Recorridos internos configurables para revisar y aprobar: el documento llega solo a la persona adecuada, con plazo, recordatorios e historial completo de las decisiones.
Los documentos no se atascan porque la gente se niegue a aprobarlos, sino porque nadie sabe dónde están. Una memoria justificativa enviada por correo desaparece entre otros doscientos mensajes, una factura recibida espera el visto bueno del departamento técnico sin que este lo sepa, y una solicitud de compra da vueltas en papel entre oficinas. El circuito de aprobación lleva ese recorrido a la plataforma: se define una vez quién aprueba qué, en qué orden y en qué plazo, y desde ese momento cada documento entra solo en el recorrido correcto. Al final queda un historial completo — quién aprobó, cuándo y con qué observación — útil para el control interno y para la auditoría.
En lugar de decidir cada vez a quién se reenvía un documento, se define el circuito por tipo: por ejemplo, factura recibida → almacén → jefe de departamento → administración. Las reglas pueden depender del importe o del departamento — una compra por encima de cierto importe añade la aprobación de dirección. Cuando entra un documento nuevo de ese tipo, arranca solo por el recorrido definido.
Algunas decisiones necesitan un orden estricto: el técnico valida antes de que el financiero apruebe. Otras pueden avanzar a la vez: jurídico y compras revisan en paralelo. El circuito admite ambos modos, también combinados, y el documento solo avanza cuando se cumplen las condiciones de cada paso.
Cada paso tiene un plazo. Antes de que venza, el responsable recibe un recordatorio; si se supera, el documento puede escalarse automáticamente al superior y aparece en el panel del coordinador con los días de retraso. Si alguien está de vacaciones, su sustituto recibe los documentos y la delegación queda registrada.
Queda un historial que no se puede modificar: quién aprobó, cuándo, con qué decisión y con qué observación. Ese historial prueba el recorrido interno ante un auditor. Pero una aprobación en el circuito no es una firma electrónica en el sentido del Reglamento eIDAS: si necesita una firma con efectos frente a terceros, eso corresponde a 4mycontracts.net. El documento aprobado pasa al archivo con su serie y su plazo de conservación.
Sí. Cada tipo de documento puede tener su propio circuito, y las reglas pueden depender del departamento o del importe.
Cada usuario puede designar un sustituto para un periodo. Los documentos van automáticamente al sustituto y la delegación queda registrada: consta quién aprobó, en nombre de quién y durante qué periodo.
Sí, con un motivo. El documento vuelve al iniciador con la indicación de qué corregir, y la devolución queda en el historial.
En el panel de documentos atascados: dónde está cada uno, desde hace cuántos días y cuál es el siguiente paso. También puede abrir el mapa del circuito de cualquier documento.
Sí. Cada aprobación queda en un historial inalterable y exportable, con autor, fecha, hora, decisión y observación.
No. La aprobación en el circuito es una acción interna registrada, no una firma electrónica en el sentido del Reglamento eIDAS. Para firmar con efectos frente a terceros existe 4mycontracts.net.
Recorridos configurados según sus reglas, plazos en cada paso y un panel que muestra exactamente dónde está atascado cada documento.
