Usein kysytyt kysymykset dokumenttienhallinnasta

Voit näyttää arkistoidun asiakirjan kolmannelle osapuolelle, esimerkiksi viranomaiselle tai tilintarkastajalle, ja osoittaa, ettei sitä ole muutettu arkistoinnin jälkeen. Siihen tarvitaan muuttumattomuus ja käyttöloki, ei pelkkä tiedoston tallennus.

Riippuu asiakirjatyypistä, ja varovaisuus on paikallaan. Kirjanpitoaineiston voi säilyttää muulla tavalla kuin paperilla, kun aineisto pysyy luettavana ja sen alkuperä ja muuttumattomuus voidaan osoittaa. Tarkista vaatimukset kirjanpitäjältäsi ennen paperin hävittämistä.

Se on luettelo yrityksen asiakirjaryhmistä. Jokaisella ryhmällä on säilytysaika ja kohtalo sen päätyttyä: säilytetään tai hävitetään. Ilman sitä säilytysajat jäävät arvailun varaan.

Ei. Arkistoinnin jälkeen tiedosto on muuttumaton: jokainen korjaus on uusi versio, joka liittyy edelliseen, ja alkuperäinen versio säilyy arkistossa.

Asiakirjat säilytetään 4b2b-ekosysteemin infrastruktuurissa. Pääsy suojataan kirjautumisella ja roolikohtaisilla oikeuksilla, ja jokainen katselu, lataus ja jakaminen kirjataan käyttölokiin.

Et. 4docs on asiakirjanhallintajärjestelmä: arkisto, kirjaamo, hyväksyntäkierros, tekstihaku ja säilytysajat. Sopimusten elinkaari ja sähköinen allekirjoitus kuuluvat erilliseen sovellukseen, johon linkitämme.

Jokainen saapuva ja lähtevä asiakirja saa seuraavan juoksevan numeron automaattisesti. Järjestelmä tallentaa samalla päivämäärän, osaston ja vastuuhenkilön. Numeroita ei kierrätetä, joten rekisteri pysyy jatkuvana.

Kirjanpitolain 2 luvun 10 §:n mukaan tositteet säilytetään kuusi vuotta tilikauden päättymisestä ja tilinpäätösasiakirjat kymmenen vuotta. Muille asiakirjaryhmille, kuten työsopimuksille ja henkilöstöasioille, määritetään oma säilytysaika arkistosuunnitelman mukaan.