BUJ
Biežāk uzdotie jautājumi par dokumentu pārvaldību
Konkrētas atbildes par elektronisko arhivēšanu, reģistratūru, saskaņošanas kārtību, meklēšanu pilnā tekstā, glabāšanas termiņiem un personas datu dzēšanu saskaņā ar GDPR.
Arhivēšana un glabāšanas termiņi
Kas ir elektroniskā dokumentu arhivēšana?
Dokumentu saglabāšana elektroniskā formā ar reģistra numuru, datumu un meklējamiem ierakstiem. Dokumentu var atrast arī pēc gadiem, bez papīra mapēm.
Cik ilgi Latvijā jāglabā grāmatvedības dokumenti?
Grāmatvedības likums paredz 5 gadus. Pirms termiņa noteikšanas pārbaudiet ar grāmatvedi vai juristu, jo termiņš var atšķirties atkarībā no dokumenta veida.
Meklēšana un koplietošana
Vai 4docs atpazīst latviešu valodas tekstu skenētos dokumentos?
Nē. Automātisko teksta atpazīšanu skenētos dokumentos latviešu valodā mēs nesolām. Meklēšana darbojas pēc numura, partnera, datuma un etiķetēm, kā arī pēc teksta, ja PDF jau satur teksta slāni.
Vai dokumentus var nosūtīt kontrahentam?
Jā. Dokumentam var izveidot saiti un nosūtīt to kontrahentam, nevis pielikumu e-pastā.
Integrācijas, parakstīšana un personas dati
Vai 4docs ir savienots ar VID vai citām valsts sistēmām?
Nē. 4docs nav savienots ar valsts informācijas sistēmām, un dokumenti netiek automātiski nosūtīti VID.
Vai 4docs nodrošina elektronisko parakstu?
Nē. Kvalificētu elektronisko parakstu 4docs nenodrošina.
Kā tiek aizsargāti personas dati?
Personas datu apstrādē jāievēro GDPR (Regula (ES) 2016/679). Latvijā uzraudzību veic Datu valsts inspekcija.