Archivio fisico o archivio elettronico: cosa scegli?

La scelta non cambia i termini legali di conservazione: cambia solo il costo, il tempo di ricerca e il rischio di perdita.

Risposta breve

1. I termini legali di conservazione sono identici in entrambe le varianti.
2. L'archivio fisico costa spazio e tempo di ricerca; l'archivio elettronico costa indicizzazione all'inizio.
3. Per la maggior parte delle aziende la soluzione pratica è mista: i documenti correnti in digitale, quelli con obbligo di originale cartaceo in deposito.
4. Il passaggio al digitale inizia con il titolario di classificazione e il massimario di scarto, non con lo scanner.

Cosa dice la legge (in breve)

• Gli obblighi di conservazione ricadono sull'azienda indipendentemente dal supporto scelto: la carta non esonera da nulla e il digitale non allunga nulla.
• Il CAD e le Linee guida AgID stabiliscono le condizioni alle quali il documento conservato in forma elettronica ha pieno valore: sistema di conservazione, metadati e responsabile della conservazione.
• L'art. 2220 c.c. e l'art. 22 del DPR 600/1973: i termini dei documenti contabili non cambiano con la digitalizzazione.
• Regolamento (UE) 2016/679, art. 5, par. 1, lett. e): i dati personali vengono eliminati alla scadenza del termine, in entrambe le varianti di archivio.

Confronto su criteri pratici

Esempi pratici

• Un'azienda con 25 dipendenti scansiona l'archivio degli ultimi tre anni, circa 18.000 pagine, e libera due armadi di deposito.
• Un fascicolo richiesto in un controllo si trova con la ricerca in pochi istanti, contro 20–30 minuti di ricerca in deposito.
• Il Libro Unico del Lavoro e le scritture contabili vengono conservati in digitale, sull'infrastruttura dell'ecosistema — il termine, però, non si accorcia.
• Un'azienda con un deposito affittato a 120 euro al mese recupera il costo della digitalizzazione in circa due anni.

Errori frequenti

• Si scansiona tutto, compresi i documenti il cui termine di conservazione è già scaduto.
• Si distrugge la carta prima di verificare se l'originale è obbligatorio per quel tipo di documento.
• Non si redige il titolario prima della scansione, e l'archivio digitale diventa caotico quanto quello fisico.
• Non esiste alcuna copia di backup: un unico disco significa un unico punto di guasto.
• Si digitalizza senza OCR, perdendo esattamente il vantaggio principale.

Come ti aiuta 4docs

• Importazione massiva dell'archivio vecchio, con OCR applicato automaticamente solo ai documenti in rumeno.
• Titolario e inventario generati dalla struttura per fondo e tipo di documento.
• Termini di conservazione e avvisi di scadenza per ogni categoria.
• Accesso da remoto, limitato in base al ruolo, e link a scadenza per terzi.

Vedi anche

• Che cos'è l'archiviazione elettronica dei documenti?
• Per quanto tempo si conservano i documenti contabili?
• Guida: la gestione dei documenti in azienda