KKK
Korduma kippuvad küsimused
Konkreetsed vastused elektroonilise dokumendiarhiivi, registratuuri, säilitustähtaegade ja kustutamise kohta.
Arhiivimine ja säilitustähtajad
Kui kaua peab ettevõte Eestis raamatupidamise algdokumente säilitama?
Raamatupidamise seaduse järgi tuleb algdokumente säilitada seitse aastat. Täpsed tähtajad kinnitab teie raamatupidaja, 4docs.net aga jälgib tähtaegu teie kinnitatud reeglite järgi.
Kas raamatupidamisdokumente võib hoida ainult elektrooniliselt?
Jah, kui dokumendid jäävad loetavaks ja muutmatuks. Oluline on, et need oleksid kaitstud muudatuste eest ja et saaksite need kontrolli ajal esitada.
Kas 4docs tuvastab eestikeelset teksti skannitud dokumentides?
Ei. OCR (teksti tuvastus) töötab praegu ainult rumeenia keelsete dokumentidega. Eestikeelsed skannitud dokumendid peavad olema tekstikihiga või käsitsi kontrollitud. Tekstikihiga dokumente otsitakse tavapäraselt.
Kas lepingut saab 4docs-is allkirjastada?
Lepinguid ja elektroonilisi allkirju haldab 4mycontracts.net. 4docs arhiveerib dokumendid ja haldab säilitustähtaegu.
Kinnitamine ja juurdepääs
Mis on kinnitusmarsruut?
See on dokumendi teekond: kes seda vaatab ja kinnitab ning missuguses järjekorras, näiteks raamatupidaja ja seejärel juht. Igal sammul on tähtaeg ja vastutav isik.
Kas saan anda juurdepääsu välisele partnerile?
Jah, dokumendile saab jagada lingi kehtivusajaga. Iga avamine salvestatakse juurdepääsulogisse.
Mis saab dokumendist, kui säilitustähtaeg lõppeb?
Süsteem teeb ettepaneku dokument kustutada. Kustutamine toimub alles pärast teie kinnitust ja salvestatakse logisse, et järgida IKÜM-i nõuet mitte hoida isikuandmeid kauem, kui vaja.
Kas 4docs sobib väikeettevõtetele Eestis?
Jah, 4docs on mõeldud väikestele ja keskmistele ettevõtetele: elektrooniline arhiiv, registratuur ja kinnitusmarsruudid ühes kohas. Plaanid ja hinnad leiate hinnalehelt.