Leitfaden: Dokumentenmanagement im Unternehmen
Acht kurze Antworten auf die Fragen, die sich jedes Unternehmen stellt, das seine Dokumente in Ordnung bringt: was Sie aufbewahren, wie lange und wie Sie es schnell finden.
Dokumentenmanagement bedeutet vier Dinge: Sie erfassen die Dokumente beim Eingang, leiten sie durch einen internen Umlauf, archivieren sie strukturiert und vernichten sie fristgerecht.
Die rechtlichen Grundlagen sind für jedes Unternehmen in Deutschland dieselben: die GoBD für die Ordnungsmäßigkeit des Systems, § 147 AO und § 257 HGB für die Aufbewahrungsfristen, § 14b UStG für Rechnungen, die BSI TR-03138 (RESISCAN) für das ersetzende Scannen und die DSGVO für personenbezogene Daten.
Jede der folgenden Seiten beantwortet eine einzige Frage, in weniger als zwei Minuten Lesezeit.
Archivierung und rechtlicher Wert
Was ein korrekt aufgebautes digitales Archiv bedeutet und wann das elektronisch aufbewahrte Dokument das Original ersetzt.
Was ist die elektronische Archivierung von Dokumenten?
Die elektronische Archivierung ist die organisierte, revisionssichere Aufbewahrung der Unternehmensdokumente in digitaler Form.
Was bedeutet revisionssichere Archivierung?
Ein digital aufbewahrtes Dokument hat nur dann Wert, wenn Sie nachweisen können, dass es nach der Erfassung nicht verändert wurde.
Physisches Archiv oder elektronisches Archiv: Was wählen Sie?
Die Wahl ändert nichts an den gesetzlichen Aufbewahrungsfristen: Sie ändert nur die Kosten, die Suchzeit und das Verlustrisiko.
Aufbewahrungsfristen und Konformität
Wie lange Sie jedes Dokument aufbewahren und wie Sie die gesetzlichen Fristen mit den DSGVO-Pflichten in Einklang bringen.
Wie lange werden Buchhaltungsdokumente aufbewahrt?
Die Aufbewahrungsfrist wird pro Dokumenttyp festgelegt und im Aktenplan und im Löschkonzept des Unternehmens festgehalten.
Wie legen Sie eine DSGVO-konforme Aufbewahrungsrichtlinie für Dokumente fest?
Eine Aufbewahrungsrichtlinie bedeutet eine schriftlich festgelegte Frist für jeden Dokumenttyp und eine Löschung, die tatsächlich stattfindet.
Der tägliche Dokumentenfluss
Wie Dokumente ins Unternehmen gelangen, wo sie zirkulieren und wie Sie sie finden, sobald sie im Archiv angekommen sind.
Wie organisieren Sie das elektronische Dokumentenregister eines Unternehmens?
Das elektronische Dokumentenregister ist das Eingangstor der Dokumente ins Unternehmen und der erste Schritt zum Archiv.
Wie durchsucht man gescannte Dokumente?
Eine gescannte Seite ist zunächst nur ein Bild. Durchsuchbar wird sie nur mit einer Textebene; die automatische Texterkennung (OCR) gibt es ausschließlich für Rumänisch.
Wie gestalten Sie den Dokumentenumlauf in einem Unternehmen?
Ein guter Umlauf hat drei Elemente: ein erfasstes Dokument, klare Schritte und eine Frist für jeden Schritt.
Die 4docs-Module
Die sechs Module, die die Themen dieses Leitfadens abdecken.
Elektronische Archivierung
Digitales Archiv, strukturiert nach Bestand und Inventar, mit Aufbewahrungsfristen pro Dokumenttyp.
Elektronisches Dokumentenregister
Posteingang und -ausgang in einem einzigen Register, mit automatisch vergebener Registriernummer und Übergabescheinen.
Dokumentenumlauf
Interne Weiterleitung nach Abteilungen, Freigabe mit Frist und namentlich benannter verantwortlicher Person für jeden Schritt.
Volltextsuche und Textebene
Scannen mit Texterkennung und Suche im Inhalt der Dokumente, nicht nur in den Bezeichnungen.
Aufbewahrung und DSGVO
Gesetzliche Aufbewahrungsfristen, Ablaufwarnungen, fristgerechte Vernichtung und das Vernichtungsregister.
Sichere Dokumentenfreigabe
Zugriffsrechte nach Rolle, befristete Links für Dritte und ein vollständiges Zugriffsprotokoll.
Bringen Sie das Archiv Ihres Unternehmens in Ordnung
Sehen Sie, welche Module zu Ihnen passen und was sie kosten, oder schreiben Sie uns über Ihr Dokumentenvolumen.