Domande frequenti sulla gestione documentale

Significa che il documento archiviato elettronicamente può essere fatto valere nei confronti di un terzo — organo di controllo, giudice, revisore — perché si può dimostrare che non è stato modificato dal momento dell'archiviazione. In pratica servono quattro cose: l'identificazione sicura del documento (impronta crittografica / hash), la data e l'ora di archiviazione registrate dal sistema, i metadati obbligatori che descrivono il documento e un registro degli accessi che mostra chi ha fatto cosa. In Italia il quadro è il CAD (D.Lgs. n. 82/2005) insieme alle Linee guida AgID sulla formazione, gestione e conservazione dei documenti informatici, in vigore dal 1° gennaio 2022, che hanno sostituito le precedenti regole tecniche. L'art. 20 del CAD è esplicito su un punto che conviene conoscere: in assenza di una firma qualificata o digitale, il valore probatorio del documento informatico è liberamente valutabile in giudizio in base alle sue caratteristiche di sicurezza, integrità e immodificabilità — cioè esattamente in base a ciò che l'archivio è in grado di dimostrare.

Dipende dal tipo di documento, e qui serve prudenza. La conservazione a norma non è un formato di file: è un processo, con un responsabile della conservazione nominato (art. 44 del CAD), un manuale di conservazione che descrive come funziona e pacchetti di archiviazione chiusi con un riferimento temporale. Per i documenti con rilevanza tributaria il DM 17 giugno 2014 aggiunge una scadenza precisa: il processo va concluso entro tre mesi dal termine di presentazione della dichiarazione annuale di riferimento. 4docs registra per ogni documento impronta, data e ora di archiviazione, metadati e registro completo, ma non nomina al Suo posto il responsabile della conservazione né scrive il Suo manuale. E resta un limite netto: per i documenti analogici originali unici, l'art. 22 del CAD richiede che la conformità della copia per immagine sia attestata da un notaio o da un altro pubblico ufficiale. Per questi la nostra raccomandazione resta l'archivio misto: l'originale viene conservato, e 4docs diventa lo strumento con cui lo trova in pochi secondi.

È l'elenco delle categorie di documenti che l'azienda produce, ciascuna con il proprio termine di conservazione e il proprio destino finale — conservazione permanente oppure scarto. È lo strumento che l'archivistica italiana affianca al massimario di scarto, e che il DPR 445/2000 impone alle pubbliche amministrazioni insieme al protocollo informatico. Un'azienda privata non ha quell'obbligo, ma ha i suoi: l'art. 2220 del Codice civile le impone dieci anni di conservazione delle scritture, e l'art. 5, par. 1, lett. e) del GDPR le vieta di tenere i dati personali più a lungo del necessario. Senza titolario non può giustificare né perché ha eliminato un documento né perché ne conserva un altro. In 4docs il titolario è configurabile, e il termine di conservazione si applica automaticamente a ogni nuovo documento di quella categoria.

No. Una volta archiviato, il file diventa non modificabile: qualsiasi correzione viene effettuata tramite una nuova versione, collegata a quella precedente, mentre la versione iniziale resta nell'archivio. Ogni versione ha la propria impronta crittografica, quindi è possibile verificare in qualsiasi momento che il file scaricato oggi sia identico bit per bit a quello archiviato tre anni fa. È il requisito di immodificabilità che le Linee guida AgID chiedono al pacchetto di archiviazione, verificabile documento per documento e non dichiarato una volta sola.

Sull'infrastruttura dell'ecosistema 4b2b. L'accesso è protetto da autenticazione e da permessi in base al ruolo. La posizione esatta dei server e il regime dei backup vanno richiesti per iscritto al fornitore.

No. 4docs è un sistema di gestione documentale: archivio, registro di protocollo, circuito interno, ricerca a testo integrale, conservazione. Il ciclo di vita dei contratti e la firma digitale sono coperti da un'applicazione separata dell'ecosistema, 4mycontracts.net — per i contratti e la firma digitale, quello è il posto giusto. Il contratto firmato lì può essere archiviato qui, con il suo termine di conservazione e i diritti di accesso dell'azienda.

Ogni documento in entrata o in uscita dall'azienda riceve un numero di protocollo unico, assegnato automaticamente, in ordine strettamente crescente, insieme alla data e all'ora. È la stessa logica del registro di protocollo informatico che il DPR 445/2000 impone alle pubbliche amministrazioni: un'azienda privata non è obbligata a tenerlo, ma quando lo tiene ottiene una tracciabilità verificabile di quando è arrivata una raccomandata, una diffida o un verbale ispettivo e di chi l'ha preso in carico. Il numero non può essere riutilizzato né saltato: se una registrazione viene annullata, resta visibile nel registro con la dicitura «annullato», esattamente come una riga barrata in un registro cartaceo. Può avere registri separati per sede o per tipo (entrate, uscite, interno), ciascuno con la propria serie e con reset annuale opzionale.

Sì, ma manualmente. Il registro non ha un indirizzo e-mail proprio e 4docs non riceve automaticamente le e-mail: salva il messaggio o l'allegato come file (per esempio un'e-mail esportata), lo carica e compila numero, data e mittente al momento della registrazione.

Sì. Il registro si esporta in PDF o XLSX per qualsiasi periodo, filtrato per ufficio, mittente, destinatario o categoria. Per le spedizioni può generare distinte di consegna, con l'elenco dei documenti, i destinatari e la firma di ricevuta del corriere o dell'incaricato.

Solo gli utenti con il ruolo di responsabile del registro di protocollo, e solo tramite un annullamento motivato — mai tramite eliminazione. Il motivo, l'autore e il momento restano nel registro degli accessi. Gli altri utenti possono solo registrare nuovi documenti e consultare ciò che hanno il diritto di vedere.

Il percorso interno che un documento compie dalla ricezione alla risoluzione: chi lo riceve, chi lo esamina, chi lo approva ed entro quanto tempo. Definisce il circuito una sola volta per categoria di documento — per esempio fattura ricevuta: magazzino → responsabile di reparto → ufficio amministrativo — e i nuovi documenti di quella categoria partono automaticamente su quel percorso.

Ogni passaggio ha una scadenza. Quando la scadenza si avvicina, il responsabile riceve una notifica; quando viene superata, il documento compare nell'elenco dei ritardi del coordinatore, con il numero di giorni di ritardo. In qualsiasi momento può vedere la mappa del circuito: i passaggi completati, chi ha approvato e quando, il passaggio corrente e chi lo detiene.

No, e la distinzione è importante. L'approvazione nel circuito è un'azione interna registrata nel log — utente autenticato, momento, decisione, osservazioni — usata come prova del percorso interno. Non è una firma elettronica ai sensi del Regolamento eIDAS n. 910/2014. Quando ha bisogno di una firma con valore giuridico nei confronti di terzi, utilizza 4mycontracts.net.

Sì. Ogni utente può impostare un sostituto per un periodo, e i documenti che gli sarebbero arrivati vengono instradati automaticamente al sostituto. La delega è visibile nel registro: resta annotato che l'approvazione è stata data per delega, da chi e per quale periodo.

Non c'è riconoscimento automatico del testo (OCR) per i documenti in italiano: esiste solo per i documenti in rumeno. Uno scan italiano si cerca per testo solo se ha uno strato di testo; altrimenti si trova tramite i metadati (categoria, data, emittente, numero di protocollo). I documenti nativamente digitali (PDF generato, non scansionato) si cercano su tutto il testo, perché il testo viene letto direttamente dal file.

Può correggere manualmente il testo indicizzato senza toccare il file originale — la correzione riguarda solo lo strato di ricerca. Per i documenti in italiano non esiste un punteggio di riconoscimento, perché il riconoscimento automatico non c’è; per un lotto numeroso può filtrarli per metadati e correggerli uno alla volta.

Qualsiasi parola contenuta nel documento, non solo nel nome del file: un numero di fattura, il nome di una persona, una partita IVA, un importo, una frase tratta da un verbale. La ricerca combina il testo con i filtri sui metadati — categoria, intervallo di date, ufficio, emittente, numero di protocollo — e normalizza gli accenti, quindi «societa» e «società» trovano lo stesso documento.

No. I risultati sono filtrati in base ai Suoi diritti: un documento che non è autorizzato a vedere non compare nell'elenco e non Le viene segnalato in alcun modo. Altrimenti, la ricerca diventerebbe una via di fuga di informazioni sull'esistenza di documenti riservati.

La regola generale è l'art. 2220 del Codice civile: le scritture contabili si conservano per dieci anni dalla data dell'ultima registrazione, e per lo stesso periodo si conservano le fatture, la corrispondenza e i telegrammi ricevuti, oltre alle copie di quelli spediti. Sul versante fiscale, l'art. 39 del DPR 633/1972 per l'IVA e l'art. 22 del DPR 600/1973 per le imposte dirette allungano di fatto il termine finché restano aperti accertamenti sul periodo. Il lavoro segue un'altra scala, ed è l'aspetto che sorprende più spesso: il Libro Unico del Lavoro si conserva cinque anni dall'ultima registrazione (art. 39 del D.L. 112/2008), non dieci. E per i documenti informatici con rilevanza tributaria esiste una scadenza di processo e non di durata: il DM 17 giugno 2014 chiede che la conservazione sia conclusa entro tre mesi dal termine di presentazione della dichiarazione annuale. In 4docs il termine è associato alla categoria — non deve ricordarlo Lei.

Quando il termine di conservazione di un documento scade, questo non scompare automaticamente. Entra in un elenco di proposte di scarto che il responsabile dell'archivio esamina e approva — la logica del massimario di scarto, dove per ogni categoria è scritto in anticipo che cosa si elimina e che cosa si conserva. Dopo l'approvazione, il file viene eliminato definitivamente, e nell'archivio resta solo la registrazione del fatto che è esistito ed è stato eliminato: categoria, periodo, data, chi ha approvato. Quella registrazione Le serve due volte: davanti a una verifica, per dimostrare che nulla è sparito troppo presto; davanti al Garante, per dimostrare che nulla è rimasto troppo a lungo.

Il diritto alla cancellazione (art. 17 GDPR) non è assoluto: non si applica quando il trattamento è necessario per adempiere a un obbligo legale di conservazione. In pratica, un CV ricevuto spontaneamente e conservato «per il futuro» deve essere cancellato su richiesta; il Libro Unico del Lavoro o una fattura no, perché l'art. 39 del D.L. 112/2008 e l'art. 2220 del Codice civile prevalgono. 4docs La aiuta a gestire correttamente la richiesta: cerca tutti i documenti che contengono la persona, verifica per ciascuno la base giuridica e il termine, elimina ciò che può essere eliminato e documenta motivatamente ciò che resta. La risposta motivata è essa stessa la prova della conformità.

Attraverso termini di conservazione associati alle categorie, non ai singoli documenti. L'art. 5, par. 1, lett. e) del GDPR richiede che i dati non siano conservati più a lungo del necessario; in pratica questo significa poter dimostrare, per ogni categoria, per quanto tempo la conserva e perché. I report di 4docs elencano esattamente questo, con i documenti che hanno superato il termine evidenziati separatamente.

Sì. Può applicare una sospensione della conservazione («legal hold») su un documento o su un intero fascicolo: finché è attiva, il documento non può essere proposto per l'eliminazione, indipendentemente dal fatto che il termine sia scaduto. La sospensione, il motivo e chi l'ha istituita restano nel registro.

I diritti vengono assegnati per ruolo e per categoria di documento, non file per file. Un contabile vede le categorie finanziarie, un responsabile del personale vede i fascicoli del personale, un direttore vede tutto ciò che riguarda la sua area. Oltre a questo, può limitare ulteriormente i fascicoli sensibili a persone nominate. Ogni visualizzazione, download o condivisione viene registrata nel registro degli accessi.

Sì, tramite link sicuro: stabilisce la data di scadenza, se il destinatario può solo visualizzare o anche scaricare, e facoltativamente una password. Dopo la scadenza il link smette di funzionare, e nel registro resta chi lo ha creato, a chi è stato inviato e quante volte è stato aperto. Può revocare un link in qualsiasi momento, prima della scadenza.

L'utente, l'azione (visualizzazione, download, modifica dei metadati, condivisione, eliminazione), il documento, il momento e l'indirizzo IP. Il registro non può essere modificato né eliminato dagli utenti, è esportabile per audit e viene conservato almeno per la durata di vita del documento a cui si riferisce.

Sì, nel senso che 4docs fa parte dell'ecosistema 4b2b: lo stesso account e gli stessi diritti di accesso per le applicazioni che utilizza. I file provenienti da altre applicazioni si caricano manualmente nell'archivio; i contratti firmati in 4mycontracts.net possono essere archiviati qui, con il loro termine di conservazione.

Sì. Il programma di affiliazione Le assegna un codice di segnalazione unico e una commissione mensile ricorrente sull'abbonamento di ogni azienda che si iscrive grazie alla Sua segnalazione, per tutta la durata del suo abbonamento.

Di un account e dei documenti che ha già — scansionati o nativamente digitali (PDF, DOCX, XLSX, JPG, e-mail esportate). All'attivazione stabiliamo insieme il titolario di classificazione dell'azienda e il massimario di scarto — le categorie di documenti, il termine di conservazione di ciascuna e il destino a scadenza — poi importiamo l'archivio esistente. Non ha bisogno di uno scanner professionale per iniziare: può caricare anche foto scattate con il telefono; una foto senza strato di testo si trova tramite i metadati, non tramite il suo contenuto.

In due fasi. Prima la digitalizzazione: scansiona per categorie (fatture ricevute, documenti di trasporto, verbali, corrispondenza, fascicoli del personale), in modo chiaro e dritto, perché le pagine restino leggibili. Poi l'indicizzazione: al caricamento, 4docs estrae automaticamente il testo dei documenti digitali e Le propone la categoria, la data e l'emittente, e Lei conferma. I documenti cartacei originali restano sotto la Sua responsabilità: per i documenti analogici originali unici l'art. 22 del CAD richiede l'attestazione di conformità di un notaio o di un altro pubblico ufficiale, quindi la copia per immagine non sostituisce automaticamente l'originale.

Un unico abbonamento mensile o annuale, dimensionato in base allo spazio di archivio, al numero di utenti e al volume di pagine elaborate. Non paga per documento caricato, per ricerca o per documento inviato nel circuito. Il pagamento avviene con carta o tramite bonifico bancario su base di fattura proforma.

Sì, in qualsiasi momento. Nel passaggio a un piano superiore, il valore residuo dell'abbonamento in corso viene detratto proporzionalmente, calcolato in giorni. Nel passaggio a un piano inferiore, la modifica si applica dal periodo di abbonamento successivo, in modo da non perdere spazio di archivio a metà di un mese già pagato.

Le esportiamo l'intero archivio: i file originali, più un indice in formato aperto (CSV/XML) con tutti i metadati — categoria, numero di protocollo, data, emittente, termine di conservazione — in modo che possa ricostruire l'archivio in un altro sistema. L'esportazione resta disponibile per 30 giorni dalla cessazione dell'abbonamento; trascorso questo termine i dati vengono eliminati definitivamente.