Conditions Générales d'Utilisation

1. Acceptation des Conditions

En accédant au Service ou en l'utilisant, vous confirmez avoir lu et accepté les présentes Conditions. Si vous n'êtes pas d'accord, veuillez ne pas utiliser le Service.

2. Éligibilité et comptes

Vous devez avoir la capacité juridique de conclure un contrat. Vous êtes responsable de la confidentialité des identifiants de votre compte ainsi que de toutes les activités effectuées par l'intermédiaire de votre compte.

3. Description du Service

Le Service est une plateforme de gestion électronique des documents d'entreprise (GED), proposée en tant que logiciel en tant que service (SaaS). Dans les limites de l'offre souscrite, le Service comprend : l'archivage électronique des documents selon une structure de fonds et d'inventaire, un registre électronique avec attribution automatique des numéros d'enregistrement pour le courrier entrant et sortant, un circuit interne de validation des documents, la recherche en texte intégral dans le texte existant des documents (OCR uniquement pour les documents en roumain), des règles de conservation par catégorie de documents, ainsi que le partage sécurisé avec journal d'accès.

Le Service ne comprend pas la gestion du cycle de vie des contrats et ne comprend pas l'émission ou la validation de signatures électroniques. Ces services sont proposés séparément, au sein du même écosystème, par 4mycontracts.net.

Les fonctionnalités peuvent être modifiées ou mises à jour au fil du temps. Certaines fonctionnalités peuvent être en version bêta et sont fournies « en l'état ».

4. Abonnements, tarifs et paiement

Si le Service est proposé à titre onéreux, vous acceptez de payer les tarifs et frais applicables, tels que décrits sur les pages d'achat ou dans un bon de commande/contrat. Sauf mention contraire, les tarifs ne sont pas remboursables.

Passage à un plan supérieur (mise à niveau). Vous pouvez à tout moment passer à un plan plus cher, directement depuis le panneau de votre compte. La mise à niveau prend effet immédiatement : les fonctionnalités et les limites du nouveau plan sont activées dès que la mise à niveau est confirmée. Lors de la mise à niveau, vous payez le prix plein du nouveau plan pour le cycle de facturation en cours, déduction faite de la valeur non utilisée de votre plan actuel, calculée au prorata des jours restants du cycle, selon la formule : prix du nouveau plan − (prix du plan actuel × jours restants ÷ nombre total de jours du cycle de facturation en cours). Votre date de renouvellement reste inchangée ; à compter du renouvellement suivant, l'abonnement est facturé au prix plein du nouveau plan. Le montant dû au titre de la mise à niveau est prélevé au moment de la mise à niveau, via le moyen de paiement de votre abonnement (carte enregistrée ou virement bancaire sur la base d'une facture pro forma).

Si la mise à niveau modifie votre intervalle de facturation (par exemple de mensuel à annuel), le nouvel abonnement débute au moment de la mise à niveau et la valeur non utilisée de la période restante est déduite de la première facture sous la forme d'un crédit de service interne rattaché à votre compte, imputé jusqu'à son épuisement. Le crédit de service n'est pas de l'argent : il n'a aucune valeur monétaire, n'est ni remboursable ni transférable et ne peut donner lieu à aucun versement, conformément au caractère non remboursable des frais prévu dans la présente section. Le passage à un plan moins cher (downgrade) n'entraîne ni paiement ni remboursement : la valeur non utilisée de votre plan actuel est convertie en jours supplémentaires au nouveau prix, et votre date de renouvellement est reportée en conséquence.

Le passage à une offre disposant de moins d'espace d'archive ne supprime pas les documents déjà téléversés. Si le volume de l'archive dépasse la limite de la nouvelle offre, le téléversement de nouveaux documents peut être bloqué jusqu'à la libération d'espace ou jusqu'au retour à une offre adaptée ; les documents existants restent accessibles et exportables.

5. Utilisation autorisée

Vous vous engagez à ne pas :

• enfreindre la loi, les droits d'autrui ou la confidentialité ;
• tenter d'accéder sans autorisation, de scanner ou d'effectuer des tests de sécurité sans autorisation ;
• perturber le fonctionnement du Service (logiciels malveillants, robots, extraction de données, attaques de type déni de service) ;
• décompiler, effectuer de l'ingénierie inverse ou contourner les limitations techniques, sauf dans les cas autorisés par la loi ;
• téléverser dans le Service des documents que vous n'avez pas le droit légal de stocker ou de traiter.

6. Documents et contenus du client

Vous conservez les droits sur les documents, métadonnées et contenus téléversés ou générés dans le Service (les « Données du Client »). Vous accordez au Prestataire une licence limitée pour héberger, traiter, transmettre et afficher les Données du Client uniquement aux fins de la fourniture et de l'amélioration du Service et de la conformité légale.

La détermination des catégories de documents, des délais de conservation applicables et des droits d'accès reste de votre responsabilité. Le Prestataire applique les règles de conservation que vous configurez, mais ne vérifie ni ne garantit leur exactitude juridique pour votre activité.

La suppression des documents à l'expiration du délai de conservation ne s'exécute pas automatiquement : les propositions d'élimination sont soumises à l'approbation d'un utilisateur désigné par vous. Une fois approuvée, la suppression est définitive et irréversible ; seule la mention au journal du fait que le document a existé et a été éliminé subsiste dans l'archive.

7. Protection des données

En ce qui concerne les documents et les données à caractère personnel téléversés dans le Service, vous avez la qualité de responsable du traitement, et le Prestataire celle de sous-traitant, au sens du Règlement (UE) 2016/679 (RGPD). La signature d'un accord de traitement des données (DPA) peut être nécessaire.

Vous êtes responsable de disposer d'une base légale pour l'introduction des données personnelles dans le Service et pour le traitement des demandes des personnes concernées, y compris les demandes de suppression fondées sur l'art. 17 du RGPD. Le Service met à votre disposition les outils de recherche, de vérification des délais de conservation et de suppression nécessaires pour répondre à ces demandes.

Les données sont stockées sur une infrastructure située dans l'Union européenne et ne sont pas transférées en dehors de celle-ci.

8. Valeur juridique des documents archivés

Le Service applique aux documents archivés des mesures techniques d'intégrité — empreinte cryptographique, gestion des versions immuable, horodatage et journal d'accès — destinées à étayer la preuve qu'un document n'a pas été modifié depuis son archivage.

Le Prestataire n'a pas la qualité d'administrateur d'archive électronique accrédité au sens de la Loi n° 135/2007 relative à l'archivage des documents sous forme électronique (republiée). L'utilisation du Service ne vous exonère pas des obligations légales de conservation des documents et ne remplace pas, en elle-même, l'obligation de conserver l'original sur support papier lorsque la loi l'impose, y compris en vertu de la Loi n° 16/1996 des Archives Nationales ou de la Loi comptable n° 82/1991.

Les informations relatives aux délais légaux de conservation publiées sur 4docs.net ont un caractère indicatif et ne constituent pas un conseil juridique.

9. Droits de propriété intellectuelle

Le Prestataire et ses concédants de licence détiennent tous les droits de propriété intellectuelle sur le Service (logiciel, design, marques, etc.). Les présentes Conditions ne vous confèrent aucun droit de propriété sur le Service.

10. Services tiers

Le Service peut intégrer des services tiers et d'autres applications de l'écosystème. Le Prestataire n'est pas responsable des services tiers, de leurs conditions, de leur disponibilité ou de leur sécurité.

11. Disponibilité et assistance

Nous déployons des efforts raisonnables pour assurer la disponibilité, mais nous ne garantissons pas un fonctionnement ininterrompu. Tout niveau de service (SLA) ne s'applique que s'il a été expressément convenu par écrit.

12. Suspension, résiliation et restitution de l'archive

Nous pouvons suspendre ou résilier l'accès si vous enfreignez les Conditions, si la loi l'exige, ou pour protéger le Service et ses utilisateurs. Vous pouvez cesser d'utiliser le Service à tout moment.

À la résiliation de l'abonnement, nous mettons à votre disposition un export complet des documents et de l'index des métadonnées, disponible pendant 30 jours à compter de la date de résiliation. Passé ce délai, les données sont définitivement supprimées de nos systèmes de production. Il vous incombe de télécharger l'export dans ce délai, en particulier pour les documents que la loi vous oblige à continuer de conserver.

13. Exclusions de garanties

LE SERVICE EST FOURNI « EN L'ÉTAT » ET « SELON SA DISPONIBILITÉ ». DANS LA MESURE MAXIMALE PERMISE PAR LA LOI, LE PRESTATAIRE DÉCLINE TOUTE GARANTIE, Y COMPRIS LES GARANTIES DE QUALITÉ MARCHANDE, D'ADÉQUATION À UN USAGE PARTICULIER ET DE NON-CONTREFAÇON DES DROITS DE TIERS.

Les résultats de la recherche dépendent du texte présent dans les documents : les scans sans couche de texte ne sont pas lus automatiquement et ne deviennent consultables qu’après ajout d’une couche de texte ou vérification manuelle ; la recherche est un outil d’indexation et de recherche et ne constitue pas une transcription garantie du contenu du document.

14. Limitation de responsabilité

Dans la mesure maximale permise par la loi, le Prestataire n'est pas responsable des dommages indirects, accessoires, spéciaux, consécutifs ou punitifs, ni des pertes de profits, de revenus, de données ou de réputation.

15. Indemnisation

Vous acceptez d'indemniser le Prestataire et de le tenir indemne de toute réclamation résultant de votre utilisation du Service, des Données du Client ou d'une violation des Conditions ou de la loi.

16. Modifications

Nous pouvons mettre à jour les Conditions. La version mise à jour sera publiée sur 4docs.net et s'appliquera à compter de la date indiquée.

17. Loi applicable et litiges

Les Conditions sont régies par le droit Romania. Les tribunaux compétents du siège du Prestataire auront compétence exclusive, sauf dans les cas où une loi impérative en dispose autrement.

18. Contact

Pour toute notification légale ou question : [email protected].