Hoe stel je een bewaarbeleid voor documenten op dat voldoet aan de AVG?

Een bewaarbeleid is een vastgelegde termijn per documentsoort en een verwijdering die ook echt gebeurt.

Kort antwoord

Inventariseer welke documentsoorten persoonsgegevens bevatten.
Leg per soort een bewaartermijn vast met de grondslag: een wettelijke plicht of een gedocumenteerd gerechtvaardigd belang.
Als de termijn verstrijkt, wordt het document voor verwijdering of anonimisering aangemerkt en door een verantwoordelijke bevestigd, niet "als iemand eraan denkt".
Elke verwijdering wordt vastgelegd, zodat je kunt aantonen dat je het beginsel van opslagbeperking naleeft.

AVG, art. 5 lid 1 onder e, opslagbeperking: persoonsgegevens worden alleen bewaard zolang dat nodig is voor het doel.
AVG, art. 17, recht op gegevenswissing: geldt niet als bewaren nodig is om te voldoen aan een wettelijke verplichting.
De zeven jaar van art. 52 AWR en art. 2:10 BW gaan voor op een verzoek tot verwijdering: eerst de wettelijke plicht.
AVG, art. 30: het register van verwerkingsactiviteiten is de vaste plek om per categorie de voorgenomen bewaartermijnen vast te leggen.
De Autoriteit Persoonsgegevens verwacht dat je per soort gegevens kunt uitleggen waarom je ze zo lang bewaart.

Cv's van afgewezen sollicitanten: een korte termijn, vaak vier weken na afloop van de procedure, of langer met toestemming van de sollicitant.
Een oud-medewerker vraagt om verwijdering: het dossier kan niet volledig weg, omdat de loonadministratie onder de fiscale bewaarplicht van zeven jaar valt.
Camerabeelden: in de regel enkele weken, daarna verwijderen na bevestiging door een verantwoordelijke.
Een bedrijf met 300 documentsoorten brengt de lijst terug tot 42 categorieën met een eigen termijn en automatiseert de rest.

Het beleid bestaat op papier, maar er is nog nooit iets verwijderd.
Elk verzoek tot verwijdering wordt ingewilligd, ook voor documenten met een wettelijke bewaarplicht.
Back-ups bevatten nog gegevens die al uit het hoofdsysteem zijn verwijderd.
Er blijft geen bewijs van de verwijdering over, dus naleving is niet aan te tonen.
Termijnen worden "voor de zekerheid" op 30 jaar gezet voor alles, wat in strijd is met opslagbeperking.

Bewaartermijn per documentsoort, met de grondslag er direct naast.
Melding vóór het verstrijken, zodat een verantwoordelijke de verwijdering controleert.
Verwijderen of anonimiseren na afloop wordt vastgelegd, ook voor bijlagen.
Het vernietigingsregister blijft als bewijs voor de Autoriteit Persoonsgegevens.