Wie gestalten Sie den Dokumentenumlauf in einem Unternehmen?
Ein guter Umlauf hat drei Elemente: ein erfasstes Dokument, klare Schritte und eine Frist für jeden Schritt.
Kurze Antwort
- Sie gehen vom erfassten Dokument aus: Ohne Registriernummer gibt es keinen Umlauf.
- Sie definieren die Schritte — wer empfängt, wer prüft, wer genehmigt, wer archiviert.
- Jeder Schritt hat eine Frist und eine namentlich benannte verantwortliche Person, nicht eine ganze Abteilung.
- Am Ende geht das Dokument mit der gesamten Freigabehistorie ins Archiv.
Was das Gesetz sagt (kurz)
- Die GoBD verlangen einen belegidentifizierenden, nachvollziehbaren Ablauf: Am Ende des Umlaufs muss erkennbar sein, wer wann was geprüft und freigegeben hat.
- Der Umlauf selbst gehört in die Verfahrensdokumentation — Schritte, Zuständigkeiten und Fristen beschrieben, sodass ein sachverständiger Dritter ihn in angemessener Zeit nachvollziehen kann.
- Verordnung (EU) 2016/679: Der Zugriff im Umlauf wird nur den am jeweiligen Schritt beteiligten Personen gewährt, nicht dem gesamten Unternehmen (Art. 5 und Art. 32 DSGVO).
- Belege, die den Umlauf durchlaufen, sind danach acht Jahre aufzubewahren (§ 147 Abs. 3 AO, § 257 Abs. 4 HGB), die übrigen Geschäftsbriefe sechs Jahre.
Praktische Beispiele
- Eingehende Rechnung: Dokumentenregister → Prüfung durch den Einkaufsverantwortlichen → Zahlungsfreigabe → Archiv, mit einer Gesamtfrist von 5 Arbeitstagen.
- Urlaubsantrag: direkter Vorgesetzter (1 Tag) → Personalabteilung (1 Tag) → Personalakte.
- Interne Entscheidung: Ausarbeitung → juristische Prüfung (2 Tage) → Genehmigung durch den Geschäftsführer → Mitteilung an die Abteilungen.
- Ein Warenbegleitschein erreicht gleichzeitig das Lager und den Einkauf, auf zwei parallelen Zweigen des Umlaufs.
Häufige Fehler
- Der Umlauf findet per E-Mail statt, sodass niemand weiß, bei wem das Dokument gerade liegt.
- Die Schritte haben keine Frist, und Dokumente bleiben wochenlang liegen.
- Die Genehmigung wird von einer Gruppe statt von einer Person verlangt, wodurch die Verantwortung verwässert wird.
- Das genehmigte Dokument bleibt auf dem Schreibtisch einer Person liegen und gelangt nie ins Archiv.
- Es gibt keine Vertretungsregelung während des Urlaubs, sodass der Umlauf zum Stillstand kommt.
Wie 4docs Ihnen hilft
- Konfigurierbare Umläufe nach Dokumenttyp, mit sequenziellen oder parallelen Schritten.
- Frist und Warnung für jeden Schritt, plus ein Bericht über verspätete Dokumente.
- Vertretungsregelung bei Abwesenheit der verantwortlichen Person, mit Protokoll der Entscheidungen des Vertreters.
- Archivierung am Ende des Umlaufs, mit der am Dokument angehängten Freigabehistorie.
Handelt es sich bei dem umlaufenden Dokument um einen Vertrag, der auch digital unterschrieben werden muss, nutzen Sie das dedizierte Produkt im Ökosystem: 4mycontracts.net