Archivo electrónico de documentos de empresa

Un archivo digital organizado por cuadro de clasificación, series documentales e inventario: cada documento recibido o emitido tiene su sitio, su plazo de conservación y su historial.

En una empresa los documentos se acumulan más deprisa de lo que nadie consigue ordenarlos: facturas recibidas, albaranes, actas, decisiones internas, correspondencia, expedientes de personal, licencias. Guardados en archivadores y carpetas compartidas, resultan imposibles de encontrar justo cuando hacen falta — en una inspección de Hacienda, en una auditoría o cuando un empleado pide su documentación. El archivo electrónico lo resuelve de raíz: los documentos se escanean o llegan ya en digital, reciben metadatos coherentes, entran en una estructura de series e inventario basada en el cuadro de clasificación de la empresa y su plazo de conservación se controla automáticamente hasta su eliminación.

Estructura por cuadro de clasificación, series documentales e inventario, construida sobre sus departamentos reales, no sobre una plantilla genérica.
Carga individual o masiva, con captura automática de los metadatos habituales: tipo de documento, emisor, fecha, número, departamento y plazo de conservación.
Un único lugar para todo: facturas recibidas, albaranes, actas, decisiones, correspondencia, expedientes de personal, licencias e informes.
Plazo de conservación asociado a cada serie, con aviso antes del vencimiento y eliminación controlada, nunca un borrado accidental.
Control de versiones: cada sustitución de un documento conserva la versión anterior, con autor y fecha y hora.
Registro de accesos completo: quién abrió, descargó o modificó cada documento y cuándo.
Localización en segundos por metadatos o por contenido, gracias al módulo de búsqueda de texto completo.
Topografía del depósito: local, estantería, balda y caja, con etiquetas imprimibles y registro de préstamos de expedientes en papel.

Qué es, en concreto, un archivo electrónico bien hecho

La diferencia entre una carpeta compartida y un archivo electrónico no es el espacio, sino la estructura. Un archivo tiene un cuadro de clasificación: la lista de series documentales que la empresa crea o recibe, cada una con su plazo de conservación. Tiene un fondo — el conjunto de documentos producidos por la empresa — dividido en inventarios, normalmente por año y departamento. Y tiene unidades de instalación: el expediente que agrupa los documentos del mismo tipo de un periodo. 4docs.net reproduce esa lógica en digital. Al subir un documento se elige su serie y la plataforma calcula dónde va y cuánto tiempo debe guardarse. El resultado es un archivo que se mantiene ordenado solo, en lugar de degradarse a medida que crece.

Cómo llevar a la plataforma el archivo que ya tiene

Casi ninguna empresa empieza de cero: hay cajas en el almacén, escaneos sueltos en carpetas y adjuntos en el correo de alguien. La migración empieza con un mapa de lo que existe: qué series, de qué años y en qué volumen. Los documentos digitales se cargan en bloque, con una correspondencia entre las carpetas actuales y las series del cuadro, para que la estructura antigua no se pierda sino que se traduzca. El papel se escanea por fases, empezando por lo que más se consulta y por lo que está cerca de vencer. De cada expediente se guarda además la referencia física — estantería, caja, carpeta — para pasar del resultado de la búsqueda al papel mientras exista.

Cuánto tiempo hay que guardar cada documento

Los plazos no son uniformes. El artículo 30 del Código de Comercio obliga a conservar los libros, la correspondencia, la documentación y los justificantes del negocio durante seis años desde el último asiento. La normativa tributaria añade su propio horizonte: la Administración puede comprobar mientras no prescriba su derecho, y el artículo 66 de la Ley General Tributaria fija ese plazo en cuatro años, que en la práctica se alarga cuando quedan bases imponibles negativas o deducciones por aplicar. Otras series se rigen por los plazos que la empresa fije en su cuadro, dentro de los límites del RGPD. En 4docs.net el plazo es una propiedad de la serie, no del fichero: se configura una vez y se aplica a todos sus documentos, con aviso antes del vencimiento.

El valor probatorio del documento archivado

Un escaneo en una carpeta no demuestra nada por sí mismo. Lo que da fuerza a un documento electrónico ante un tercero es poder acreditar su integridad y su autenticidad: que no ha cambiado desde que se archivó y que se sabe de dónde viene. 4docs.net aporta la parte que depende de la disciplina interna: metadatos, huella de integridad calculada al subir el fichero, fecha y hora de cada operación, versiones inmutables, registro de accesos y conservación aplicada automáticamente. Si el original en papel puede destruirse tras escanearlo depende del documento: en materia de facturas, la normativa tributaria solo lo admite mediante digitalización certificada con software homologado, algo que 4docs no sustituye. Para la gestión de contratos y la firma electrónica existe la plataforma hermana 4mycontracts.net.

Referencias legales

Código de Comercio, art. 30 — conservación de libros, correspondencia, documentación y justificantes durante seis años desde el último asiento
Ley 58/2003, General Tributaria, art. 66 — prescripción de cuatro años del derecho de la Administración a determinar la deuda tributaria
Reglamento (UE) 2016/679 (RGPD), art. 5.1.e — limitación del plazo de conservación de los datos personales
Ley Orgánica 3/2018 (LOPDGDD) — protección de datos personales y bloqueo de los datos durante el plazo en que puedan exigirse responsabilidades

Preguntas frecuentes

¿Qué es exactamente el archivo electrónico?

Es la conservación organizada de los documentos de la empresa en formato digital, dentro de una estructura de cuadro de clasificación, series e inventario, con metadatos, plazos de conservación y registro de accesos. No es lo mismo que «escaneo y lo dejo en una carpeta»: sin estructura ni metadatos, los documentos existen, pero no se encuentran ni se pueden eliminar a su debido tiempo.

¿Qué tipos de documentos puedo guardar en 4docs.net?

Todo el archivo de la empresa: facturas recibidas, albaranes, actas, decisiones internas, correspondencia con la Administración, expedientes de personal, licencias, informes y documentación técnica. La gestión de contratos y su firma electrónica no forman parte de 4docs: para eso está 4mycontracts.net.

¿Cuánto tiempo debo conservar los documentos?

Depende de la serie. Libros, correspondencia y justificantes del negocio: seis años (art. 30 del Código de Comercio). A efectos tributarios, mientras no prescriba el derecho de la Administración a comprobar: cuatro años como regla general (art. 66 LGT), a menudo más en la práctica. Las demás series se fijan en el cuadro de clasificación de la empresa. En la plataforma el plazo se configura por serie y se aplica solo.

¿Puedo tirar el papel después de escanear?

No de forma automática. Para las facturas, la normativa tributaria solo admite destruir el papel si la digitalización se hace con un procedimiento certificado; otros documentos deben conservarse en original. El consejo práctico: escanee e indexe todo para trabajar en digital, pero guarde el papel allí donde se exija el original o donde no tenga certeza de poder eliminarlo.

¿Qué pasa cuando un documento llega al final de su plazo?

Recibe un aviso antes del vencimiento, no después. El documento entra en una lista de propuestas de eliminación que aprueba una persona responsable. Nada se borra de forma automática y silenciosa: la eliminación es una decisión consciente, que queda registrada.

¿Quién puede ver los documentos del archivo?

Solo quien tenga un permiso explícito. El acceso se concede por rol y por departamento, y a terceros se les pueden dar permisos temporales limitados a un expediente concreto. Cada apertura y descarga queda en el registro de accesos.

Pase el archivo de su empresa a formato electrónico

Construimos juntos el cuadro de clasificación, importamos los documentos que ya tiene y configuramos los plazos de conservación. La primera estructura de series e inventario la dejamos preparada nosotros.

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