Qu'est-ce que l'archivage électronique des documents ?
L'archivage électronique consiste à conserver, de façon organisée et pendant le délai légal, les documents de l'entreprise sous format numérique.
Réponse courte
- L'archivage électronique signifie conserver les documents de l'entreprise sous format numérique, de façon structurée et avec un délai de conservation défini pour chaque type.
- Ce n'est pas la même chose que « je scanne et je mets les fichiers dans un dossier » : une véritable archive dispose d'un plan de classement, d'un inventaire et d'un suivi des accès.
- Le format numérique ne change pas les délais légaux — ceux-ci se calculent par type de document, pas par support.
- En France, on distingue la GED, qui fait circuler les documents au quotidien, du SAE, le système d'archivage électronique qui les fige et leur conserve leur valeur probante.
Ce que dit la loi (en bref)
- L'archivage à valeur probante s'appuie sur la norme NF Z42-013, reprise au niveau international sous la référence ISO 14641 : elle décrit les exigences d'un système d'archivage électronique (SAE).
- L'article 1379 du code civil et le décret n° 2016-1673 du 5 décembre 2016 : une copie numérique fiable a la même force probante que l'original, à condition que son intégrité soit garantie par une empreinte électronique.
- L'article L123-22 du code de commerce impose 10 ans pour les documents comptables et les pièces justificatives, à compter de la clôture de l'exercice.
- L'article L102 B du livre des procédures fiscales impose 6 ans, et l'article L110-4 du code de commerce prescrit à 5 ans les obligations entre commerçants : en pratique, on retient toujours le délai le plus long.
- Le Règlement (UE) 2016/679 (RGPD), art. 5, paragraphe 1, point e) : les données personnelles ne sont pas conservées plus longtemps que nécessaire au regard des finalités.
Exemples pratiques
- Une entreprise de 40 salariés numérise 12 classeurs de décisions internes, les indexe par année et par service, et libère trois étagères de dépôt.
- Un bon de livraison reçu sous forme électronique est enregistré directement au format numérique, avec un numéro d'enregistrement, et n'est plus imprimé.
- Le dossier d'un salarié est clos à son départ, mais le double de ses bulletins de paie reste conservé 5 ans au titre de l'article L3243-4 du code du travail, et 10 ans comme pièce comptable.
- Une autorisation de fonctionnement délivrée en 2019 se retrouve en 2026 sous la même forme, avec tout son historique d'accès.
Erreurs fréquentes
- L'archive est en réalité un dossier partagé : sans plan de classement, sans inventaire, sans délais.
- Les documents sont numérisés sans OCR : ils existent donc dans l'archive, mais ne peuvent pas être retrouvés par leur contenu.
- La suppression se fait « quand le disque est plein », pas à l'expiration du délai légal.
- Personne ne peut dire qui a ouvert ou téléchargé un document, ni quand.
- Le papier est détruit sans processus de numérisation conforme, donc sans copie fiable opposable en cas de litige.
Comment 4docs vous aide
- Vous structurez l'archive par plan de classement, dossier et type de document, exactement comme dans le référentiel de conservation de l'entreprise.
- Chaque fichier reçoit un délai de conservation et une date d'expiration calculée automatiquement.
- Vous effectuez une recherche dans le contenu des documents numérisés, pas seulement dans le nom du fichier.
- Le journal d'accès indique qui a consulté, téléchargé ou partagé chaque document.
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