Dürfen Papieroriginale nach dem Scannen vernichtet werden?
Ja, in vielen Fällen: Beim ersetzenden Scannen ersetzt die digitale Wiedergabe das Papier. Voraussetzung ist ein Verfahren, das die GoBD erfüllt, und eine Ausnahme gilt für bestimmte Unterlagen.
Kurze Antwort
- Papierbelege dürfen nach dem Scannen vernichtet werden, wenn die digitale Wiedergabe dem Original bildlich entspricht und während der gesamten Aufbewahrungsfrist verfügbar und lesbar bleibt.
- Dafür braucht das Unternehmen ein dokumentiertes Scanverfahren (Verfahrensdokumentation) nach den GoBD und eine Qualitätskontrolle der Scans.
- Jahresabschlüsse und die Eröffnungsbilanz sind von dieser Erleichterung ausgenommen. Dokumente, deren Original selbst Rechtswirkung hat, behalten Sie im Original.
- Die Aufbewahrungsfrist ändert sich durch das Scannen nicht: Sie läuft für die digitale Wiedergabe weiter.
Dieser Leitfaden ist keine Rechts- oder Steuerberatung. Klären Sie Einzelfälle mit Ihrer Steuerberatung.
Was das Gesetz sagt (kurz)
- § 147 Abs. 2 AO: Aufbewahrungspflichtige Unterlagen dürfen als Wiedergabe auf einem Bildträger oder anderen Datenträger aufbewahrt werden. Ausgenommen sind unter anderem Jahresabschlüsse und die Eröffnungsbilanz. Die Wiedergabe muss während der Aufbewahrungsfrist jederzeit verfügbar sein.
- § 257 Abs. 3 HGB: Außer bei Eröffnungsbilanzen und Abschlüssen genügt die Wiedergabe, wenn sie mit den empfangenen Handelsbriefen und den Buchungsbelegen bildlich und mit den anderen Unterlagen inhaltlich übereinstimmt und den Grundsätzen ordnungsmäßiger Buchführung entspricht.
- § 147 Abs. 3 AO und § 257 Abs. 4 HGB: 10 Jahre für Bücher, Inventare, Abschlüsse und Lageberichte, 8 Jahre für Buchungsbelege und 6 Jahre für Handelsbriefe und sonstige Unterlagen.
- GoBD (BMF-Schreiben vom 28. November 2019 in der geltenden Fassung): Das Scanverfahren muss nachvollziehbar sein, die Wiedergabe darf nicht unbemerkt verändert werden, und das Verfahren gehört in die Verfahrensdokumentation.
- Zur technischen Orientierung dient die BSI-Richtlinie TR-03138 (RESISCAN) zum ersetzenden Scannen. Sie ist eine Empfehlung und keine Voraussetzung nach AO oder HGB.
Praktische Beispiele
- Eine Eingangsrechnung auf Papier wird gescannt, geprüft und der digitalen Buchungsbelegakte zugeordnet. Das Original wird erst nach der Qualitätskontrolle vernichtet.
- Ein Unternehmen prüft jeden Tag eine Stichprobe der Scans auf Lesbarkeit und Vollständigkeit und vermerkt das Ergebnis.
- Die Jahresabschlüsse eines Unternehmens bleiben im Original erhalten, auch wenn alle Belege dazu digital vorliegen.
- Ein notariell beurkundeter Vertrag bleibt im Original in der Akte. Der Scan dient nur dem schnellen Zugriff.
Häufige Fehler
- Das Papier wird vernichtet, bevor die Scans geprüft wurden. Unleserliche Seiten fallen erst bei der Betriebsprüfung auf.
- Es gibt keine Verfahrensdokumentation: Wer scannt, wann, mit welcher Auflösung und wie wird die Vollständigkeit geprüft?
- Der Scan wird in einem frei veränderbaren Ordner abgelegt und kann nachträglich überschrieben werden.
- Digital eingegangene Belege, zum Beispiel E-Rechnungen, werden ausgedruckt und die Datei gelöscht. Originär digitale Unterlagen müssen digital aufbewahrt werden.
- Die Aufbewahrungsfrist wird nach dem Scannen nicht weitergeführt, und die Dateien werden zu früh oder gar nicht gelöscht.
Wie 4docs Ihnen hilft
- Jede hochgeladene Datei wird als unveränderliche Version mit SHA-256-Prüfsumme gespeichert. Eine Änderung erzeugt eine neue Version, sie überschreibt nichts.
- Das Zugriffsprotokoll wird ohne nachträgliche Änderung geführt. So sehen Sie, wer ein Dokument geöffnet hat und wann.
- Die Aufbewahrungsfrist hängt an der Kategorie im Aktenplan und wird an jedes Dokument der Kategorie vererbt.
- Die Vernichtung läuft als Vorschlag, Freigabe und Ausführung mit Protokoll. Nummer, Datum, Kategorie und Prüfsumme bleiben nach der Löschung als Nachweis erhalten.
- Grenze: 4docs ist kein zertifiziertes Scanverfahren, erzeugt keinen qualifizierten Zeitstempel und ersetzt nicht Ihre Verfahrensdokumentation.