Wie lange werden Buchhaltungsdokumente aufbewahrt? Gesetzliche Fristen

Wie lange werden Buchhaltungsdokumente aufbewahrt?

Die Aufbewahrungsfrist wird pro Dokumenttyp festgelegt und im Aktenplan und im Löschkonzept des Unternehmens festgehalten.

Kurze Antwort

Bücher, Aufzeichnungen, Inventare, Jahresabschlüsse und Lageberichte werden 10 Jahre aufbewahrt (§ 147 Abs. 3 AO, § 257 Abs. 4 HGB).
Für Buchungsbelege gilt seit dem 1. Januar 2025 eine verkürzte Frist von 8 Jahren; dieselben 8 Jahre schreibt § 14b Abs. 1 UStG für Rechnungen vor.
Empfangene und abgesandte Handels- und Geschäftsbriefe sowie die übrigen Unterlagen werden 6 Jahre aufbewahrt.
Die Frist beginnt mit dem Ende des Kalenderjahres, in dem die letzte Eintragung gemacht oder der Beleg entstanden ist — nicht mit dem Datum auf dem Dokument.

§ 147 Abs. 3 AO: 10 Jahre für Bücher, Aufzeichnungen, Inventare, Jahresabschlüsse und Lageberichte, 8 Jahre für Buchungsbelege, 6 Jahre für die übrigen Unterlagen.
§ 257 Abs. 4 HGB spiegelt diese Fristen handelsrechtlich; § 14b Abs. 1 UStG schreibt 8 Jahre für erhaltene und für Kopien selbst ausgestellter Rechnungen vor.
Die Verkürzung von 10 auf 8 Jahre stammt aus dem Vierten Bürokratieentlastungsgesetz und gilt für Belege, deren Frist am 31. Dezember 2024 noch nicht abgelaufen war; für Kredit-, Versicherungs- und Wertpapierinstitute greift eine spätere Übergangsregelung.
§ 41 Abs. 1 EStG: Das Lohnkonto wird bis zum Ablauf des sechsten Kalenderjahres nach der letzten Eintragung aufbewahrt; § 28f Abs. 1 SGB IV bindet die Entgeltunterlagen an das Ende des auf die letzte Prüfung folgenden Kalenderjahres.
§ 147 Abs. 3 AO enthält eine Ablaufhemmung: Solange die Unterlagen für Steuern von Bedeutung sind, deren Festsetzungsfrist noch nicht abgelaufen ist, endet die Aufbewahrungsfrist nicht — bestätigen Sie die endgültige Liste mit Ihrem Steuerberater.

Unterlagenart	Aufbewahrungsfrist	Rechtsgrundlage
Bücher, Aufzeichnungen, Inventare, Jahresabschlüsse, Lageberichte	10 Jahre	§ 147 Abs. 3 AO, § 257 Abs. 4 HGB
Buchungsbelege	8 Jahre (seit 1. Januar 2025, zuvor 10)	§ 147 Abs. 3 AO (Viertes Bürokratieentlastungsgesetz)
Erhaltene Rechnungen und Kopien selbst ausgestellter Rechnungen	8 Jahre	§ 14b Abs. 1 UStG
Empfangene und abgesandte Handels- und Geschäftsbriefe, übrige Unterlagen	6 Jahre	§ 147 Abs. 3 AO
Lohnkonto	bis zum Ablauf des sechsten Kalenderjahres nach der letzten Eintragung	§ 41 Abs. 1 EStG
Fristbeginn	Ende des Kalenderjahres der letzten Eintragung bzw. der Belegentstehung	§ 147 Abs. 4 AO

Der Jahresabschluss für das Geschäftsjahr 2026 wird bis zum Ende des Jahres 2036 aufbewahrt.
Eine Eingangsrechnung aus dem März 2026 darf frühestens nach dem 31. Dezember 2034 vernichtet werden: acht Jahre, gerechnet ab dem Ende des Entstehungsjahres.
Ein Lohnkonto mit der letzten Eintragung im Dezember 2026 bleibt bis Ende 2032 erhalten (§ 41 Abs. 1 EStG).
Bei einer Außenprüfung verlangt der Prüfer einen Beleg aus 2018: Läuft die Festsetzungsfrist noch, endet die Aufbewahrungsfrist trotz Ablauf der acht Jahre nicht.

Es wird eine einzige Frist von „10 Jahren" auf alle Dokumenttypen angewandt, obwohl AO und HGB drei verschiedene Fristen kennen.
Die Verkürzung auf 8 Jahre wurde nie in das Löschkonzept übernommen, also werden Belege länger gespeichert, als die DSGVO es zulässt.
Lohnunterlagen werden zusammen mit dem Rest der Personalakte vernichtet, obwohl für sie eigene Fristen aus EStG und SGB IV gelten.
Die Frist wird ab dem Dokumentdatum statt ab dem Ende des Kalenderjahres berechnet.
Die Ablaufhemmung während einer laufenden Außenprüfung wird übersehen, und Unterlagen werden zu früh vernichtet.

Aktenplan mit einer für jeden Dokumenttyp konfigurierten Aufbewahrungsfrist — 10, 8 oder 6 Jahre.
Das Ablaufdatum wird automatisch ab dem Ende des Kalenderjahres berechnet.
Sie erhalten eine Warnung, wenn eine Akte den Monat erreicht, in dem sie vernichtet werden kann.
Vernichtete Dokumente bleiben in einem Löschprotokoll festgehalten — der Nachweis für Prüfer und Aufsichtsbehörde.