Ce que signifie concrètement une archive électronique bien construite
La différence entre un dossier partagé et une archive électronique ne tient pas à l'espace de stockage, mais à la structure. Une archive a un tableau de gestion : la liste des catégories de documents que l'entreprise crée ou reçoit, chacune avec son propre délai de conservation. Elle a un fonds — l'ensemble des documents créés par l'entreprise — réparti en inventaires, généralement par année et par service. Et elle a une unité archivistique : le dossier qui regroupe les documents du même type sur une période donnée. 4docs.net reproduit exactement cette logique sous forme numérique. Lorsque vous téléversez un document, vous choisissez sa catégorie dans le tableau de gestion, et la plateforme calcule automatiquement où il doit être classé et combien de temps il doit être conservé. Le résultat est une archive qui reste ordonnée d'elle-même, au lieu de se dégrader à mesure qu'elle grandit.
Comment intégrer à la plateforme l'archive que vous avez déjà
Presque aucune entreprise ne part de zéro : il existe des dossiers physiques en dépôt, des numérisations éparpillées dans des dossiers, des pièces jointes restées dans la messagerie de quelqu'un. La migration commence par un état des lieux de ce que vous avez : quelles catégories de documents existent, sur quelles années, dans quel volume. Les documents numériques sont téléversés en masse, avec une correspondance entre les noms des dossiers existants et les catégories du tableau de gestion, de sorte que l'ancienne structure ne soit pas perdue, mais traduite. Les documents papier sont numérisés progressivement, en commençant par ceux consultés fréquemment et par ceux dont le délai de conservation approche. Pour chaque unité archivistique, la référence physique est également conservée — étagère, boîte, dossier — afin que vous puissiez passer directement du résultat de recherche au document papier, tant qu'il existe encore.
Le magasin ne disparaît pas quand l'archive se numérise
Une politique d'archivage sérieuse ne dit pas seulement CE QUE vous conservez, mais aussi OÙ : le plan de classement, la durée d'utilité administrative et le sort final de chaque catégorie s'accompagnent d'une localisation. La NF Z42-013 (ISO 14641) raisonne de la même manière pour l'archive numérique, en exigeant que chaque objet archivé reste localisable et traçable pendant toute sa durée de conservation. Tant que les dossiers papier existent, quelqu'un doit pouvoir dire immédiatement dans quelle boîte, sur quel rayonnage et dans quel magasin se trouve une unité archivistique — et c'est exactement ce que vérifie un contrôle. Dans 4docs.net, le magasin est une structure réelle : magasin, salle, rayonnage, tablette, boîte, chacun avec son code et, si vous le souhaitez, sa capacité déclarée, afin qu'une boîte ne reçoive pas plus qu'elle ne contient. Chaque boîte peut imprimer son étiquette, avec la liste des unités qu'elle renferme. Lorsqu'un dossier quitte le magasin, il part avec une fiche : qui l'a pris, pour quoi faire, jusqu'à quand — et les dossiers non restitués à temps apparaissent séparément, car un dossier parti et jamais revenu est la seule manière dont une archive perd réellement des documents. La consultation sur place est enregistrée séparément du prêt proprement dit, parce que le risque n'est pas le même. Et les mouvements entre un service et l'archive, vers un tiers-archiveur ou vers un magasin externe sous contrat sont consignés par bordereau de versement, avec la liste des unités et le nombre de feuillets — et non par des courriels et de la mémoire.
Combien de temps chaque document doit être conservé
Les délais ne sont pas uniformes et ne peuvent pas être devinés. L'article L123-22 du Code de commerce impose de conserver les documents comptables et les pièces justificatives pendant 10 ans à compter de la clôture de l'exercice. Le droit fiscal ajoute son propre délai : l'article L102 B du Livre des procédures fiscales fixe 6 ans pour les pièces sur lesquelles s'exerce le droit de communication de l'administration. Les obligations nées entre commerçants à l'occasion de leur commerce se prescrivent par 5 ans (article L110-4 du Code de commerce), et l'employeur conserve un double des bulletins de paie pendant 5 ans (article L3243-4 du Code du travail). En pratique, on combine ces règles et on retient le délai le plus long applicable au document — puis on écrit ce choix quelque part. Dans 4docs.net, le délai est une propriété de la catégorie, pas du fichier : vous le définissez une seule fois dans le tableau de gestion et il s'applique automatiquement à tous les documents qui y entrent, et l'alerte d'expiration arrive avant, pas après.
La valeur probante du document archivé électroniquement
Une numérisation déposée dans un dossier n'a pas, en elle-même, de valeur probante. Le droit français raisonne en copie fiable : l'article 1379 du Code civil présume fiable la copie qui reproduit à l'identique la forme et le contenu de l'acte et dont l'intégrité est garantie dans le temps, et le décret n° 2016-1673 du 5 décembre 2016 précise les conditions techniques de cette présomption — empreinte, horodatage, traçabilité, conservation maîtrisée. Pour les factures papier numérisées, l'arrêté du 22 mars 2017 (article A102 B-2 du LPF) exige une reproduction à l'identique, sans traitement d'image et sans compression avec perte. Au-dessus se placent les normes d'archivage à valeur probante : la NF Z42-013 (ISO 14641) pour la conception et l'exploitation d'un système d'archivage électronique, la NF Z42-020 pour le composant coffre-fort numérique. 4docs.net vous apporte la partie qui relève de la discipline interne : métadonnées obligatoires, empreinte d'intégrité calculée lors du téléversement, journal d'accès et conservation appliquée automatiquement. Pour les documents pour lesquels la loi exige une signature, la signature se fait séparément — pour la gestion des contrats et la signature électronique, voir la plateforme sœur 4mycontracts.net.
