Die gesetzlichen Aufbewahrungsfristen im Überblick
Ausgangspunkt sind § 147 AO und § 257 HGB. Zehn Jahre gelten für Bücher und Aufzeichnungen, Inventare, die Eröffnungsbilanz sowie Jahresabschlüsse und Lageberichte. Für Buchungsbelege und Rechnungen hat das Vierte Bürokratieentlastungsgesetz die Frist zum 1. Januar 2025 von zehn auf acht Jahre verkürzt (§ 147 Abs. 3 AO, § 257 Abs. 4 HGB, § 14b UStG). Empfangene und abgesandte Handels- und Geschäftsbriefe sowie die übrigen für die Besteuerung bedeutsamen Unterlagen sind sechs Jahre aufzubewahren. Gerechnet wird immer ab dem Ende des Kalenderjahres, in dem der letzte Eintrag erfolgte oder das Dokument entstand — und die Frist läuft nicht ab, solange die Unterlagen für eine noch offene Betriebsprüfung von Bedeutung sind. Die übrigen Kategorien — Korrespondenz, interne Vermerke, technische Dokumentation, Personalunterlagen — erhalten ihre Fristen durch den Aktenplan des Unternehmens, der zusammen mit der Verfahrensdokumentation den Rahmen der GoBD ausfüllt. Versuchen Sie nicht, sich diese Fristen zu merken: Schreiben Sie sie einmal in den Aktenplan und lassen Sie die Plattform sie anwenden.
Was die DSGVO zusätzlich zu den archivrechtlichen Fristen verlangt
Die Verordnung (EU) 2016/679 fügt einen Grundsatz hinzu, der über allen anderen steht: die Speicherbegrenzung nach Art. 5 Abs. 1 lit. e. Personenbezogene Daten werden nur in einer Form aufbewahrt, die die Identifizierung der betroffenen Personen ermöglicht, solange dies für den Verarbeitungszweck erforderlich ist. Das Recht auf Löschung nach Art. 17 gibt der betroffenen Person die Möglichkeit, die Löschung ihrer Daten zu verlangen — dieses Recht ist jedoch nicht absolut: Es weicht unter anderem gesetzlichen Aufbewahrungspflichten. Verlangt praktisch ein ehemaliger Mitarbeiter die Löschung, kann das Lohnkonto nicht gelöscht werden, weil der Gesetzgeber dessen Aufbewahrung vorschreibt. 4docs.net markiert diese Situationen ausdrücklich, damit die Entscheidung dokumentiert und nicht improvisiert ist.
Wie die fristgerechte Vernichtung in der Plattform aussieht
Eine automatische, unkontrollierte Löschung ist keine gute Idee: eine falsch konfigurierte Regel kann eine gesamte Kategorie vernichten. Deshalb steht immer ein Mensch im Ablauf. Mit einem konfigurierbaren Vorlauf vor Ablauf erzeugt die Plattform eine Vorschlagsliste: welche Dokumente ihre Frist erreichen, aus welcher Kategorie, auf welcher Grundlage. Der Verantwortliche überprüft die Liste, schließt aus, was weiterhin aufbewahrt werden muss (zum Beispiel eine in einen Rechtsstreit verwickelte Akte), und gibt den Rest frei. Die Vernichtung erzeugt ein Protokoll darüber, was vernichtet wurde und aufgrund welcher Regel, und das Protokoll bewahrt die Spur. Das Dokument verschwindet, der Nachweis der korrekten Vernichtung bleibt.
Anträge betroffener Personen, an einem einzigen Ort
Ein per E-Mail eingegangener Auskunfts- oder Löschantrag, der aus dem Gedächtnis bearbeitet wird, ist der häufigste Schwachpunkt der Compliance. In der Plattform wird der Antrag als solcher erfasst: wer ihn gestellt hat, was er verlangt, wann er eingegangen ist und bis wann geantwortet werden muss. Die Archivsuche zeigt Ihnen, wo die Daten dieser Person auftauchen, in digitalen Dokumenten und in Scans mit Textebene; Scans ohne Textebene prüfen Sie von Hand. Die Antwort wird zusammen mit den Dokumenten festgehalten, auf die sie sich stützt. Bei einer Kontrolle müssen Sie nicht mehr rekonstruieren, was vor acht Monaten geschah: Die Aufzeichnung ist da, mit Fristen und Entscheidungen.
