Perguntas frequentes sobre gestão documental

Significa que o documento arquivado pode ser apresentado a terceiros — a Autoridade Tributária e Aduaneira, um tribunal ou um auditor — porque é possível demonstrar que não foi alterado desde que foi arquivado. Para isso são necessários três elementos: uma identificação segura do ficheiro (impressão digital criptográfica ou hash SHA-256), a data e a hora do arquivo registadas pelo sistema, metadados que descrevem o documento e um registo de acessos que mostra quem fez o quê. O 4docs não emite carimbos temporais qualificados nem é um prestador qualificado de serviços de confiança; a prova de integridade assenta na comparação da impressão digital do ficheiro com a registada no momento do arquivo. O que conta é conseguir provar a integridade e o conteúdo do documento e cumprir os prazos de conservação aplicáveis.

Depende do tipo de documento, e convém ser prudente. A digitalização de um documento em papel só deve levar à destruição do original quando se cumprem os requisitos legais aplicáveis à digitalização com valor probatório; outros documentos, como certos originais notariais ou escrituras, devem continuar guardados em papel. O 4docs prepara os documentos para esse processo — impressão digital, data e hora do arquivo, metadados e registo completo —, mas não substitui um software de digitalização certificado quando este é exigido. Para os documentos cujo original tem de ser conservado, recomendamos um arquivo misto: o original fica guardado e o 4docs passa a ser a ferramenta para o encontrar em segundos.

É a lista das séries documentais da empresa, cada uma com o seu prazo de conservação e o destino final: conservação permanente ou eliminação. As empresas privadas não estão obrigadas a um plano formal como o das administrações públicas, mas têm obrigações concretas: a conservação de 10 anos das faturas e dos documentos de suporte prevista no artigo 52.º do Código do IVA, os prazos de prescrição tributária e a limitação da conservação de dados pessoais ao tempo necessário, nos termos do RGPD. Sem uma estrutura de classificação, a empresa não consegue justificar nem por que eliminou um documento nem por que guarda outro. No 4docs a estrutura é configurável, e o prazo aplica-se automaticamente a cada documento novo dessa série.

Não. Depois de arquivado, o ficheiro fica inalterável: qualquer correção faz-se através de uma nova versão ligada à anterior, e a versão inicial permanece no arquivo. Cada versão tem a sua própria impressão digital criptográfica, por isso é possível verificar a qualquer momento que o ficheiro que descarrega hoje é idêntico, bit a bit, ao que foi arquivado há três anos.

A registratura é o registo oficial de entrada e saída de documentos da empresa: cada documento recebe um número sequencial, uma data e um destinatário ou remetente. Uma lista de ficheiros numa pasta não tem número de entrada nem data de registo fiáveis. No 4docs a numeração é automática e não se repete, e a partir do registo podem gerar-se as listagens de correspondência, sem copiar dados à mão.

Sim. Pode definir prefixos separados para entradas e saídas, por departamento ou por ano, de acordo com a forma como a empresa organiza a correspondência. A numeração é contínua dentro de cada série e não é reutilizada depois de atribuída: se um documento for anulado, a anulação fica registada, em vez de o número desaparecer.

O documento é digitalizado e carregado no 4docs, que lhe atribui automaticamente o número de entrada, a data e o departamento de destino. Ao confirmar, o registo fica completo e o original pode ser arquivado ou encaminhado. A data do registo é a data em que o documento entra no sistema, e fica gravada com o utilizador que o registou.

Sim. Cada documento registado pode ser associado a um processo, a um cliente ou a um fornecedor, e fica visível no processo sem duplicar ficheiros. Assim, quando alguém procura o processo de um cliente, encontra a correspondência com o número de registo, em vez de percorrer caixas de e-mail.

Escolhe-se o percurso do documento por departamentos ou por pessoas, indicando em cada passo o responsável e o prazo. O documento segue para o passo seguinte quando é aprovado, e cada participante vê em que etapa está. Assim, o documento deixa de depender de uma sequência de e-mails sem estado claro.

Não sem deixar rasto. Um documento aprovado mantém a versão aprovada; uma alteração gera uma nova versão, que volta a percorrer o circuito se as regras da empresa o exigirem. O histórico mostra quem aprovou, quando e qual versão, o que é essencial numa auditoria interna ou numa inspeção.

Pode, através de uma ligação com permissões definidas e data de validade. O destinatário vê apenas o documento indicado, e cada abertura fica registada. O envio não é feito por anexo de e-mail, para que exista uma única versão e um registo de quem a consultou.

Não. O circuito de aprovação serve para a avaliação e o visto interno dos documentos. A assinatura eletrónica de contratos e o seu ciclo de vida ficam a cargo da aplicação do ecossistema 4b2b 4mycontracts.net, que se pode ligar ao arquivo do 4docs. O 4docs guarda o contrato assinado com o seu prazo de conservação e as permissões de acesso da empresa.

Não há reconhecimento automático de texto (OCR) para documentos em português: ele existe apenas para documentos romenos. Um digitalizado em português só é pesquisável pelo texto se tiver uma camada de texto; caso contrário, encontra-se pelos metadados (categoria, data, emissor, número de registo). Por isso, para valores e números de identificação fiscal, convém uma verificação humana antes de os usar em decisões ou pagamentos.

Sim. A pesquisa de texto integral procura no conteúdo dos documentos com texto (ficheiros digitais ou digitalizações com camada de texto), e não apenas no nome do ficheiro ou nos campos preenchidos à mão. Podem combinar-se termos, como um NIF e um intervalo de datas, para restringir os resultados. A pesquisa respeita os direitos de acesso: só aparecem os documentos a que o utilizador tem direito.

Ficam pesquisáveis pelo texto apenas se tiverem camada de texto (ficheiros digitais). Para o arquivo antigo, o processo típico é digitalizar por séries — faturas recebidas, guias, atas, correspondência, processos de pessoal — com resolução adequada; as digitalizações sem camada de texto encontram-se pelos metadados. Os originais em papel continuam sob a responsabilidade da empresa: uma cópia digitalizada não substitui automaticamente o original.

O reconhecimento automático de texto existe só para documentos em romeno; os documentos noutras línguas precisam de camada de texto ou de verificação manual. Documentos com várias línguas ou com caracteres especiais devem ser verificados. A pesquisa funciona da mesma forma para documentos que já estão em formato de texto, como PDF pesquisável ou ficheiros de texto.

Depende do tipo de documento e da obrigação que o justifica. Como referência, as faturas e os documentos de suporte devem ser conservados durante 10 anos, nos termos do artigo 52.º do Código do IVA. Outros documentos seguem prazos próprios, previstos na legislação laboral, comercial e fiscal, e a empresa deve definir o prazo de cada série documental. Esta resposta é informativa e não substitui o aconselhamento do contabilista certificado ou do advogado da empresa.

Na data limite, o sistema propõe a eliminação do documento, mas não o apaga automaticamente. A decisão cabe à empresa, a eliminação fica registada no histórico de acessos e o documento deixa de ser consultável. Assim, a empresa consegue demonstrar que cumpriu o prazo de conservação e que não guardou dados pessoais além do necessário.

O RGPD exige que os dados pessoais sejam conservados apenas pelo tempo necessário à finalidade e que o acesso seja limitado a quem precisa deles. Na prática, isso significa definir prazos por série documental, controlar as permissões por função e poder eliminar os dados quando o prazo termina. A Lei n.º 58/2019 executa o RGPD em Portugal, e a autoridade de controlo é a Comissão Nacional de Proteção de Dados (CNPD).

A eliminação antecipada é uma decisão da empresa, tomada pelo responsável definido no sistema, e só deve acontecer quando não existe obrigação legal de conservação nem outra razão para o manter. Antes de eliminar um documento com dados pessoais, convém confirmar a obrigação aplicável com o contabilista certificado ou com um jurista. Cada eliminação fica registada.

Os direitos definem-se por perfil e por pasta ou série. Um colaborador do departamento financeiro pode ver as faturas de fornecedores, enquanto a equipa de recursos humanos vê os processos de pessoal, sem acesso cruzado. Cada abertura fica registada com o utilizador e a data, o que permite responder a perguntas sobre quem consultou um contrato ou um processo.

Os documentos ficam guardados na infraestrutura do ecossistema 4b2b, com acesso protegido por autenticação e permissões por perfil. A localização exata dos servidores e o regime das cópias de segurança devem ser pedidos por escrito ao fornecedor antes de aderir ao serviço.

Sim. O 4docs.net é uma das aplicações do ecossistema 4b2b. Funciona sozinho, mas pode ser usado em conjunto com outras aplicações do ecossistema, como o 4mycontracts.net para contratos. Cada aplicação tem o seu âmbito: o 4docs não emite faturas nem assina contratos.

Sim. Pode exportar o arquivo completo: os ficheiros originais e um índice em formato aberto (CSV ou XML) com os metadados de cada documento — série, número de registo, data, emissor e prazo de conservação. A exportação fica disponível durante 30 dias após o fim da subscrição; depois desse prazo os dados são eliminados de forma definitiva.

Uma subscrição única, mensal ou anual, em euros, dimensionada pelo espaço de arquivo, pelo número de utilizadores e pelo volume de páginas processadas. Não se paga por documento carregado, por pesquisa nem por documento enviado para o circuito. O pagamento faz-se com cartão ou por transferência bancária contra fatura pró-forma.

Sim, em qualquer altura. Ao passar para um plano superior, o valor que resta da subscrição em curso é descontado proporcionalmente, por dias. Ao passar para um plano inferior, a alteração aplica-se a partir do período seguinte, para não perder espaço de arquivo a meio de um mês já pago.

A importação faz-se em duas fases. Primeiro a digitalização, por séries, de forma nítida e direita, para que as páginas fiquem legíveis. Depois a indexação: ao carregar os ficheiros, o 4docs extrai o texto dos documentos digitais e sugere a série, a data e o emissor, e o utilizador confirma. Os originais em papel continuam sob a responsabilidade da empresa.

Cria-se uma conta com os dados da empresa e escolhe-se um plano. A estrutura de classificação pode partir de um modelo e ser ajustada à realidade da empresa antes de se começar a carregar documentos, de modo a que cada série já tenha o seu prazo de conservação.