Rechten per rol en afdeling, verlopende links voor externe partijen en een volledig log — u weet op elk moment wie welk document wanneer heeft gezien.
Documenten raken niet alleen kwijt als ze worden verwijderd; ze raken ook kwijt als ze terechtkomen waar ze niet horen. Een personeelsdossier dat per mail is verstuurd, blijft voor altijd in de mailbox van de ontvanger, een map die „tijdelijk” is gedeeld, staat jaren later nog open, en als iemand vertrekt weet niemand meer waar diegene bij kon. Veilig delen verandert het model: u verstuurt het document niet meer, u geeft er toegang toe. Toegang wordt verleend per rol en afdeling, kan in tijd worden beperkt, direct worden ingetrokken, en elke opening en download komt in het log.
Rechten per document toekennen schaalt niet en eindigt in uitzonderingen die niemand zich herinnert. In 4docs.net koppelt u rechten aan rollen en categorieën: de boekhouding ziet de financiële categorieën, HR de personeelsdossiers, de directie haar eigen terrein. Verandert iemand van functie, dan verandert de rol en gaan de rechten mee. Gevoelige dossiers kunt u daarnaast beperken tot met naam genoemde personen.
Een belastingadviseur, accountant of klant heeft geen account nodig om één document te bekijken. Die krijgt een beveiligde link met een vervaldatum, met alleen leesrecht of ook downloadrecht, eventueel met wachtwoord. Na afloop werkt de link niet meer, en u kunt hem op elk moment eerder intrekken.
Het watermerk op externe links, met de naam van de ontvanger en de datum, houdt niemand tegen om een foto van het scherm te maken, maar maakt wel duidelijk waar een kopie vandaan komt. Het toegangslog — gebruiker, handeling, document, tijdstip, IP-adres — kan niet worden gewijzigd of verwijderd en is exporteerbaar voor audits.
De AVG eist dat persoonsgegevens alleen toegankelijk zijn voor wie ze nodig heeft, met passende beveiligingsmaatregelen (art. 32). Rechten per rol, verlopende links en een toegangslog zijn precies die maatregelen, gedocumenteerd. Gedeelde documenten blijven onder dezelfde bewaartermijnen vallen: wordt een document vernietigd, dan werken de links ernaar niet meer.
Via een beveiligde link: u bepaalt de vervaldatum, of de ontvanger alleen mag bekijken of ook downloaden, en eventueel een wachtwoord. In het log staat wie de link maakte, naar wie hij ging en hoe vaak hij is geopend.
Een beheerder trekt al zijn rechten in één handeling in, en de links die hij maakte kunt u vanuit hetzelfde scherm ongeldig maken.
Het houdt lekken fysiek niet tegen, maar schrikt af en laat zien waar een kopie vandaan komt. Samen met het toegangslog levert dat sterk bewijs op.
Ja. Het toegangslog toont elke opening, download en deling, met gebruiker, tijdstip en IP-adres.
Nee. Ze worden toegekend per rol en per categorie of dossier, en documenten nemen ze over. Gevoelige dossiers kunt u beperken tot met naam genoemde personen.
Nee. Delen geeft toegang tot een document; het is geen handtekening. Voor het elektronisch ondertekenen van contracten is er 4mycontracts.net.
Rechten per rol, verlopende links voor externe partijen en een log dat u op elk moment vertelt wie wat heeft gezien.
