Cum organizezi registratura electronică a firmei?
Registratura electronică este poarta de intrare a documentelor în firmă și primul pas către arhivă.
Răspuns scurt
- Stabilești un singur registru de intrări și ieșiri pentru toată firma.
- Fiecare document primit sau expediat primește un număr de înregistrare unic, în ordine cronologică.
- Numărul se alocă automat în momentul înregistrării și nu mai poate fi modificat ulterior.
- Documentul înregistrat se repartizează unei persoane responsabile, cu termen de răspuns.
- La finalul circuitului, documentul trece în arhivă, cu tot istoricul lui.
Ce spune legislația (pe scurt)
- Legea 16/1996 cere evidența documentelor la nivelul creatorului: registratura este prima verigă a acestei evidențe.
- Legea 135/2007 permite ca documentul înregistrat să fie păstrat în formă electronică, cu respectarea condițiilor din lege.
- Regulamentul (UE) 2016/679: registrul conține date personale (nume, adrese, CNP în unele cazuri), deci accesul se limitează pe rol.
- Documentele financiar-contabile care trec prin registratură rămân sub termenele din Legea 82/1991 și OMFP 2634/2015.
Exemple practice
- O adresă primită de la o autoritate pe 3 martie primește numărul 412/03.03.2026 și este repartizată în aceeași zi.
- O firmă cu trei puncte de lucru folosește un singur registru, dar cu serii distincte pe punct de lucru.
- Un borderou de expediere grupează 18 plicuri trimise în aceeași zi și se atașează la registru.
- O solicitare cu termen de răspuns de 30 de zile primește alertă automată la 25 de zile.
Greșeli frecvente
- Fiecare departament ține propriul registru în foaie de calcul, ceea ce produce numere duplicate.
- Numerele se alocă în avans și rămân goluri imposibil de justificat la control.
- Documentele primite în format electronic nu se înregistrează deloc.
- Registrul nu arată cine a preluat documentul și la ce dată.
- Registrul este vizibil pentru toată firma, deși conține date personale.
Cum te ajută 4docs
- Numărul de înregistrare se alocă automat, fără goluri și fără duplicate.
- Intrările și ieșirile stau în același registru, filtrabil pe an, departament sau expeditor.
- Borderourile de expediere se generează dintr-o selecție de documente.
- Documentul înregistrat intră direct pe circuitul intern de avizare.