Veelgestelde vragen over documentbeheer

Dat u een gearchiveerd document aan een derde kunt voorleggen — de Belastingdienst, een rechter, een accountant — omdat u kunt aantonen dat het sinds het archiveren niet is veranderd. Daarvoor zijn vier dingen nodig: een betrouwbare identificatie van het document (cryptografische hash), de datum en tijd van archivering, door het systeem vastgelegd, metadata die het document beschrijven en een toegangslog dat laat zien wie wat met het document heeft gedaan. De fiscale bewaarplicht (art. 52 AWR) en art. 2:10 BW eisen dat de administratie zeven jaar wordt bewaard, maar niet dat dat op papier gebeurt: wat telt is dat de gegevens binnen redelijke tijd controleerbaar en ongewijzigd beschikbaar zijn.

Dat hangt af van het soort document, en voorzichtigheid is op zijn plaats. Art. 2:10 BW staat toe dat gegevensdragers — met uitzondering van de balans en de staat van baten en lasten — op een andere gegevensdrager worden overgebracht, mits de inhoud juist en volledig wordt overgenomen en gedurende de hele bewaartermijn beschikbaar en leesbaar blijft. De Belastingdienst stelt daar voorwaarden aan. 4docs legt per document de hash, de datum en tijd van archivering, de metadata en een volledig logboek vast, maar beslist niet voor u welk origineel weg mag. Waar het origineel moet blijven, raden we een gemengd archief aan: het papier blijft in de ordner, en met 4docs vindt u het binnen seconden.

Een lijst van de documentcategorieën die uw organisatie maakt, elk met een bewaartermijn en een bestemming na afloop — blijvend bewaren of vernietigen. Overheden werken met archiefplannen en selectielijsten; een bedrijf is daar niet toe verplicht, maar heeft wel eigen verplichtingen: zeven jaar fiscale bewaarplicht, en het verbod om persoonsgegevens langer te bewaren dan nodig (art. 5 lid 1 onder e AVG). Zonder archiefplan kunt u niet onderbouwen waarom u een document vernietigde of waarom u een ander nog bewaart. In 4docs is het archiefplan configureerbaar en wordt de bewaartermijn automatisch toegepast op elk nieuw document in die categorie.

Nee. Na archivering is het bestand onveranderlijk: elke correctie wordt een nieuwe versie, gekoppeld aan de vorige, en de oorspronkelijke versie blijft in het archief. Elke versie heeft een eigen cryptografische hash, zodat u op elk moment kunt nagaan dat het bestand dat u vandaag downloadt bit voor bit gelijk is aan dat van drie jaar geleden.

Op de infrastructuur van het 4b2b-ecosysteem. De toegang is beveiligd met inloggen en met rechten op basis van rollen. De exacte locatie van de servers en de back-upregeling moeten schriftelijk bij de aanbieder worden opgevraagd.

Nee. 4docs is een documentbeheersysteem: archief, postregistratie, interne routes, full-text zoeken, bewaartermijnen. De levenscyclus van contracten en elektronisch ondertekenen vallen onder een aparte applicatie van het ecosysteem, 4mycontracts.net. Het daar ondertekende contract kan hier worden gearchiveerd, met bewaartermijn en de toegangsrechten van uw organisatie.

Elk document dat uw organisatie binnenkomt of verlaat, krijgt automatisch een uniek registratienummer, in strikt oplopende volgorde, met datum en tijd. Het is dezelfde logica als de postregistratie bij gemeenten en andere overheden: een bedrijf is er niet toe verplicht, maar wie het bijhoudt, heeft een controleerbaar spoor van wanneer een aangetekende brief, een aanmaning of een controlerapport binnenkwam en wie het oppakte. Een nummer kan niet opnieuw worden gebruikt of overgeslagen: een geannuleerde registratie blijft zichtbaar met de aantekening „geannuleerd”. U kunt aparte registers bijhouden per vestiging of soort (inkomend, uitgaand, intern), elk met een eigen reeks en optioneel een jaarlijkse reset.

Ja, maar handmatig. Het register heeft geen eigen e-mailadres en 4docs ontvangt e-mails niet automatisch: u slaat het bericht of de bijlage op als bestand (bijvoorbeeld een geëxporteerde e-mail), uploadt dat, en vult nummer, datum en afzender bij de registratie in.

Ja. Het register exporteert u naar PDF of XLSX voor elke periode, gefilterd op afdeling, afzender, geadresseerde of categorie. Voor verzendingen kunt u lijsten maken met de documenten, de geadresseerden en de handtekening voor ontvangst van de koerier of de verantwoordelijke medewerker.

Alleen gebruikers met de rol van registerbeheerder, en alleen via een gemotiveerde annulering — nooit door te verwijderen. Reden, auteur en tijdstip blijven in het toegangslog. Andere gebruikers kunnen alleen nieuwe documenten registreren en inzien waartoe ze gerechtigd zijn.

De interne weg die een document aflegt van ontvangst tot afhandeling: wie het ontvangt, wie het controleert, wie het goedkeurt en binnen welke termijn. U legt de route één keer per documentcategorie vast — bijvoorbeeld inkoopfactuur: magazijn → afdelingshoofd → financiële administratie — en nieuwe documenten in die categorie volgen die route automatisch.

Elke stap heeft een termijn. Nadert die, dan krijgt de verantwoordelijke een melding; is die verstreken, dan verschijnt het document op de achterstandenlijst van de coördinator, met het aantal dagen vertraging. U ziet op elk moment het overzicht van de route: afgeronde stappen, wie wanneer goedkeurde, de huidige stap en wie die heeft.

Nee, en dat onderscheid doet ertoe. Een goedkeuring in de route is een interne handeling die wordt vastgelegd — ingelogde gebruiker, tijdstip, besluit, opmerkingen — als bewijs van de interne afhandeling. Het is geen elektronische handtekening in de zin van de eIDAS-verordening (EU) nr. 910/2014. Hebt u een handtekening nodig die tegenover derden geldt, gebruik dan 4mycontracts.net.

Ja. Elke gebruiker kan voor een periode een vervanger instellen, en documenten die bij hem zouden binnenkomen, gaan automatisch naar de vervanger. De delegatie is zichtbaar in het log: vastgelegd wordt dat er namens iemand is goedgekeurd, door wie en in welke periode.

Er is geen automatische tekstherkenning (OCR) voor Nederlandstalige scans: die bestaat alleen voor Roemeense documenten. Een gescand Nederlands document is op tekst alleen doorzoekbaar als het een tekstlaag heeft; anders vindt u het via de metadata (categorie, datum, afzender, registratienummer). Digitaal gemaakte documenten (een gegenereerde pdf, geen scan) worden op de volledige tekst doorzocht, omdat de tekst direct uit het bestand wordt gelezen.

U kunt de geïndexeerde tekst handmatig corrigeren zonder het originele bestand aan te raken — de correctie geldt alleen voor de zoeklaag. Er is geen automatische tekstherkenning voor Nederlandstalige documenten, dus er is ook geen herkenningsscore om te controleren; bij een grote batch filtert u documenten op hun metadata en corrigeert u ze één voor één.

Op elk woord in de tekst van digitale documenten, niet alleen in de bestandsnaam: een factuurnummer, een naam, een KvK-nummer, een bedrag, een zin uit notulen. Zoeken combineert de tekst met filters op metadata — categorie, periode, afdeling, afzender, registratienummer — en negeert accenten, zodat „geindexeerd” en „geïndexeerd” hetzelfde document vinden.

Nee. De resultaten worden gefilterd op uw rechten: een document dat u niet mag zien, verschijnt niet in de lijst en wordt op geen enkele manier aangegeven. Anders zou de zoekfunctie verraden dat vertrouwelijke documenten bestaan.

De hoofdregel is zeven jaar. Art. 52 van de Algemene wet inzake rijksbelastingen (AWR) verplicht ondernemers de basisgegevens van hun administratie zeven jaar te bewaren, en art. 2:10 BW legt voor rechtspersonen dezelfde termijn vast voor boeken, bescheiden en andere gegevensdragers. Voor sommige gegevens geldt een langere termijn — bijvoorbeeld tien jaar voor gegevens over onroerende zaken in de btw-administratie. Voor andere documenten, zoals sollicitatiegegevens, is de termijn juist veel korter, omdat de AVG langer bewaren niet toestaat. In 4docs hoort de termijn bij de documentcategorie — u hoeft hem niet te onthouden.

Als de bewaartermijn van een document verstrijkt, verdwijnt het niet vanzelf. Het komt op een lijst met vernietigingsvoorstellen die de archiefverantwoordelijke beoordeelt en goedkeurt. Na goedkeuring wordt het bestand definitief verwijderd en blijft in het archief alleen vastgelegd dat het heeft bestaan en is vernietigd: categorie, periode, datum en wie goedkeurde. Die vastlegging helpt u twee keer: bij een controle, om te laten zien dat niets te vroeg is verdwenen; tegenover de Autoriteit Persoonsgegevens, om te laten zien dat niets te lang is bewaard.

Het recht op gegevenswissing (art. 17 AVG) is niet absoluut: het geldt niet als verwerking nodig is om aan een wettelijke bewaarplicht te voldoen. Een open sollicitatie die „voor later” is bewaard, moet op verzoek worden gewist; een factuur of loonadministratie niet, zolang de wettelijke termijn loopt. 4docs helpt u het verzoek goed af te handelen: het zoekt alle documenten waarin de persoon voorkomt, controleert per document de grondslag en termijn, verwijdert wat weg mag en legt gemotiveerd vast wat blijft. Dat gemotiveerde antwoord is zelf het bewijs van naleving.

Met bewaartermijnen per documentcategorie, niet per los document. Art. 5 lid 1 onder e AVG eist dat gegevens niet langer worden bewaard dan nodig; in de praktijk betekent dat dat u per categorie moet kunnen laten zien hoe lang u die bewaart en waarom. De rapporten van 4docs tonen precies dat, met documenten die over hun termijn zijn apart gemarkeerd.

Ja. U kunt een bewaarblokkade („legal hold”) op een document of een heel dossier zetten: zolang die actief is, kan het document niet worden voorgedragen voor vernietiging, ook als de termijn is verstreken. De blokkade, de reden en wie hem instelde, blijven in het log.

Rechten worden toegekend per rol en per documentcategorie, niet per bestand. Een boekhouder ziet de financiële categorieën, HR ziet de personeelsdossiers, een directeur ziet alles van zijn afdeling. Daarnaast kunt u gevoelige dossiers beperken tot met naam genoemde personen. Elke inzage, download of deling komt in het toegangslog.

Ja, via een beveiligde link: u bepaalt de vervaldatum, of de ontvanger alleen mag bekijken of ook downloaden, en eventueel een wachtwoord. Na afloop werkt de link niet meer, en in het log staat wie hem aanmaakte, naar wie hij ging en hoe vaak hij is geopend. U kunt de link op elk moment intrekken.

De gebruiker, de handeling (inzage, download, wijziging van metadata, delen, verwijderen), het document, het tijdstip en het IP-adres. Gebruikers kunnen het log niet wijzigen of verwijderen, het is exporteerbaar voor audits en wordt minstens zo lang bewaard als het document waar het over gaat.

Ja, in die zin dat 4docs onderdeel is van het 4b2b-ecosysteem: hetzelfde account en dezelfde rechten voor de applicaties die u gebruikt. Bestanden uit andere applicaties uploadt u handmatig naar het archief; contracten die in 4mycontracts.net zijn ondertekend, kunnen hier met hun bewaartermijn worden gearchiveerd.

Ja. Het partnerprogramma geeft u een unieke verwijzingscode en een terugkerende maandelijkse commissie op het abonnement van elk bedrijf dat zich via uw aanbeveling aanmeldt, zolang dat abonnement loopt.

Een account en de documenten die u al hebt — gescand of digitaal (PDF, DOCX, XLSX, JPG, geëxporteerde e-mails). Bij de start stellen we samen het archiefplan van uw organisatie op — de documentcategorieën, de bewaartermijn van elke categorie en de bestemming na afloop — en daarna importeren we het bestaande archief. Een professionele scanner is niet nodig: u kunt ook foto’s van uw telefoon uploaden; een foto zonder tekstlaag wordt via de metadata gevonden, niet via de tekst.

In twee stappen. Eerst digitaliseren: scan per categorie (inkoopfacturen, pakbonnen, notulen, correspondentie, personeelsdossiers), netjes en recht, zodat de pagina’s leesbaar blijven. Dan indexeren: bij het uploaden haalt 4docs automatisch de tekst uit digitale documenten en stelt categorie, datum en afzender voor, en u bevestigt. De papieren originelen blijven uw verantwoordelijkheid: een scan vervangt het origineel niet automatisch.

Eén abonnement per maand of per jaar, in euro, afgestemd op de archiefruimte, het aantal gebruikers en het aantal pagina’s dat wordt verwerkt. U betaalt niet per geüpload document, per zoekopdracht of per document in een route. Betalen kan met een kaart of per bankoverschrijving op basis van een proforma-factuur.

Ja, op elk moment. Bij een upgrade wordt de resterende waarde van het lopende abonnement naar rato, per dag, verrekend. Bij een downgrade gaat de wijziging in vanaf de volgende periode, zodat u geen archiefruimte verliest halverwege een al betaalde maand.

We exporteren het volledige archief: de originele bestanden plus een index in een open formaat (CSV/XML) met alle metadata — categorie, registratienummer, datum, afzender, bewaartermijn — zodat u het archief in een ander systeem kunt opbouwen. De export blijft 30 dagen na het einde van het abonnement beschikbaar; daarna worden de gegevens definitief verwijderd.