L'archivio aziendale, tenuto a regola d'arte: ogni documento registrato, indicizzato, rintracciabile in pochi secondi, conservato esattamente per il tempo previsto dalla legge ed eliminato a scadenza, con approvazione e registro.
4docs è un sistema di gestione documentale costruito per il modo in cui lavora realmente un'azienda italiana. Siamo partiti da un'osservazione semplice: i documenti di un'azienda non si perdono perché non esistono, ma perché nessuno sa più dove si trovano e per quanto tempo devono essere conservati. Fatture ricevute, documenti di trasporto, verbali, decisioni interne, corrispondenza con le autorità, fascicoli del personale, autorizzazioni, report — tutto finisce in raccoglitori, su server di file o nelle caselle e-mail, ciascuno con la propria logica. 4docs li riunisce in un unico posto: li registra nel registro di protocollo con numero unico e data, li invia in un circuito interno di approvazione con scadenze, li cerca a testo integrale, li conserva per il tempo previsto dall'art. 2220 del Codice civile e dalla normativa fiscale — dieci anni per le scritture contabili, cinque per il Libro Unico del Lavoro — e li elimina a scadenza, in conformità al principio di limitazione della conservazione del GDPR. Cosa non facciamo: non gestiamo il ciclo di vita dei contratti e non emettiamo firme elettroniche — per i contratti e la firma digitale esiste 4mycontracts.net, un'applicazione separata dello stesso ecosistema; il documento firmato lì viene archiviato qui.
Un archivio elettronico senza titolario di classificazione è solo una cartella più grande, niente di più. Per questo la prima fase di qualsiasi implementazione è l'elenco delle categorie di documenti dell'azienda, ciascuna con il proprio termine di conservazione e il proprio destino a scadenza — quello che l'archivistica italiana chiama titolario di classificazione e massimario di scarto. Da quel momento, tutto il resto — la numerazione nel registro di protocollo, il circuito di approvazione, le proposte di eliminazione — si applica automaticamente.
Ogni documento archiviato ha un'impronta crittografica, una marca temporale e versioni immutabili; ogni visualizzazione, download o condivisione entra in un registro che gli utenti non possono modificare. Quando arriva un controllo o un audit, non deve spiegare come dovrebbe funzionare l'archivio — lo dimostra.
Non affermiamo che il digitale sostituisca automaticamente ogni originale cartaceo. La conservazione a norma non è un formato di file: è un processo, con un responsabile della conservazione nominato (art. 44 del CAD) e un manuale di conservazione, secondo le Linee guida AgID in vigore dal 1° gennaio 2022. E per i documenti analogici originali unici l'art. 22 del CAD chiede che la conformità della copia per immagine sia attestata da un notaio o da un altro pubblico ufficiale. 4docs prepara i documenti per questo processo — metadati, impronta, marca temporale, registro — ma Le diciamo apertamente dove finisce la responsabilità della piattaforma e dove inizia la Sua.
Dietro 4docs c'è un team misto di archivisti, specialisti della protezione dei dati e ingegneri software, con sede nell'Unione Europea. La aiutiamo nella configurazione del titolario di classificazione e del massimario di scarto, dei registri di entrata-uscita, dei circuiti di approvazione per ufficio e nell'importazione dell'archivio esistente — compreso quello scansionato dai raccoglitori.
I documenti vengono conservati crittografati, su infrastruttura situata nell'Unione Europea, con backup giornalieri e senza trasferimento al di fuori dell'UE. L'accesso viene concesso per ruolo e per categoria di documento, e il registro degli accessi è immodificabile ed esportabile per audit. I termini legali di conservazione — dieci anni per le scritture contabili, le fatture e la corrispondenza (art. 2220 del Codice civile), con il termine fiscale che resta aperto finché non sono definiti gli accertamenti sul periodo d'imposta (art. 39 del DPR 633/1972 e art. 22 del DPR 600/1973), cinque anni per il Libro Unico del Lavoro (art. 39 del D.L. 112/2008) — sono associati alle categorie, non affidati alla memoria di qualcuno. Per i documenti informatici con rilevanza tributaria il processo di conservazione va concluso entro tre mesi dal termine di presentazione della dichiarazione annuale, come prevede il DM 17 giugno 2014. L'eliminazione alla scadenza passa obbligatoriamente attraverso un'approvazione, e le richieste di cancellazione fondate sull'art. 17 del GDPR vengono trattate previa verifica degli obblighi legali di conservazione.
4docs non è un'applicazione isolata. Fa parte dell'ecosistema 4b2b: un unico account, gli stessi diritti di accesso e un'unica fattura per tutte le applicazioni business che utilizza. I documenti prodotti nelle altre applicazioni dell'ecosistema possono arrivare direttamente nell'archivio, con la categoria e il termine di conservazione applicati automaticamente. Per i contratti e la firma digitale, l'ecosistema dispone di un'applicazione dedicata — 4mycontracts.net.
Configuriamo il titolario di classificazione e il massimario di scarto dell'azienda, apriamo i registri di entrata-uscita, definiamo i circuiti di approvazione per ufficio e importiamo i documenti che ha già. Le richieste aperte dal pannello ricevono risposta entro un giorno lavorativo.
