Preguntas frecuentes sobre gestión documental

Significa que el documento archivado puede presentarse ante un tercero — la Agencia Tributaria, un juzgado, un auditor — porque se puede demostrar que no ha cambiado desde que se archivó. Para eso hacen falta cuatro cosas: una identificación segura del documento (huella criptográfica o hash), la fecha y la hora de archivo registradas por el sistema, metadatos que describen el documento y un registro de accesos que muestra quién hizo qué con él. El Código de Comercio (art. 30) exige conservar libros, correspondencia, documentación y justificantes durante seis años, pero no obliga a hacerlo en papel: lo que importa es poder acreditar su integridad y su contenido.

Depende del tipo de documento, y aquí conviene ser prudentes. Una factura recibida en papel solo puede destruirse tras digitalizarla si se cumplen los requisitos legales de la digitalización con validez probatoria; otros documentos, como ciertos originales notariales o escrituras, se conservan en papel. 4docs guarda para cada documento la huella, la fecha y la hora de archivo, los metadatos y el registro completo, pero no sustituye el cumplimiento de esos requisitos. Para los documentos cuyo original debe conservarse, recomendamos un archivo mixto: el original se guarda y 4docs se convierte en la herramienta para encontrarlo en segundos.

Es la lista de series documentales que genera la empresa, cada una con su plazo de conservación y su destino final — conservación permanente o eliminación. Una empresa privada no está obligada a tener un cuadro formal como el de las administraciones públicas, pero sí tiene obligaciones: seis años de conservación mercantil (art. 30 del Código de Comercio), cuatro años de prescripción tributaria (art. 66 de la Ley General Tributaria) y la prohibición de conservar datos personales más de lo necesario (art. 5.1.e del RGPD). Sin un cuadro de clasificación no puede justificar ni por qué eliminó un documento ni por qué guarda otro. En 4docs el cuadro es configurable y el plazo se aplica automáticamente a cada documento nuevo de esa serie.

No. Una vez archivado, el fichero queda inalterable: cualquier corrección se hace mediante una nueva versión vinculada a la anterior, y la versión inicial permanece en el archivo. Cada versión tiene su propia huella criptográfica, así que en cualquier momento puede comprobar que el fichero que descarga hoy es idéntico bit a bit al que archivó hace tres años.

En la infraestructura del ecosistema 4b2b. El acceso está protegido por inicio de sesión y por permisos según el rol. La ubicación exacta de los servidores y el régimen de copias de seguridad deben solicitarse por escrito al proveedor.

No. 4docs es un sistema de gestión documental: archivo, registro de entrada y salida, circuito interno, búsqueda de texto completo y conservación. El ciclo de vida de los contratos y la firma electrónica los cubre una aplicación independiente del ecosistema, 4mycontracts.net. El contrato firmado allí puede archivarse aquí, con su plazo de conservación y los permisos de acceso de la empresa.

Cada documento que entra o sale de la empresa recibe un número de registro único, asignado automáticamente y en orden estrictamente creciente, junto con la fecha y la hora. Es la misma lógica del registro de entrada y salida que conocen las administraciones públicas: una empresa privada no está obligada a llevarlo, pero cuando lo lleva obtiene una trazabilidad verificable de cuándo llegó un burofax, un requerimiento o un acta de inspección y quién se hizo cargo. El número no se puede reutilizar ni saltar: si un asiento se anula, sigue visible en el registro marcado como «anulado». Puede tener registros separados por sede o por tipo (entrada, salida, interno), cada uno con su serie y reinicio anual opcional.

Sí, pero manualmente. El registro no tiene dirección de correo propia y 4docs no recibe correos automáticamente: guarda el mensaje o el adjunto como fichero (por ejemplo, un correo exportado), lo sube y completa el número, la fecha y el remitente al registrarlo.

Sí. El registro se exporta en PDF o XLSX para cualquier periodo, filtrado por departamento, remitente, destinatario o serie. Para los envíos puede generar listados con los documentos, los destinatarios y la firma de recepción del mensajero o de la persona encargada.

Solo los usuarios con el rol de responsable del registro, y solo mediante una anulación motivada — nunca borrando. El motivo, el autor y el momento quedan en el registro de accesos. El resto de usuarios solo puede registrar documentos nuevos y consultar lo que tiene permiso para ver.

El recorrido interno de un documento desde que llega hasta que se resuelve: quién lo recibe, quién lo revisa, quién lo aprueba y en qué plazo. Se define una vez por serie documental — por ejemplo, factura recibida: almacén → jefe de departamento → administración — y los documentos nuevos de esa serie arrancan automáticamente por ese recorrido.

Cada paso tiene un plazo. Cuando se acerca, el responsable recibe un aviso; cuando se supera, el documento aparece en la lista de retrasos del coordinador, con los días de retraso. En cualquier momento puede ver el mapa del circuito: pasos completados, quién aprobó y cuándo, el paso actual y quién lo tiene.

No, y la diferencia importa. La aprobación en el circuito es una acción interna registrada — usuario autenticado, momento, decisión, observaciones — que sirve como prueba del recorrido interno. No es una firma electrónica en el sentido del Reglamento eIDAS (UE) 910/2014. Si necesita una firma con efectos frente a terceros, utilice 4mycontracts.net.

Sí. Cada usuario puede designar un sustituto para un periodo, y los documentos que le llegarían se dirigen automáticamente al sustituto. La delegación queda visible en el registro: consta que se aprobó por delegación, quién lo hizo y durante qué periodo.

No hay reconocimiento automático de texto (OCR) para documentos en español: existe solo para documentos rumanos. Un escaneo en español solo se busca por su texto si tiene una capa de texto; si no, se encuentra por sus metadatos (serie, fecha, emisor, número de registro). Los documentos nativos digitales (un PDF generado, no escaneado) se buscan por todo su texto, porque el texto se lee directamente del fichero.

Puede corregir a mano el texto indexado sin tocar el fichero original — la corrección afecta solo a la capa de búsqueda. No existe reconocimiento automático para documentos en español, así que no hay puntuación de reconocimiento que revisar; en un lote grande puede filtrarlos por metadatos y corregirlos uno a uno.

Cualquier palabra del texto digital del documento (PDF, DOCX, XLSX, correos exportados), no solo del nombre del fichero: un número de factura, el nombre de una persona, un NIF, un importe, una frase de un acta. La búsqueda combina el texto con filtros de metadatos — serie, rango de fechas, departamento, emisor, número de registro — y normaliza los acentos, de modo que «gestion» y «gestión» encuentran el mismo documento.

No. Los resultados se filtran según sus permisos: un documento que no puede ver no aparece en la lista ni se le indica de ninguna forma. Si no, la búsqueda se convertiría en una fuga de información sobre la existencia de documentos confidenciales.

Hay dos reglas que conviene no confundir. La mercantil: el art. 30 del Código de Comercio obliga a conservar libros, correspondencia, documentación y justificantes del negocio durante seis años desde el último asiento. La tributaria: la Administración puede comprobar mientras no prescriba su derecho, y el art. 66 de la Ley General Tributaria fija ese plazo en cuatro años, que se amplía en la práctica cuando hay bases imponibles negativas o deducciones pendientes de aplicar. Por eso la mayoría de empresas trabaja con seis años como mínimo. En 4docs el plazo va asociado a la serie documental — no tiene que recordarlo usted.

Cuando vence el plazo de conservación de un documento, no desaparece solo. Entra en una lista de propuestas de eliminación que el responsable del archivo revisa y aprueba. Tras la aprobación, el fichero se borra definitivamente y en el archivo queda solo la constancia de que existió y fue eliminado: serie, periodo, fecha y quién lo aprobó. Esa constancia le sirve dos veces: ante una inspección, para demostrar que nada desapareció antes de tiempo; ante la Agencia Española de Protección de Datos, para demostrar que nada se quedó demasiado tiempo.

El derecho de supresión (art. 17 del RGPD, desarrollado en la LOPDGDD) no es absoluto: no se aplica cuando el tratamiento es necesario para cumplir una obligación legal de conservación. Un currículum recibido de forma espontánea y guardado «por si acaso» debe suprimirse si lo piden; una factura o una nómina, no, mientras siga vigente el plazo legal. Además, la LOPDGDD prevé el bloqueo de los datos durante el tiempo en que puedan exigirse responsabilidades. 4docs le ayuda a tramitar la solicitud: localiza todos los documentos donde aparece la persona, comprueba para cada uno la base jurídica y el plazo, elimina lo que puede eliminarse y documenta de forma motivada lo que se mantiene.

Con plazos de conservación asociados a las series documentales, no a cada documento suelto. El art. 5.1.e del RGPD exige no conservar los datos más tiempo del necesario; en la práctica, eso significa poder demostrar, para cada serie, cuánto tiempo la guarda y por qué. Los informes de 4docs muestran exactamente eso, con los documentos que han superado el plazo destacados aparte.

Sí. Puede aplicar una retención por litigio («legal hold») a un documento o a un expediente entero: mientras esté activa, el documento no puede proponerse para eliminación aunque su plazo haya vencido. La retención, el motivo y quién la estableció quedan en el registro.

Los permisos se asignan por rol y por serie documental, no fichero a fichero. Un contable ve las series financieras, un responsable de personal ve los expedientes de personal, un director ve todo lo de su área. Además, puede restringir los expedientes sensibles a personas concretas. Cada consulta, descarga o compartición queda en el registro de accesos.

Sí, mediante un enlace seguro: usted fija la fecha de caducidad, si el destinatario solo puede ver o también descargar y, opcionalmente, una contraseña. Al caducar, el enlace deja de funcionar, y en el registro queda quién lo creó, a quién se envió y cuántas veces se abrió. Puede revocar el enlace en cualquier momento.

El usuario, la acción (consulta, descarga, cambio de metadatos, compartición, eliminación), el documento, el momento y la dirección IP. Los usuarios no pueden modificarlo ni borrarlo, se puede exportar para auditoría y se conserva como mínimo mientras exista el documento al que se refiere.

Sí, en el sentido de que 4docs forma parte del ecosistema 4b2b: la misma cuenta y los mismos permisos para las aplicaciones que utilice. Los ficheros de otras aplicaciones se suben al archivo a mano, y los contratos firmados en 4mycontracts.net pueden archivarse aquí con su plazo de conservación.

Sí. El programa de afiliados le asigna un código de recomendación único y una comisión mensual recurrente sobre la suscripción de cada empresa que se dé de alta por su recomendación, mientras dure su suscripción.

Una cuenta y los documentos que ya tiene — escaneados o nativos digitales (PDF, DOCX, XLSX, JPG, correos exportados). Al activar la cuenta definimos juntos el cuadro de clasificación de la empresa — las series documentales, el plazo de conservación de cada una y su destino al vencimiento — y después importamos el archivo existente. No necesita un escáner profesional para empezar: también puede subir fotos hechas con el móvil; una foto sin capa de texto se encuentra por sus metadatos, no por su contenido.

En dos fases. Primero la digitalización: escanee por series (facturas recibidas, albaranes, actas, correspondencia, expedientes de personal), de forma clara y recta para que las páginas se vean bien. Después la indexación: al subirlos, 4docs extrae automáticamente el texto de los documentos digitales y le propone la serie, la fecha y el emisor, y usted confirma. Los originales en papel siguen bajo su responsabilidad: una copia escaneada no sustituye automáticamente al original.

Una única suscripción mensual o anual en euros, dimensionada según el espacio de archivo, el número de usuarios y el volumen de páginas procesadas. No paga por documento subido, por búsqueda ni por documento enviado al circuito. El pago se hace con tarjeta o por transferencia bancaria contra factura proforma.

Sí, en cualquier momento. Al pasar a un plan superior se descuenta proporcionalmente, por días, el valor restante de la suscripción en curso. Al pasar a un plan inferior, el cambio se aplica desde el siguiente periodo, para no perder espacio de archivo a mitad de un mes ya pagado.

Le exportamos el archivo completo: los ficheros originales y un índice en formato abierto (CSV/XML) con todos los metadatos — serie, número de registro, fecha, emisor, plazo de conservación — para que pueda reconstruir el archivo en otro sistema. La exportación está disponible durante 30 días desde el fin de la suscripción; pasado ese plazo, los datos se eliminan definitivamente.