Permisos por rol y departamento, enlaces con caducidad para colaboradores externos y un registro completo: sabe en todo momento quién ha visto cada documento y cuándo.
Los documentos no solo se pierden cuando se borran; también cuando acaban donde no deberían. Un expediente de personal enviado por correo se queda para siempre en el buzón del destinatario, una carpeta compartida «temporalmente» sigue abierta años después, y cuando alguien deja la empresa nadie sabe a qué tenía acceso. La compartición segura cambia el modelo: el documento ya no se envía, se da acceso a él. El acceso se concede por rol y por departamento, puede limitarse en el tiempo, se revoca al instante y cada apertura y descarga queda registrada.
Asignar permisos documento a documento no escala y acaba en excepciones que nadie recuerda. En 4docs.net los permisos se asignan por rol y por serie: el equipo de contabilidad ve las series financieras, recursos humanos ve los expedientes de personal, la dirección ve su área. Cuando alguien cambia de puesto, cambia su rol y sus permisos cambian con él. Los expedientes sensibles pueden restringirse además a personas concretas.
Un asesor, un auditor o un cliente no necesita una cuenta para ver un documento concreto. Se le envía un enlace seguro con fecha de caducidad, con permiso solo de lectura o también de descarga y, si se quiere, con contraseña. Al caducar deja de funcionar, y se puede revocar antes en cualquier momento.
La marca de agua de los enlaces externos, con el nombre del destinatario y la fecha, no impide que alguien fotografíe la pantalla, pero deja claro de dónde salió una copia. El registro de accesos — usuario, acción, documento, momento, dirección IP — no puede modificarse ni borrarse y se exporta para auditoría.
El RGPD exige que los datos personales solo sean accesibles para quien los necesita y que se apliquen medidas de seguridad adecuadas (art. 32). Permisos por rol, enlaces con caducidad y un registro de accesos son precisamente esas medidas, documentadas. Y los documentos compartidos siguen sujetos a los mismos plazos de conservación: al eliminarse un documento, sus enlaces dejan de funcionar.
Con un enlace seguro: fija la caducidad, si puede solo ver o también descargar y, opcionalmente, una contraseña. En el registro queda quién lo creó, a quién se envió y cuántas veces se abrió.
Un administrador retira todos sus permisos con una sola acción, y los enlaces que hubiera creado se pueden anular desde la misma pantalla.
No las impide físicamente, pero disuade y permite saber de dónde salió una copia. Junto con el registro de accesos, es una prueba sólida.
Sí. El registro de accesos muestra cada apertura, descarga y compartición, con usuario, momento y dirección IP.
No. Se asignan por rol y por serie o expediente, y los documentos los heredan. Puede restringir expedientes sensibles a personas concretas.
No. Compartir da acceso a un documento; no es una firma. Para la firma electrónica de contratos existe 4mycontracts.net.
Permisos por rol, enlaces con caducidad para colaboradores externos y un registro que le dice en todo momento quién ha visto qué.
