Cum faci circuitul documentelor într-o firmă?
Un circuit bun are trei elemente: document înregistrat, pași clari și termen pe fiecare pas.
Răspuns scurt
- Pornești de la documentul înregistrat: fără număr de înregistrare nu există circuit.
- Definești pașii — cine primește, cine avizează, cine aprobă, cine arhivează.
- Fiecare pas are un termen și un responsabil nominal, nu un departament întreg.
- La final, documentul intră în arhivă, cu tot istoricul avizărilor.
Ce spune legislația (pe scurt)
- Legea 16/1996: documentul trebuie regăsit și predat la arhivă la finalul circuitului, cu termenul de păstrare stabilit.
- Legea 135/2007: istoricul avizărilor face parte din documentul păstrat în formă electronică.
- Regulamentul (UE) 2016/679: accesul pe circuit se acordă doar persoanelor implicate în pasul respectiv, nu întregii firme.
- Documentele financiar-contabile care trec pe circuit rămân sub termenele din Legea 82/1991 și OMFP 2634/2015.
Exemple practice
- Factură primită: registratură → verificare de către responsabilul de achiziții → aprobare de plată → arhivă, cu termen total de 5 zile lucrătoare.
- Cerere de concediu: manager direct (1 zi) → resurse umane (1 zi) → dosar de personal.
- Decizie internă: redactare → aviz juridic (2 zile) → aprobare de către administrator → comunicare pe departamente.
- Un aviz de însoțire a mărfii ajunge la depozit și la achiziții în același timp, pe două ramuri paralele ale circuitului.
Greșeli frecvente
- Circuitul trăiește pe e-mail, deci nimeni nu știe la cine a rămas documentul.
- Pașii nu au termen, iar documentele stau blocate săptămâni întregi.
- Aprobarea se cere unui grup, nu unei persoane, iar responsabilitatea devine difuză.
- Documentul aprobat rămâne pe biroul unei persoane și nu ajunge niciodată în arhivă.
- Nu există delegare pe perioada concediilor, deci circuitul se oprește.
Cum te ajută 4docs
- Circuite configurabile pe tip de document, cu pași secvențiali sau paraleli.
- Termen și alertă pe fiecare pas, plus raport cu documentele întârziate.
- Delegare către un înlocuitor pe durata absenței, cu consemnarea deciziilor acestuia.
- Arhivare la final de circuit, cu istoricul avizărilor atașat documentului.
Dacă documentul care circulă este un contract ce trebuie și semnat digital, folosește produsul dedicat din ecosistem: 4mycontracts.net