Häufig gestellte Fragen zum Dokumentenmanagement

Es bedeutet, dass das elektronisch archivierte Dokument einem Dritten gegenüber — Betriebsprüfer, Gericht, Wirtschaftsprüfer — geltend gemacht werden kann, weil nachgewiesen werden kann, dass es seit der Archivierung nicht verändert wurde. Praktisch sind vier Dinge notwendig: die sichere Identifizierung des Dokuments (kryptografischer Fingerabdruck / Hash), Datum und Uhrzeit der Archivierung, vom System erfasst, verpflichtende Metadaten, die das Dokument beschreiben, und ein Zugriffsprotokoll, das zeigt, wer was damit gemacht hat. Den Rahmen dafür geben in Deutschland die GoBD (BMF-Schreiben vom 28. November 2019) zusammen mit § 146 Abs. 4 AO und § 239 Abs. 3 HGB vor: Eine Aufzeichnung darf nicht so verändert werden, dass der ursprüngliche Inhalt nicht mehr feststellbar ist. Für die langfristige Beweiswerterhaltung beschreibt die BSI-Richtlinie TR-03125 (TR-ESOR) den anerkannten Stand der Technik.

Das hängt vom Dokumenttyp ab, und hier ist Vorsicht geboten. Die GoBD erlauben das bildliche Erfassen von Papierbelegen und anschließend deren Vernichtung — aber nur, wenn der Ablauf in einer Verfahrensdokumentation beschrieben ist und auch genau so gelebt wird. Wie ein solcher Scanprozess aufgesetzt wird, damit er einer Prüfung standhält, beschreibt die BSI-Richtlinie TR-03138 (RESISCAN): Organisationsanweisung, Zuständigkeiten, Qualitätssicherung, Integritätsschutz. 4docs erfasst dafür Fingerabdruck, Archivierungszeitpunkt, Metadaten und ein vollständiges Protokoll, ersetzt aber nicht Ihre Verfahrensdokumentation. Und es gibt harte Ausnahmen: § 147 Abs. 2 AO nimmt die Eröffnungsbilanz, die Jahresabschlüsse und bestimmte Zollunterlagen ausdrücklich vom Bildträger aus; notarielle Urkunden und Wertpapiere bleiben ohnehin im Original. Für diese Unterlagen empfehlen wir ein gemischtes Archiv: Das Original wird aufbewahrt, und 4docs wird zum Werkzeug, mit dem Sie es in Sekunden finden.

Es ist die Liste der Dokumentenkategorien, die das Unternehmen erzeugt, jede mit ihrer eigenen Aufbewahrungsfrist und ihrem Löschtermin. Anders als Behörden unterliegen Unternehmen keinem Archivgesetz — den Aktenplan schreibt Ihnen niemand vor. Sein Ergebnis wird aber sehr wohl verlangt: Die GoBD fordern eine Verfahrensdokumentation, aus der hervorgeht, welche Unterlagen wie lange und wo aufbewahrt werden, und Art. 5 Abs. 1 lit. e DSGVO verlangt, dass personenbezogene Daten nicht länger gespeichert werden als nötig. Beides zusammen ergibt genau das, was in der Praxis ein Löschkonzept ausmacht: Löschklassen, Aufbewahrungsfristen, der Zeitpunkt, ab dem die Frist überhaupt zu laufen beginnt, und die Zuständigkeit für die Löschung. In 4docs ist der Aktenplan konfigurierbar, und Aufbewahrungsfrist wie Löschklasse werden automatisch auf jedes neue Dokument dieser Kategorie angewandt.

Nein. Nach der Archivierung wird die Datei unveränderbar: Jede Korrektur erfolgt über eine neue, mit der vorherigen verknüpfte Version, und die ursprüngliche Version bleibt im Archiv erhalten. Jede Version hat ihren eigenen kryptografischen Fingerabdruck, sodass jederzeit überprüft werden kann, dass die heute heruntergeladene Datei bitgenau identisch mit der vor drei Jahren archivierten ist. Genau das meinen die GoBD mit Unveränderbarkeit: nicht, dass nichts korrigiert werden darf, sondern dass jede Korrektur als solche sichtbar bleibt.

Auf der Infrastruktur des 4b2b-Ökosystems. Der Zugriff ist durch Anmeldung sowie nach Rollen und Rechten geschützt. Der genaue Standort der Server und die Regelung der Datensicherung sind schriftlich beim Anbieter anzufragen.

Nein. 4docs ist ein Dokumentenmanagementsystem: Archiv, Dokumentenregister, interner Umlauf, Volltextsuche, Aufbewahrung. Der Vertragslebenszyklus und die digitale Signatur werden von einer separaten Anwendung im Ökosystem abgedeckt, 4mycontracts.net — für Verträge und digitale Signatur ist das der richtige Ort. Der dort unterschriebene Vertrag kann hier archiviert werden, mit seiner Aufbewahrungsfrist und den Zugriffsrechten des Unternehmens.

Jedes Dokument, das ins Unternehmen hinein- oder herausgeht, erhält eine eindeutige Registriernummer, automatisch vergeben, in streng aufsteigender Reihenfolge, zusammen mit Datum und Uhrzeit — das digitale Gegenstück zum Posteingangs- und Postausgangsbuch. Ein Unternehmen ist zu dieser Registratur nicht verpflichtet; wer sie führt, kann aber nachvollziehbar belegen, wann eine Kündigung, eine Mahnung oder eine Prüfungsanordnung eingegangen ist und wer sie übernommen hat. Die Nummer kann nicht wiederverwendet und nicht übersprungen werden: Wird ein Eintrag storniert, bleibt er im Register mit dem Vermerk „storniert“ sichtbar, genau wie eine durchgestrichene Zeile in einem Papierregister. Sie können getrennte Register pro Standort oder pro Typ (Eingang, Ausgang, intern) führen, jedes mit eigener Serie und optionalem jährlichen Reset.

Ja, aber manuell. Das Register hat keine eigene E-Mail-Adresse, und 4docs empfängt E-Mails nicht automatisch: Sie speichern die Nachricht oder den Anhang als Datei (zum Beispiel eine exportierte E-Mail), laden sie hoch und tragen Nummer, Datum und Absender bei der Registrierung ein.

Ja. Das Register wird für jeden Zeitraum als PDF oder XLSX exportiert, gefiltert nach Abteilung, Absender, Empfänger oder Kategorie. Für Versendungen können Sie Übergabescheine erzeugen, mit der Liste der Dokumente, den Empfängern und der Empfangsunterschrift des Kuriers oder Bevollmächtigten.

Nur Benutzer mit der Rolle des Registerverantwortlichen, und nur durch eine begründete Stornierung — nicht durch Löschung. Der Grund, der Autor und der Zeitpunkt bleiben im Protokoll. Die übrigen Benutzer können nur neue Dokumente erfassen und einsehen, wozu sie berechtigt sind.

Der interne Weg, den ein Dokument vom Eingang bis zur Erledigung durchläuft: wer es empfängt, wer es prüft, wer es genehmigt und in welcher Zeit. Sie definieren den Umlauf einmal pro Dokumentkategorie — zum Beispiel eingehende Rechnung: Lager → Abteilungsleiter → Finanzabteilung — und neue Dokumente dieser Kategorie starten automatisch auf diesem Weg.

Jeder Schritt hat eine Frist. Wenn sich die Frist nähert, erhält der Verantwortliche eine Benachrichtigung; ist sie überschritten, erscheint das Dokument auf der Verzögerungsliste des Koordinators, mit der Anzahl der Verzugstage. Sie können jederzeit die Umlaufkarte einsehen: die durchlaufenen Schritte, wer wann freigegeben hat, den aktuellen Schritt und wer ihn gerade bearbeitet.

Nein, und dieser Unterschied ist wichtig. Die Freigabe im Umlauf ist eine im Protokoll erfasste interne Handlung — authentifizierter Benutzer, Zeitpunkt, Entscheidung, Anmerkungen — die als Nachweis des internen Ablaufs dient. Sie ist keine elektronische Signatur im Sinne der eIDAS-Verordnung 910/2014. Wenn Sie eine rechtsverbindliche Unterschrift gegenüber Dritten benötigen, nutzen Sie 4mycontracts.net.

Ja. Jeder Benutzer kann für einen Zeitraum einen Vertreter festlegen, und Dokumente, die ihn erreicht hätten, werden automatisch an den Vertreter weitergeleitet. Die Delegation ist im Protokoll ersichtlich: Es bleibt festgehalten, dass die Freigabe im Rahmen einer Delegation erteilt wurde, von wem und für welchen Zeitraum.

Texterkennung (OCR) gibt es derzeit nur für rumänischsprachige Dokumente; deutsche Scans werden nicht erkannt, und dafür gibt es keine Genauigkeitsangabe. Deutsche Scans brauchen eine Textebene oder eine Prüfung von Hand. Die Volltextsuche funktioniert in digitalen Dokumenten, die bereits eine Textebene enthalten: Dort wird der Text direkt aus der Datei gelesen, ohne Erkennung.

Sie können den erkannten Text manuell korrigieren, ohne die Originaldatei anzutasten — die Korrektur betrifft nur die Suchebene. Dokumente mit niedrigem Erkennungswert werden automatisch markiert, damit Sie wissen, wo Sie nachsehen müssen; bei einem großen Stapel können Sie sie filtern und nach einem besseren erneuten Scan neu verarbeiten. Bei deutschen Scans gibt es keine Texterkennung, die falsch lesen könnte; dort prüfen Sie den Inhalt von Hand.

Den Inhalt digitaler Dokumente mit Textebene, nicht nur den Dateinamen: eine Rechnungsnummer, einen Personennamen, eine Steuernummer, einen Betrag, eine Formulierung aus einem Protokoll. Gescannte Dokumente ohne Textebene werden nicht im Volltext durchsucht; sie finden Sie über ihre Metadaten. Die Suche kombiniert den Text mit Metadatenfiltern — Kategorie, Datumsbereich, Abteilung, Aussteller, Registriernummer — und normalisiert Umlaute und ß, sodass „Straße“ und „Strasse“ oder „Müller“ und „Mueller“ dasselbe Dokument finden.

Nein. Die Ergebnisse werden nach Ihren Rechten gefiltert: Ein Dokument, das Sie nicht einsehen dürfen, erscheint nicht in der Liste und wird Ihnen in keiner Form angezeigt. Andernfalls würde die Suche zu einem Weg, über den Informationen über die Existenz vertraulicher Dokumente durchsickern könnten.

Die Fristen stehen in § 147 Abs. 3 AO und § 257 Abs. 4 HGB — und sie sind seit Kurzem nicht mehr die, die viele im Kopf haben. Handelsbücher, Inventare, Eröffnungsbilanzen, Jahresabschlüsse und Lageberichte: 10 Jahre. Buchungsbelege: seit dem 1. Januar 2025 nur noch 8 statt 10 Jahre, weil das Vierte Bürokratieentlastungsgesetz die Frist verkürzt und § 14b UStG für Rechnungen entsprechend angepasst hat; die Verkürzung gilt für alle Unterlagen, deren Frist am 1.1.2025 noch nicht abgelaufen war. Für Banken, Versicherungen und Wertpapierinstitute wurde sie inzwischen wieder auf 10 Jahre angehoben. Empfangene Handels- und Geschäftsbriefe sowie Kopien der abgesandten: 6 Jahre. Die Personalseite folgt eigenen Regeln: Lohnkonten sind nach § 41 Abs. 1 EStG bis zum Ablauf des sechsten Kalenderjahres nach der zuletzt eingetragenen Lohnzahlung aufzubewahren, Entgeltunterlagen nach § 28f SGB IV bis zum Ablauf des auf die letzte Betriebsprüfung folgenden Kalenderjahres — also ganz ohne feste Jahreszahl. Genau deshalb ist die Frist in 4docs der Kategorie zugeordnet und nicht dem Gedächtnis: Ändert der Gesetzgeber sie, ändern Sie einen Wert und nicht eine Gewohnheit.

Wenn die Aufbewahrungsfrist eines Dokuments abläuft, verschwindet es nicht automatisch. Es gelangt in eine Liste von Löschvorschlägen, die der Verantwortliche prüft und freigibt — die Vier-Augen-Logik, die zu einem sauber geführten Löschkonzept gehört. Nach der Freigabe wird die Datei endgültig gelöscht, und im Archiv bleibt nur der Löschnachweis: Kategorie, Zeitraum, Datum, wer freigegeben hat. Diesen Nachweis brauchen Sie in beide Richtungen — gegenüber der Betriebsprüfung, um zu zeigen, dass nichts zu früh verschwunden ist, und gegenüber der Aufsichtsbehörde, um zu zeigen, dass nichts zu lange geblieben ist.

Das Recht auf Löschung (Art. 17 DSGVO) ist nicht absolut: Es gilt nicht, wenn die Verarbeitung zur Erfüllung einer gesetzlichen Aufbewahrungspflicht erforderlich ist. Praktisch muss ein unaufgefordert eingegangener und „für die Zukunft“ aufbewahrter Lebenslauf auf Antrag gelöscht werden; ein Lohnkonto oder eine Rechnung dagegen nicht, weil § 41 EStG und § 147 AO Vorrang haben. 4docs hilft Ihnen, den Antrag korrekt zu bearbeiten: Sie suchen alle Dokumente, die die Person betreffen, sehen für jedes die Grundlage und die Frist, löschen, was gelöscht werden kann, und dokumentieren begründet, was bleibt. Die begründete Antwort ist selbst der Nachweis der Konformität.

Durch Aufbewahrungsfristen, die den Kategorien und nicht den einzelnen Dokumenten zugeordnet sind. Art. 5 Abs. 1 lit. e DSGVO verlangt, dass Daten nicht länger als nötig aufbewahrt werden; in der Praxis bedeutet das, für jede Kategorie zeigen zu können, wie lange Sie sie aufbewahren und warum. Die Berichte in 4docs listen genau das auf, wobei Dokumente, die ihre Frist überschritten haben, gesondert hervorgehoben werden.

Ja. Sie können eine Aufbewahrungssperre („Legal Hold“) auf ein Dokument oder eine ganze Akte legen: Solange sie aktiv ist, kann das Dokument nicht zur Vernichtung vorgeschlagen werden, unabhängig davon, ob die Frist abgelaufen ist. Die Sperre, der Grund und wer sie eingerichtet hat, bleiben im Protokoll erhalten.

Die Rechte werden nach Rolle und Dokumentkategorie vergeben, nicht Datei für Datei. Ein Buchhalter sieht die Finanzkategorien, ein Personalverantwortlicher sieht die Personalakten, ein Direktor sieht alles, was zu seiner Abteilung gehört. Darüber hinaus können Sie sensible Akten zusätzlich auf namentlich benannte Personen beschränken. Jede Ansicht, jeder Download und jede Freigabe wird im Zugriffsprotokoll erfasst.

Ja, über einen gesicherten Link: Sie legen das Ablaufdatum fest, ob der Empfänger nur ansehen oder auch herunterladen kann, sowie optional ein Passwort. Nach Ablauf funktioniert der Link nicht mehr, und im Protokoll bleibt festgehalten, wer ihn erstellt hat, an wen er gesendet wurde und wie oft er geöffnet wurde. Sie können einen Link jederzeit widerrufen, auch vor Ablauf.

Den Benutzer, die Aktion (Ansicht, Download, Änderung der Metadaten, Freigabe, Löschung), das Dokument, den Zeitpunkt und die IP-Adresse. Das Protokoll kann von Benutzern nicht bearbeitet oder gelöscht werden, wird für Prüfungen exportiert und mindestens für die Lebensdauer des betreffenden Dokuments aufbewahrt.

Ja, als Teil des 4b2b-Ökosystems: derselbe Account und dieselben Zugriffsrechte für die Anwendungen, die Sie nutzen. Dateien aus anderen Anwendungen laden Sie manuell ins Archiv hoch; im 4mycontracts.net unterschriebene Verträge können hier mit ihrer Aufbewahrungsfrist archiviert werden.

Ja. Das Partnerprogramm gibt Ihnen einen eindeutigen Empfehlungscode und eine monatlich wiederkehrende Provision aus dem Abonnement jedes Unternehmens, das sich über Sie anmeldet, für die gesamte Dauer seines Abonnements.

Ein Konto und die Dokumente, die Sie bereits haben — gescannt oder nativ digital (PDF, DOCX, XLSX, JPG, exportierte E-Mails). Bei der Aktivierung legen wir gemeinsam den Aktenplan des Unternehmens fest — die Dokumentkategorien, die jeweilige Aufbewahrungsfrist und die Löschklasse — und importieren dann das bestehende Archiv. Sie brauchen keinen professionellen Scanner, um zu beginnen: Sie können auch mit dem Handy gemachte Fotos hochladen. Texterkennung (OCR) gibt es derzeit nur für rumänischsprachige Dokumente; deutsche Scans brauchen eine Textebene oder eine Prüfung von Hand.

In zwei Schritten. Zuerst die Digitalisierung: Sie scannen nach Kategorien (eingehende Rechnungen, Lieferscheine, Protokolle, Korrespondenz, Personalakten), klar und gerade, damit die Seiten gut lesbar bleiben; Texterkennung (OCR) gibt es derzeit nur für rumänischsprachige Dokumente, deutsche Scans brauchen eine Textebene oder eine Prüfung von Hand. Dann die Indexierung: Beim Hochladen extrahiert 4docs den Text digitaler Dokumente automatisch und schlägt Ihnen Kategorie, Datum und Aussteller vor, und Sie bestätigen. Ob Sie die Papieroriginale danach vernichten dürfen, entscheidet Ihre Verfahrensdokumentation, nicht der Scanner: Beim ersetzenden Scannen nach BSI TR-03138 muss der Ablauf vorher beschrieben und eingehalten sein, und die Unterlagen aus § 147 Abs. 2 AO bleiben davon ausgenommen.

Ein einziges monatliches oder jährliches Abonnement, bemessen nach Archivspeicher und Anzahl der Benutzer. Sie zahlen nicht pro hochgeladenem Dokument, pro Suche oder pro in den Umlauf gesendetem Dokument. Die Zahlung erfolgt per Karte oder Banküberweisung auf Basis einer Proformarechnung.

Ja, jederzeit. Beim Wechsel zu einem höheren Plan wird der verbleibende Wert des aktuellen Abonnements anteilig, tagesgenau berechnet, abgezogen. Beim Wechsel zu einem niedrigeren Plan gilt die Änderung ab der nächsten Abonnementperiode, damit Sie mitten in einem bezahlten Monat keinen Archivspeicher verlieren.

Wir exportieren Ihr gesamtes Archiv für Sie: die Originaldateien, plus einen Index in einem offenen Format (CSV/XML) mit allen Metadaten — Kategorie, Registriernummer, Datum, Aussteller, Aufbewahrungsfrist —, damit Sie das Archiv in einem anderen System wiederherstellen können. Der Export bleibt 30 Tage nach Beendigung des Abonnements verfügbar; danach werden die Daten endgültig gelöscht.