¿Cuánto tiempo hay que conservar los documentos contables?
El plazo de conservación se fija por tipo de documento y se recoge en el cuadro de clasificación y en la política de conservación de la empresa.
Respuesta breve
- Los libros, la correspondencia, la documentación y los justificantes del negocio se conservan seis años desde el último asiento (art. 30 del Código de Comercio).
- En lo fiscal, la referencia es la prescripción de cuatro años (art. 66 de la Ley General Tributaria), que empieza a contar al terminar el plazo de declaración y puede interrumpirse o alargarse.
- En la práctica, el plazo mercantil de seis años suele ser el más largo y es el que marca el calendario de eliminación.
- El registro diario de jornada se conserva cuatro años (art. 34.9 del Estatuto de los Trabajadores).
Qué dice la ley (en resumen)
- Código de Comercio, art. 30: seis años a partir del último asiento realizado en los libros, salvo lo que establezcan disposiciones generales o especiales.
- Ley General Tributaria, art. 66: prescriben a los cuatro años el derecho a determinar la deuda tributaria y el derecho a exigir su pago; mientras el plazo esté vivo, la documentación debe poder aportarse.
- Estatuto de los Trabajadores, art. 34.9: la empresa conserva los registros de jornada durante cuatro años, a disposición de las personas trabajadoras, sus representantes y la Inspección de Trabajo.
- RGPD, art. 5.1.e), y LOPDGDD, art. 32: vencida la finalidad, los datos se bloquean mientras puedan exigirse responsabilidades y después se suprimen, no se guardan "por si acaso".
- Hay plazos especiales (por ejemplo, bienes de inversión o bases imponibles negativas) que pueden ser más largos: confirma la lista definitiva con la asesoría de la empresa.
Plazos de conservación por tipo de documento
| Tipo de documento | Plazo de conservación | Referencia legal |
|---|---|---|
| Libros contables, correspondencia, documentación y justificantes | 6 años desde el último asiento | Art. 30 del Código de Comercio |
| Documentación con trascendencia tributaria (facturas, declaraciones) | mientras no prescriba el derecho a comprobar: 4 años, salvo interrupción | Art. 66 de la Ley General Tributaria |
| Registro diario de jornada | 4 años | Art. 34.9 del Estatuto de los Trabajadores |
| Datos personales una vez vencida la finalidad | bloqueo durante los plazos legales y después supresión | Art. 5.1.e) RGPD y LOPDGDD |
Ejemplos prácticos
- El libro diario con último asiento en diciembre de 2026 se conserva hasta finales de 2032.
- Las facturas del IVA de 2026 se guardan al menos hasta que prescriba ese periodo, pero el plazo mercantil de seis años es el que decide cuándo se pueden destruir.
- El registro de jornada de enero de 2026 se conserva hasta enero de 2030.
- En una comprobación de Hacienda se pide un justificante de 2021: si la prescripción se interrumpió por un requerimiento previo, el documento sigue siendo exigible.
Errores frecuentes
- Se aplica un único plazo, "cuatro años", a todo: el plazo fiscal y el mercantil no coinciden.
- Los registros de jornada se destruyen junto con el resto del expediente del trabajador, sin tener en cuenta su plazo propio.
- Se guarda todo para siempre: no es prudencia, es un riesgo de incumplimiento del RGPD.
- El plazo se cuenta desde la fecha del documento y no desde el último asiento o el fin del periodo de declaración.
- El cuadro de clasificación no se revisa desde hace años, aunque se hayan añadido tipos de documento nuevos.
Cómo te ayuda 4docs
- Cuadro de clasificación con un plazo de conservación configurado para cada tipo de documento.
- La fecha de vencimiento se calcula automáticamente a partir de la fecha de referencia que elijas.
- Recibes un aviso cuando un expediente entra en el mes en que puede eliminarse.
- Los documentos eliminados quedan anotados en un registro de eliminaciones.