Questions fréquentes sur la gestion documentaire

Un document archivé doit pouvoir être démontré inchangé plus tard. Le système enregistre une empreinte numérique du fichier, la date d'archivage et les métadonnées, et tient un journal de chaque ouverture. Qu'un document tienne en cas de litige dépend toutefois aussi de votre processus, par exemple de la manière dont vous numérisez et documentez vos scans.

Cela dépend du type de document. Les justificatifs numérisés ne peuvent remplacer le papier que si la procédure de numérisation est décrite dans votre documentation de procédure et qu'elle est réellement appliquée. Pour les originaux comme les actes, les titres et certaines pièces de clôture, le papier reste souvent obligatoire. Vérifiez avec votre expert-comptable avant de détruire un original papier.

Le plan de classement est la liste de vos types de documents. Chaque type a son propre délai de conservation et sa propre règle de suppression. Sans plan de classement, on ne maîtrise ni l'ordre ni les délais. Dans 4docs, vous le créez une fois, et les nouveaux documents de la catégorie reçoivent automatiquement le délai et la règle de suppression.

Non. Après archivage, le fichier n'est pas écrasé. Une correction devient une nouvelle version, liée à la précédente, et la version d'origine est conservée. Chaque version a sa propre empreinte, ce qui permet de vérifier à tout moment qu'elle n'a pas été altérée.

Sur l'infrastructure de l'écosystème 4b2b. L'accès est protégé par une authentification, puis par des rôles et des droits. Les informations sur l'emplacement précis du serveur et sur les sauvegardes vous sont communiquées sur demande auprès du prestataire.

Non. 4docs est un système de gestion documentaire pour l'archivage, le registre, la circulation interne, la recherche et la conservation. 4docs n'offre pas de signature électronique qualifiée ni de signature ayant valeur juridique à l'égard de tiers. Vous pouvez en revanche déposer les contrats signés et les gérer avec un délai de conservation et des droits d'accès.

Chaque document qui entre dans l'entreprise ou en sort reçoit un numéro d'enregistrement unique, en ordre strictement croissant, avec la date et l'heure. Le numéro n'est ni réutilisé ni sauté. Un enregistrement annulé reste visible dans le registre avec la mention « annulé ». Vous pouvez tenir des registres séparés par site ou par type, chacun avec sa propre suite de numéros.

Oui, mais manuellement. 4docs ne reçoit pas les e-mails automatiquement et n'a pas d'adresse de courrier entrant propre. Vous enregistrez le message ou la pièce jointe sous forme de fichier, vous le déposez, puis vous saisissez le numéro, la date et l'expéditeur.

Oui. Le registre s'exporte en PDF ou en XLSX pour la période de votre choix, filtré par service, expéditeur, destinataire ou catégorie. Pour les envois, vous créez des bordereaux de remise listant les documents, le destinataire et un accusé de réception.

Seuls les utilisateurs ayant le rôle de responsable du registre, et uniquement par une annulation motivée, pas par une suppression. Le motif, l'auteur et la date restent dans le journal. Les autres utilisateurs peuvent déposer des documents et ne voient que ce à quoi ils ont droit.

Le parcours d'un document, de sa réception à son traitement : qui le reçoit, qui vérifie, qui valide, et dans quel délai. Vous définissez le circuit une fois par catégorie de document, par exemple pour la facture d'achat : magasin, puis responsable de service, puis comptabilité. Les nouveaux documents de cette catégorie suivent automatiquement ce parcours.

Chaque étape a un délai. Avant l'échéance, le responsable reçoit une notification. Si une étape dépasse son délai, le dossier apparaît dans la liste des dossiers en retard, avec le nombre de jours. La fiche de circulation indique à tout moment les étapes déjà franchies, les validations datées et la personne qui traite le dossier.

Non. La validation dans le circuit est une décision interne enregistrée, avec l'utilisateur, la date et une remarque. Elle prouve le déroulement interne, mais ce n'est pas une signature électronique qualifiée et elle ne remplace pas une signature juridiquement contraignante à l'égard de tiers.

Oui. Chaque utilisateur peut désigner un remplaçant pour une période donnée. Les documents qui lui auraient été adressés lui parviennent via le remplaçant. Le journal indique que la validation a été faite en remplacement, par qui et pour quelle période.

Non. 4docs ne propose pas actuellement de reconnaissance automatique du texte (OCR) pour le français. Les documents numérisés ont besoin d'une couche de texte, ou bien vous vérifiez leur contenu à la main. La recherche plein texte fonctionne sur les documents numériques qui contiennent déjà du texte ; ce texte est lu directement dans le fichier.

Vous renseignez les métadonnées, comme le numéro d'enregistrement, la catégorie, la date, l'expéditeur ou le montant. Ces champs permettent de retrouver le document sans recherche plein texte. Vous pouvez aussi déposer une version avec couche de texte.

Le contenu des documents numériques avec couche de texte, et pas seulement le nom du fichier : un numéro de facture, le nom d'une société, un numéro de TVA, un montant ou une formule tirée d'un procès-verbal. La recherche combine le texte avec des filtres comme la catégorie, la période, le service, l'expéditeur ou le numéro d'enregistrement.

Non. La recherche complète le plan de classement. L'ordre reste important, car les délais et les responsabilités sont rattachés à la catégorie. La recherche vous aide à retrouver rapidement un document dont vous ne connaissez plus l'emplacement exact.

Cela dépend des délais légaux de conservation applicables à vos documents et à votre forme juridique. 4docs enregistre pour chaque type de document le délai que vous fixez. Le délai applicable à votre entreprise se détermine avec votre expert-comptable. Le système applique votre règle, il ne la définit pas lui-même.

Lorsque le délai de conservation d'un document arrive à terme, le système propose sa suppression. Il ne supprime rien sans la confirmation d'une personne habilitée, et chaque suppression reste inscrite dans le journal d'accès.

Vous traitez ces demandes en tant que responsable du traitement. 4docs vous aide à retrouver les documents concernés, que vous pouvez supprimer après vérification. Il vous appartient de décider au cas par cas si l'effacement est possible ou si une obligation légale de conservation s'y oppose.

Par des délais de conservation définis pour chaque type de document, des propositions de suppression à échéance, et des droits d'accès par rôle avec des liens temporaires. Ainsi, les données personnelles ne sont pas conservées plus longtemps que nécessaire. L'élaboration d'une politique complète de suppression reste la responsabilité de votre entreprise.

Une personne. Le système ne propose la suppression qu'à l'échéance d'un délai. La décision appartient à un utilisateur habilité, et elle est inscrite dans le journal d'accès.

Par des rôles aux droits gradués. Un utilisateur ne voit que ce que son rôle lui ouvre. Vous définissez les droits de manière centralisée et les adaptez lorsque les responsabilités changent.

Vous créez un lien à date d'expiration. Chaque ouverture du lien est consignée dans le journal. Il n'est pas nécessaire d'envoyer le document par e-mail.

Chaque ouverture d'un document et chaque suppression, avec l'utilisateur, la date et l'heure. Renseignez-vous auprès du prestataire, avant de l'utiliser, sur la durée de conservation de ce journal.

Non. Il n'existe pas de connexion avec les logiciels de comptabilité, de gestion (ERP) ou bancaires, ni de liaison automatique avec la messagerie. Vous déposez les documents vous-même.

4docs ne comporte pas de fonctions d'intelligence artificielle, pas de connexion bancaire ou ERP, et pas de facturation électronique. Il n'offre aucune garantie sur la valeur probante d'un document. Les précisions à ce sujet figurent dans les questions sur l'archivage.

D'un compte utilisateur et d'un plan de classement pour vos principaux types de documents. Vous pouvez commencer avec quelques catégories et enrichir le plan progressivement.

Progressivement. Commencez par les documents dont le délai de conservation court encore. Numériser et saisir reste un travail que vous faites en interne ou confiez à un prestataire. Les documents numérisés reçoivent des métadonnées et, sans couche de texte, doivent être vérifiés à la main.

Oui. Les formules disponibles figurent sur la page des tarifs. Convenez au préalable avec le prestataire de tout changement de formule.

Le prestataire indique, avant la signature du contrat, les conditions de fin de contrat et d'export de vos documents. Clarifiez ce point avant de déposer vos documents.

Tout utilisateur disposant du rôle adéquat. Le rôle détermine s'il peut déposer, valider, consulter ou administrer.