränkt (Art. 5 und Art. 32 DSGVO).

Praktische Beispiele

• Ein am 3. März von einer Behörde eingegangenes Schreiben erhält die Nummer 412/03.03.2026 und wird noch am selben Tag zugewiesen.
• Ein Unternehmen mit drei Arbeitsstellen nutzt ein einziges Register, jedoch mit getrennten Nummernserien pro Arbeitsstelle.
• Ein Versandschein fasst 18 am selben Tag versandte Umschläge zusammen und wird dem Register beigefügt.
• Eine Anfrage mit einer Antwortfrist von 30 Tagen erhält nach 25 Tagen automatisch eine Warnung.

Häufige Fehler

• Jede Abteilung führt ihr eigenes Register in einer Tabellenkalkulation, was zu doppelten Nummern führt.
• Nummern werden im Voraus vergeben, sodass bei einer Kontrolle nicht erklärbare Lücken entstehen.
• Elektronisch eingegangene Dokumente werden überhaupt nicht erfasst.
• Das Register zeigt nicht, wer das Dokument übernommen hat und an welchem Datum.
• Das Register ist für das gesamte Unternehmen sichtbar, obwohl es personenbezogene Daten enthält.

Wie 4docs Ihnen hilft

• Die Registriernummer wird automatisch vergeben, ohne Lücken und ohne Duplikate.
• Posteingang und -ausgang stehen im selben Register, filterbar nach Jahr, Abteilung oder Absender.
• Versandscheine werden aus einer Auswahl von Dokumenten erzeugt.
• Das erfasste Dokument tritt direkt in das interne Freigabeverfahren ein.

Siehe auch

• Wie gestalten Sie den Dokumentenumlauf in einem Unternehmen?
• Wie durchsucht man gescannte Dokumente?
• Leitfaden: Dokumentenmanagement im Unternehmen